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SGSL nelle piccole imprese: fasi di verifica e di riesame del sistema
Roma, 12 Giu – Concludiamo con questo articolo la presentazione del documento Inail “ Linee di indirizzo SGSL – MPI. Per l’implementazione di Sistemi di Gestione per la Salute e la Sicurezza sul Lavoro nelle Micro e Piccole Imprese”, un documento nato per favorire l’adozione di sistemi di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (SGSL) nelle piccole imprese.
Dopo aver parlato di politica aziendale, della fase di pianificazione, della fase di attuazione e delle problematiche correlate alle attività di manutenzione, non ci rimane che affrontare un elemento essenziale per la valutazione delle prestazioni del sistema e conseguire il miglioramento continuo in termini di SSL, di salute e sicurezza sul lavoro, dell’azienda: la verifica.
Infatti un SGSL “deve prevedere la verifica del raggiungimento degli obiettivi prefissati e della funzionalità del SGSL stesso, utile a valutare l’effettiva attuazione del sistema e la sua efficacia”.
Il processo di verifica si realizza in diverse fasi, fasi riconducibili sostanzialmente a:
-attività di sorveglianza e misurazioni;
-attività di Audit interno.
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Attività di sorveglianza e misurazioni
Il processo di sorveglianza e misurazioni “prevede che l’azienda attivi delle verifiche sugli elementi e sulle attività che possano comportare pericoli e rischi per la SSL, con modalità e frequenze predefinite”. In questo modo è possibile “verificare soprattutto che quanto attuato sia in linea con gli obiettivi prefissati”.
Si ricorda che le necessità di sorveglianza e misurazioni “sono identificate a seguito della VdR e, in generale del processo di pianificazione”, e sono definite dal DL/RSPP nelle caratteristiche, frequenze e responsabilità di attuazione durante la pianificazione delle procedure di lavoro”.
Le attività “sono svolte generalmente dalle risorse interne dell’azienda, sia in autocontrollo da parte dell’operatore addetto o dal preposto, sia da parte del DL/RSPP”, ma possono comportare il ricorso a risorse esterne all’impresa.
Dopo aver elencato i compiti del datore di lavoro (DL)/RSPP, il documento sottolinea che “la sorveglianza e le misurazioni riguardano almeno:
- l’attuazione delle misure di prevenzione e protezione specifiche per la tutela della SSL nelle diverse attività/processi lavorativi, individuati e definiti a seguito dei risultati della VdR;
- l’aggiornamento delle normative applicabili e il rispetto degli obblighi che ne derivano;
- l’effettuazione delle operazioni che hanno impatto sulla SSL e oggetto di procedure di lavoro e istruzioni operative ed includono ad es. i processi/attività produttive, le manutenzioni, le verifiche periodiche degli impianti e delle macchine, la gestione degli agenti chimici, cancerogeni, mutageni, biologici, la gestione dei materiali radioattivi, la gestione delle dotazioni e dei presidi di sicurezza;
- gli indicatori di prestazioni degli obiettivi individuati in sede di pianificazione”.
Come vedremo gli esiti del monitoraggio sono oggetto del riesame del Sistema e devono “essere comunicati all’eventuale Organismo di Vigilanza, se presente, perché possa utilizzarli per le azioni di controllo di competenza”.
Al documento è allegato un modulo per il piano di monitoraggio.
Attività di Audit interno
L’obiettivo dell’Audit interno è quello di verificare:
- “se quanto attuato è conforme a quanto pianificato per la gestione della SSL;
- la conformità del SGSL ai requisiti previsti dalle presenti linee di indirizzo, agli standard gestionali di riferimento (Linee Guida SGSL - UNI 2001, BS OHSAS 18001:2007) e alla legislazione applicabile;
- l’attuazione delle azioni correttive/preventive intraprese;
- se il SGSL sia stato correttamente attuato e mantenuto attivo”.
Riguardo alla programmazione e pianificazione dell’audit si indica che il DL/RSPP, “almeno una volta l’anno, programma un audit interno per valutare se il sistema è conforme a quanto pianificato, correttamente attuato ed efficace a raggiungere gli obiettivi prefissati. L’audit deve interessare tutti gli ambiti del SGSL aziendale e deve essere svolto secondo tempistiche utili a che i risultati possano essere valutati in fase di riesame”.
In particolare il DL/RSPP nel programmare l’ audit interno “tiene conto dei seguenti aspetti:
- modifiche significative nella struttura organizzativa o nelle politiche aziendali;
- variazioni in materia di SSL;
- risultati di precedenti audit;
- segnalazione dalle parti interessate, in particolare i lavoratori e il RLS/RLST;
- rapporti di non conformità”.
Inoltre il datore di lavoro può disporre l’esecuzione di audit straordinari, ad esempio qualora si manifestino le seguenti condizioni:
- “infortuni, incidenti o mancati incidenti;
- situazioni tali da compromettere o comunque ridurre l’efficacia del Sistema di Gestione;
- necessità di verifica dell’attuazione ed efficacia di azioni correttive e preventive”.
Rimandiamo i lettori alla lettura esaustiva del documento, anche in relazione al piano dell’audit e all’identificazione degli auditor interni, ricordando tuttavia che “normalmente nelle micro e piccole imprese le caratteristiche dimensionali e di semplicità organizzativa rendono sufficiente un solo auditor interno”.
In ogni caso uno degli auditor deve essere indicato come Responsabile del gruppo di audit (RA). Tali auditor, compreso il RA, “devono essere selezionati dal DL con riferimento alla competenza professionale”.
Riguardo invece alla conduzione dell’audit, si indica che l’audit “inizia con una riunione di apertura tra il RA/auditor il DL e le funzioni coinvolte in cui si confermano gli elementi operativi contenuti nel piano di audit e i dettagli attuativi di svolgimento”.
A quel punto il RA/auditor “procede quindi all’esecuzione dell’audit sulla base del piano concordato, dei documenti relativi alle attività da verificare e delle eventuali check list elaborate; rileva, attraverso evidenze oggettive, la conformità o la non conformità delle attività valutate rispetto ai requisiti fissati, documentandone i riscontri”.
L’audit termina con una riunione finale di chiusura e al termine dell’audit il RA redige un Rapporto di audit per documentare quanto emerso nel corso dell’audit stesso.
In allegato alle linee di indirizzo sono presenti diversi documenti utili alle aziende: modulo per il programma di audit; modulo per predisposizione Check list per Audit interno; modulo per il piano di audit; modulo per il verbale di audit.
Il documento si sofferma poi sull’importanza dell’osservazione e l’analisi degli incidenti, degli infortuni e delle situazioni pericolose: “un elemento da cui non si può prescindere per il funzionamento corretto e soddisfacente di un SGSL”.
Infatti “la gestione delle non conformità, di cui gli incidenti/infortuni/situazioni pericolose possono rappresentare quelle più rilevanti, insieme alla definizione delle conseguenti azioni correttive e/o preventive, costituiscono elementi operativi fondamentali ed indispensabili” (in allegato: modulo rilevazione infortunio, modulo rilevazione incidente, modulo rilevazione situazione pericolosa, modulo rilevazione non conformità).
Concludiamo con alcuni cenni a un’altra importante fase di un SGSL: il riesame del sistema.
Infatti il Datore di Lavoro “deve periodicamente riesaminare il SGSL per verificare che esso sia attuato con efficacia e sia idoneo per il raggiungimento degli obiettivi di SSL, in linea con quanto indicato nella Politica del SGSL. È una attività ciclica, importante e da cui l’impresa non può prescindere per il perseguimento del miglioramento continuo”.
In particolare questo riesame costituisce l’ultima fase nel processo di gestione, ma può essere anche la prima del suo riavvio: “i risultati che scaturiscono da questo processo, in relazione al periodo indagato permettono, se necessario, di modificare parzialmente o totalmente la politica e gli obiettivi”.
Ricordiamo infine che il Datore di Lavoro “deve riesaminare il proprio sistema ad intervalli predefiniti e comunque almeno una volta l’anno”. Può anche ritenere opportuno che il Riesame del sistema “coincida, ove sia prevista, con la riunione periodica” di cui all’art 35 del Decreto legislativo 81/2008 e s.mi.; nel caso il Riesame deve trattare anche quanto previsto dalla legislazione.
Anche per la fase del riesame le linee di indirizzo riportano in allegato alcuni moduli:
- modulo Verbale di Riesame del SGSL;
- schema Verifica (sorveglianza e misurazioni e audit interno) e Riesame del Sistema.
Inail - Consulenza Tecnica Accertamenti Rischi e Prevenzione e Direzione Centrale Prevenzione, “ Linee di indirizzo SGSL – MPI. Per l’implementazione di Sistemi di Gestione per la Salute e la Sicurezza sul Lavoro nelle Micro e Piccole Imprese” (formato PDF, 1.82 MB).
Tiziano Menduto
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