Sistemi di gestione: approvvigionamento, outsourcing e appalti

Sistemi di gestione: approvvigionamento, outsourcing e appalti

Un documento per l’applicazione di un sistema di gestione della salute e sicurezza nell’industria chimica si sofferma sul processo di approvvigionamento, sull’affidamento all’esterno di processi e servizi e sulla gestione degli appalti.

Roma, 25 Mar – Un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (SGSSL) deve essere “costruito e realizzato in relazione alla specifica unità produttiva e/o logistica, deve essere progettato sulla base delle attività svolte e dei rischi lavorativi connessi alla dimensione ed alla tipologia d’impresa, al fine di gestire e tenere costantemente sotto controllo tutti i rischi lavorativi connessi, presenti e derivanti dall’organizzazione propria della unità produttiva e/o logistica considerata”. E il sistema di gestione deve includere le attività, i prodotti, i servizi, anche con riferimento alla gestione dell’approvvigionamento, delle attività in outsourcing e degli appalti, che possono avere un impatto sul SGSSL dell’organizzazione.

A ricordarlo sono le “ Linee di indirizzo per l’applicazione di un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro per l’industria chimica”, un documento realizzato dall’ Inail in collaborazione con Federchimica. E proprio riguardo all’operatività, ovvero le modalità con cui l’impresa può monitorare l’attuazione puntuale di quanto pianificato, il documento si sofferma anche sui temi evidenziati sopra (approvvigionamento, outsourcing, appalti) fornendo utili indicazioni per una corretta gestione, con specifico riferimento al settore chimico.

Se in merito all’operatività ci siamo già soffermati sulla gestione degli agenti chimici pericolosi e sulla sorveglianza sanitaria, oggi affrontiamo nell’articolo, sempre con riferimento al documento Inail, i seguenti argomenti:

• Sistema di gestione e operatività: il processo di approvvigionamento
• Sistema di gestione e operatività: le attività in outsourcing
• Sistema di gestione e operatività: la gestione degli appalti

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Sistema di gestione e operatività: il processo di approvvigionamento

Il documento indica, riguardo alla fase di monitoraggio dell’attuazione di quanto pianificato nel SGSSL, che il processo di approvvigionamento di prodotti e servizi “deve garantire che gli stessi siano conformi anche alle esigenze di salute e sicurezza e al proprio sistema di gestione, per assicurarsi che sia gestito il rischio di eventuali danni o incidenti”.

E le procedure devono assicurare “il coinvolgimento delle figure necessarie, tra cui ad esempio l’RSPP, per far sì che le specifiche d’acquisto di prodotti e servizi siano definite e documentate, identificando quelle che possono implicare rischi significativi per salute e sicurezza”.

Inoltre nel valutare il livello dei requisiti da richiedere ai fornitori per la loro qualificazione, “l’impresa deve stabilire i pericoli legati ai prodotti o ai servizi forniti individuando, se del caso, procedure diverse in funzione di questi; ad esempio la fornitura di materiale da cancelleria rappresenta un pericolo basso, mentre quella di sostanze pericolose o esplosive si configura come un pericolo alto e quindi maggiori dovranno essere le richieste da soddisfare in tema di salute e sicurezza. Analogamente per i servizi, la pulizia degli uffici può essere considerata un rischio basso, mentre la consegna di prodotti esplosivi un rischio alto”.

Si segnala poi che “altri fattori che costituiscono oggetto di valutazione, oltre gli aspetti di costo, sono:

• le implicazioni legali per l’impresa, in caso di incidenti e danni causati dai fornitori;
• la possibilità di valutare secondo criteri di salute e sicurezza il fornitore o prodotti o servizi erogati, prima della ricezione (ad esempio, attraverso questionario o audit);
• l’evidenza di una valutazione di terza parte, resa mediante una certificazione secondo la UNI ISO 45001;
• l’adesione ad un programma volontario come Responsible Care che testimoni l’impegno in tema di salute e sicurezza”.

Si indica poi che l’organizzazione “deve verificare prima del loro utilizzo che attrezzature, installazioni e materiali siano sicuri per l’uso assicurando che:

• le specifiche di fornitura siano rispettate e le attrezzature collaudate;
• le installazioni siano messe in servizio e collaudate in modo che funzionino come da progetto;
• i materiali siano forniti secondo le specifiche concordate a livello contrattuale;
• sia fatta la necessaria formazione e l’addestramento al loro utilizzo sicuro, nel rispetto dei ruoli e delle competenze previsti dalla normativa”.

E ulteriori controlli “possono essere richiesti per:

• un nuovo fornitore;
• un nuovo prodotto o servizio di un fornitore abituale;
• un fornitore risultato carente nelle prestazioni in tema di salute e sicurezza”.

Deve essere poi stabilito “un metodo formalizzato per comunicare lamentele al fornitore circa incidenti o il persistere di prestazioni insoddisfacenti, stabilirne le cause e definire l’azione correttiva appropriata”. In tali circostanze e per fornitori i cui prodotti hanno un significativo impatto su salute e sicurezza – continua il documento – “è buona pratica tenere periodici riesami congiunti delle prestazioni, particolarmente durante le prime consegne”.

Sistema di gestione e operatività: le attività in outsourcing

Riportiamo poi qualche indicazione relativa all’affidamento all’esterno di processi e servizi (outsourcing).

Si sottolinea che adeguate modalità di controllo “devono essere attuate anche nei casi di affidamento all’esterno di funzioni e processi aziendali, tipicamente nella industria chimica produzioni effettuate presso imprese terze esterne (Toll manufacturers) e servizi di logistica, sui quali devono anche essere attuate idonee azioni di controllo per garantire l’applicazione dei requisiti contrattuali, nonché la messa in pratica di politiche di salute e sicurezza complessivamente coerenti con quelle dell’impresa committente”.

L’organizzazione deve assicurare che “i suoi accordi di affidamento all’esterno (contratti di collaborazione) prevedano il rispetto dei requisiti legali applicabili e dei requisiti dell’organizzazione e siano in linea con il raggiungimento degli obiettivi e risultati attesi del SSL”.

Si segnala che “il processo di gestione e controllo dei fornitori esterni in generale prevede tutti gli step di selezione, qualifica, controllo, anche attraverso l’effettuazione di audit e di valutazione della performance”.

Sistema di gestione e operatività: la gestione degli appalti

Veniamo infine, sempre con riferimento all’affidamento esterno di processi e servizi, alla gestione degli appalti.

Si precisa che l’impresa deve “identificare i criteri per la selezione delle imprese appaltatrici che svolgono la loro attività all’interno dei suoi siti, stabilendo il livello minimo di prestazioni necessarie in materia di salute e sicurezza”. Ed è necessario tener presente “che i lavoratori delle imprese esterne che lavorano presso il sito possono essere esposti a un rischio più elevato di essere coinvolti in un evento incidentale rispetto ai lavoratori dell’impresa stessa, perché hanno meno familiarità con:

• i pericoli e i relativi rischi presenti nel sito;
• gli effetti potenziali in tema di salute e sicurezza derivanti dalle loro attività all’interno del sito”.

E dunque la scelta e la gestione degli appaltatori “è un aspetto particolarmente rilevante e l’effettuazione di audit di seconda parte acquisisce un’importanza strategica fondamentale”.

In particolare, le imprese appaltatrici “devono:

• nominare un preposto;
• operare nel pieno rispetto delle prescrizioni legali e secondo gli standard di salute e sicurezza della impresa committente;
• avere le competenze tecniche per realizzare il lavoro a regola d’arte e nel tempo stabilito;
• avere risorse e strutture per lavorare secondo le norme di salute e sicurezza dell’impresa committente;
• effettuare un’appropriata formazione del proprio personale in tema di salute e sicurezza”.

Riprendiamo poi dal documento una scheda con i compiti dell’impresa committente:

Inoltre si indica che i lavoratori delle imprese appaltatrici - identificati con “apposito tesserino visibile (che riporta almeno le informazioni previste dalla normativa cogente)” - devono essere “informati/formati su:

• l’organizzazione dell’impresa committente con particolare riferimento a preposti e dirigenti, responsabili dell’area in cui gli stessi (appaltatori) operano;
• i rischi specifici dell'ambiente di lavoro in cui verrà eseguito il servizio e le interferenze con altre attività lavorative (di norma desumibili da un DUVRI);
• i piani e le procedure di emergenza”.

L’impresa committente “verificherà l’efficacia della stessa informazione e valuterà il livello e la qualità della formazione sulla salute e sulla sicurezza” e “procederà a verifiche periodiche del rispetto dei requisiti normativi, contrattuali e di quelli previsti dal SGSSL e alla valutazione delle prestazioni tramite la definizione:

• dei parametri e degli obiettivi di prestazioni su salute e sicurezza;
• delle modalità e della periodicità degli audit;
• delle azioni preventive e correttive atte a migliorare le prestazioni”.

Si ricorda poi che specifici requisiti devono essere seguiti “nel caso di appalto di lavori edili o di ingegneria civile”, dove devono essere inoltre applicati tutti i requisiti legali richiesti dal titolo IV del D.lgs. n. 81/2008 e s.m.i. (Lavori nei cantieri temporanei e mobili), “ivi inclusa da parte della organizzazione Committente, se applicabile, la nomina di un Coordinatore in possesso dei necessari requisiti di competenza e indipendenza”.   

Rimandiamo, in conclusione, alla lettura integrale del documento Inail che riporta ulteriori indicazioni e, per quanto riguarda l’operatività, si sofferma anche sui seguenti temi:

• gestione degli agenti chimici pericolosi,  
• permessi di lavoro,
• manutenzione,
• gestione dei cambiamenti,
• sorveglianza sanitaria,
• emergenze.

RTM

Scarica il documento da cui è tratto l'articolo:

Inail, Federchimica, “ Linee di indirizzo per l’applicazione di un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro per l’industria chimica”, Comitato di coordinamento: Giuseppe Bucci, Alessandra Menicocci, Giovanna Tranfo, Enrico Brena, Ilaria Malerba, Giovanni Postorino; autori: Maria Ilaria Barra, Lucina Mercadante e Antonio Terracina (Inail, Contarp), Enrico Brena e Antonio Corvino (Federchimica) con la collaborazione di Filctem – Cgil, Femca – Cisl, Uiltec – Uil, edizione 2023 (formato PDF, 1,17 MB).

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