Come pianificare correttamente eventi di dimensione urbana o regionale

Il nome della norma che desidero illustrare ai lettori è la seguente: prISO 22379:2022 -Security and resilience - Guidelines for hosting and organising citywide or regional events. Il fatto che sia stata già attribuita una data piuttosto lontana nel tempo rappresenta un indizio significativo, per i lettori, circa le difficoltà e l’impegno necessari per sviluppare questa norma, di dimensione mondiale.

Sempre più spesso ormai città, regioni e nazioni intere organizzano dei grandi eventi, sia di origine sportiva, culturale o musicale, come strategia per valorizzare le città stesse. Questo documento è stato elaborato per aiutare questi organizzatori nel comprendere quale sia l’impatto che tali eventi possono avere sulla struttura organizzativa e sulle infrastrutture, nonché inquadrare correttamente gli impegni economici che sono necessari per ridurre a dimensioni accettabili eventuali rischi, connessi alla gestione della folla. Per organizzare questi eventi è indispensabile mettere a punto un processo decisionale, che coinvolga tutti i soggetti comunque connessi a queste organizzazioni, sia che l’evento sia organizzato in prima persona da pubbliche amministrazioni, sia da enti privati. L’obiettivo del documento è quello di offrire delle linee guida per qualsiasi organizzazione, pubblica o privata, che avvia il processo di pianificazione di un evento di dimensioni medie e grandi.

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L’obiettivo di questa norma è legato alla costruzione e all’avviamento di un processo di pianificazione, che permetta di ridurre in modo significativi i rischi, che sempre sono legati all’organizzazione di grandi eventi, mettendo anche sotto controllo i rischi finanziari.

Nessuno può negare che eventi di grande dimensione possano avere un effetto benefico sulla struttura che li organizza, ma questo effetto benefico deve essere messo a confronto con le capacità organizzative dei soggetti coinvolti. L’obiettivo della norma è quello di mettere a disposizione delle buone pratiche e linee guida, che permettano di rendere accettabili i rischi residui.

Un vantaggio aggiuntivo di questa norma è legato alla possibilità, per gli enti organizzatori pubblici, di avviare dei processi a lungo termine di miglioramento delle infrastrutture, nel contesto delle quali l’evento si verifica.

I passi da attuare nel pianificare questi eventi sono di seguito riepilogati:

• introdurre un principio di cooperazione fra organizzazione ospitante e gli organizzatori dell’evento stesso,
• l’identificazione accurata di tutti i soggetti coinvolti,
• l’identificazione degli impatti sociali, ambientali ed economici causati dall’evento,
• la definizione delle misure necessarie per gestire i rischi collegati all’organizzazione dell’evento,
• l’offrire servizi critici ed efficienti al pubblico della manifestazione,
• l’offrire al pubblico informazioni corrette ed aggiornate prima, durante e dopo l’evento,
• raccogliere le esperienze maturate, come base per un costante miglioramento di eventuali futuri eventi.

Adalberto Biasiotti

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