I sistemi di gestione integrati e la fase di riesame della direzione

I sistemi di gestione integrati e la fase di riesame della direzione

Le linee di indirizzo SGI – AE per un sistema di gestione integrato nelle aziende del settore energia e petrolio si soffermano sul riesame della direzione. Il rapporto sullo stato del sistema di gestione e le responsabilità relative alla fase di riesame.

Roma, 23 Feb – Come abbiamo segnalato in diversi articoli del nostro giornale, l’adozione di un sistema di gestione della salute e della sicurezza sul lavoro (SGSL) presuppone anche una costante verifica del raggiungimento degli obiettivi prefissati. E una delle ultime fasi del processo di gestione è il riesame del sistema: i risultati che ne scaturiscono permettono, laddove necessario, di modificare la politica e gli obiettivi.

In relazione a questa fase il datore di lavoro riesamina il sistema di gestione per verificare che sia attuato con efficacia e sia idoneo per il raggiungimento degli obiettivi.

Per parlare della fase di “Riesame della direzione”, con particolare riferimento, in questo caso, all’implementazione di un sistema di gestione integrato (SGI) e alla norma UNI ISO 45001:2018, torniamo a sfogliare il documento Inail “ Linee di indirizzo SGI – AE. Sistema di gestione integrato salute sicurezza ambiente aziende energia” che si articola in una serie di schede, dedicate al settore Energia-Petrolio, che descrivono i requisiti e le modalità di corretta gestione degli specifici processi che compongono il sistema.

Nel presentare questa fase affrontiamo i seguenti argomenti:

• Il riesame della direzione e la responsabilità del datore di lavoro
• Il riesame della direzione e il rapporto sullo stato del sistema di gestione
• Il riesame della direzione: gli obiettivi e i compiti dei vari attori

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Il riesame della direzione e la responsabilità del datore di lavoro

Il documento Inail, al punto 5.3, indica che per il riesame della direzione è necessario “definire i criteri secondo i quali la Direzione dell’Azienda valuta criticamente il proprio SGI” e l’obiettivo è quello di “verificare l’idoneità, l’adeguatezza e l’efficacia del SGI verso i requisiti della normativa e nel raggiungimento degli obiettivi della propria Politica in termini di HSE” (Health, Safety, Environment - Salute, Sicurezza, Ambiente).

Il riesame – continua la scheda - si deve considerare “come un’ulteriore analisi e valutazione delle prestazioni del SGI, svolto dall’Alta Direzione che comprende la valutazione delle esigenze di modifica del sistema e delle opportunità per il suo miglioramento”. E l’azienda “pianifica almeno un riesame annuale del SGI. Ulteriori riesami, anche su aspetti specifici, possono essere eseguiti per decisione del DL” (datore di lavoro).

Si indica poi che il riesame viene condotto sotto la responsabilità del datore di lavoro e “partecipano al riesame il Dirigente Responsabile di struttura o unità operativa, il RSPP, il RSGI” (Responsabile del sistema di gestione integrato), “i Responsabili di Struttura o Unità Operativa, in funzione delle tematiche trattate, con il coinvolgimento dei Rlsa” (Rappresentante lavoratori per la sicurezza e l’ambiente, come previsto dal Ccnl di comparto).

Il riesame della direzione e il rapporto sullo stato del sistema di gestione

Il riesame da parte della Direzione è condotto, in particolare, “sulla base di un Rapporto sullo stato del SGI predisposto dal RSPP/RSGI” e la redazione del Rapporto per il Riesame” si basa sulla raccolta, analisi, documentazione di vari dati e informazioni:

• Politica del sistema di gestione integrato.
• “Rispetto degli obblighi e dei ruoli dei soggetti coinvolti.
• Mantenimento dei flussi comunicativi, formativi e relazionali, anche con la comunità esterna.
• Mantenimento e gestione della documentazione.
• Effettuazione controlli/verifiche del sistema ed indicatori del sistema.
• Rispetto del principio di miglioramento.
• Adeguamento del Dvr.
• Utilizzazione di macchine ed apparecchiature.
• Gestione delle emergenze.
• Sorveglianza sanitaria.
• Gestione infortuni, incidenti, situazioni pericolose, non conformità.
• Piano di audit e documentazione degli audit.
• Cambiamenti nei fattori interni ed esterni, fra cui esigenze e aspettative delle parti interessate e rischi e opportunità.
• Adeguatezza delle risorse per il mantenimento di un efficace sistema di gestione per la HSE.
• Risultati del monitoraggio e della misurazione”.

Si indica poi che oltre a quanto riportato riguardo ai contenuti del Rapporto “possono essere di volta in volta analizzati e presentati altri elementi, anche derivanti da attività progettuali in corso”. E per ogni singolo aspetto del Rapporto sullo stato del Sistema, “il RSPP/RSGI riporta dati ed informazioni relativi alle singole strutture o unità operative, nonché un’analisi complessiva”.

Infine il Rapporto predisposto “viene inoltrato a tutti i partecipanti prima della riunione di Riesame”.

Il riesame della direzione: gli obiettivi e i compiti dei vari attori

In definitiva il Riesame deve avere come risultato “l’individuazione delle azioni necessarie per:

• definire nuovi obiettivi e relativi indicatori in relazione alla strategia complessiva del SGI nell’ottica del miglioramento continuo anche al fine di migliorare l’efficacia dello stesso;
• valutare la necessità di eventuali modifiche della Politica di SGI;
• identificare azioni necessarie per eventuali modifiche della struttura organizzativa;
• valutare l’efficacia delle azioni intraprese dal precedente Riesame del SGI;
• valutare l’efficacia dei sistemi di monitoraggio e di audit e definire le eventuali modifiche e il futuro piano di audit”.

Nel dettaglio le azioni correttive/preventive/di miglioramento “saranno gestite da procedure che l’azienda adotterà relativamente a gestione/trattamento di non conformità, azioni correttive e preventive, definendo per ciascuna azione tempi, responsabilità di realizzazione e risorse necessarie”.

Venendo, invece, ai ruoli e responsabilità connessi al riesame della direzione, la scheda si sofferma su vari attori della sicurezza aziendale.

Questi i compiti del Datore di Lavoro:

• “Programmare e indire il riesame.
• Approvare il rapporto per il riesame e predisporne l’attuazione.
• Approvare l’ordine del giorno del riesame.
• Pianificare e indire almeno un riesame annuale del SGI ed eventuali ulteriori riesami su aspetti specifici coinvolgendo tutte le figure previste.
• Valutare i verbali di riesame precedenti.
• Approvare il rapporto sull’andamento del sgi che analizza e chiarisce modalità, dinamiche, responsabilità e figure coinvolte nell’andamento dei processi condotti dall’organizzazione.
• Approvare e distribuire ai partecipanti il verbale della riunione di riesame, completo degli output del riesame.
• Comunicare i risultati del riesame alle parti interne nelle modalità più opportune.
• Definire gli obiettivi del miglioramento.
• Assicurare le risorse umane, strumentali ed economiche”.

Mentre i Dirigenti devono:

- “Collaborare alla redazione del rapporto sull’andamento del SGI per quanto di competenza.

- Partecipare al riesame di direzione.

- Rendere disponibili le risorse umane e strumentali necessarie”.

Ci soffermiamo poi sulle funzioni di varie altre figure:

• RSGI/persona incaricata dal DL
  • “Raccogliere e organizzare la documentazione da esaminare nel corso del riesame.
  • Redigere un rapporto sull’andamento del SGI.
  • Partecipare al riesame.
  • Redigere il verbale della riunione di riesame.
  • Mantenere e conservare le informazioni documentate relative al riesame.
• RSPP/ Medico Competente
  • Collaborare alla redazione del rapporto sull’andamento del SGI per quanto di competenza.
  • Partecipare al riesame di direzione.
• RLSA
  • Partecipare al riesame di direzione.

• Preposti, Struttura Organizzativa HSE, Lavoratori
  • Essere informati circa i risultati del riesame
  • Comunicare tutti i dati la cui raccolta è prevista dal SGI o che risultino utili ad individuarne criticità”.

Rimandiamo, infine, alla lettura integrale del documento che si sofferma, in merito al riesame della direzione, anche sulla documentazione di riferimento, sulle registrazioni/procedure, sulla valutazione delle prestazioni e sugli indicatori di prestazione.

RTM

Scarica il documento da cui è tratto l'articolo:

Vai all’area riservata agli abbonati dedicata a “ Linee di indirizzo SGI – AE: aziende energia” - Consulenza Tecnica Accertamento Rischi e Prevenzione Inail, Dipartimento DIT Inail, a cura di Paolo Fioretti e Giambattista Zarrelli (Contarp Inail), Fabio Pera (DIT, Inail), Daniele Evaristo (Confindustria Energia), Donatella Giacopetti (Unem), Gianfranco Peiretti (IPLOM), Marco Lupi (Uiltec UIL), Stefano Ruvolo e Antonio Ingallinesi (Femca CISL), Domenico Celiento, Fabrizio Fantò e Stefano Pessina (Eni), Collana Salute e sicurezza, edizione 2021.

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