I sistemi di gestione e le procedure per la valutazione delle prestazioni

I sistemi di gestione e le procedure per la valutazione delle prestazioni

Un documento per l’applicazione di un sistema di gestione della salute e sicurezza nell’industria chimica ci permette di soffermarci sulla fase della valutazione delle prestazioni. Focus sul monitoraggio, sugli indicatori e sull’audit interno.

Roma, 3 Set – Nei sistemi di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (SGSSL) la fase della valutazione delle prestazioni è molto importante per monitorare l'efficacia delle misure adottate, garantire la conformità normativa e promuovere un miglioramento continuo.

Attraverso questa fase e l'analisi dei dati e degli indicatori relativi, l'azienda può arrivare ad individuare criticità e a prendere decisioni strategiche migliori nell’ambito del sistema di gestione.

Ci soffermiamo oggi proprio sulla “valutazione delle prestazioni” come descritta nelle “ Linee di indirizzo per l’applicazione di un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro per l’industria chimica”, un documento realizzato dall’ Inail in collaborazione con Federchimica. Un documento che intende, come già raccontato in diversi nostri articoli, “costituire un punto di riferimento per la corretta gestione degli aspetti di salute e sicurezza per tutte le imprese chimiche che operano in Italia”. Anche perché la comprensione dello specifico contesto in cui un’impresa si trova ad operare “è fondamentale al fine di attuare, mantenere e migliorare in modo sistematico ed efficace un sistema di gestione per la SSL”.

Per presentare il capitolo (capitolo 9) sulla valutazione delle prestazioni, affrontiamo i seguenti argomenti:

• Sistema di gestione e valutazione delle prestazioni: monitoraggio
• Sistema di gestione e valutazione delle prestazioni: indicatori e prescrizioni
• Sistema di gestione e valutazione delle prestazioni: audit interni

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Sistema di gestione e valutazione delle prestazioni: monitoraggio

Riguardo alla fase della valutazione delle prestazioni, il documento indica che l’impresa deve “identificare e mantenere attive procedure per monitorare e misurare in modo sistematico le prestazioni aziendali in termini di salute e sicurezza”: gli esiti di tale monitoraggio “consentono di valutare le prestazioni aziendali e di comunicarne l’andamento alla direzione anche al fine di una discussione in sede di riesame” (riesame di direzione).

Dunque l’impresa – sempre con riferimento alle linee di indirizzo per l’applicazione del SGSSL nell’industria chimica - controlla le prestazioni, ottenute per effetto dell’attuazione e del mantenimento del sistema di gestione. E a tal fine, è necessario, “su base documentata, monitorare e misurare le prestazioni, ad esempio attraverso:

• i dati relativi a incidenti (compresi quasi incidenti) e infortuni;
• la misura in cui sono soddisfatti i requisiti legali;
• l’identificazione dei pericoli e la valutazione dei rischi e delle opportunità;
• i dati relativi a non conformità e efficacia delle azioni correttive intraprese;

• la registrazione delle attività connesse alla gestione operativa di salute e sicurezza, nonché i risultati ottenuti;

• l’efficacia dei controlli operativi;
• il grado di raggiungimento degli obiettivi pianificati”.

Sulla base degli elementi che “emergono dai processi di pianificazione e attuazione vengono definite le caratteristiche e i punti critici da controllare nei processi e nelle attività lavorative”: un adeguato monitoraggio di tali punti critici “consente di misurare le prestazioni aziendali in termini di salute e sicurezza al fine di tenere sotto controllo il sistema ed aumentare la capacità dell’impresa di stabilire strategie ed obiettivi operativi sempre più efficaci e migliorativi delle prestazioni”.

Sono riportati alcuni contenuti fondamentali del piano/programma di monitoraggio:

• “I criteri di valutazione delle prestazioni.
• Le attribuzioni di responsabilità ai soggetti individuati per la misurazione, il controllo, la sorveglianza e la diffusione dei dati.
• La frequenza delle misurazioni definite.
• La eventualità di adottare tecniche di monitoraggio suppletive e/o ulteriori rispetto a quelle già definite, laddove necessario.
• La valutazione degli andamenti tramite l’analisi dei dati.
• La disponibilità di informazioni per il riesame della direzione.
• La comunicazione e la trasmissione dei risultati ai soggetti responsabili del sistema ed al Datore di Lavoro.
• I beni e i servizi acquistati (ad esempio, certificati di qualità dei prodotti, schede di sicurezza, garanzia ed autorizzazioni, certificati di collaudo apparecchi e macchine).
• La tutela del personale (ad esempio, campionamento personale e/o ambientale, sorveglianza sanitaria).
• L’ambiente di lavoro (ad esempio, temperatura, umidità, illuminazione, polveri, livelli di rumore interno).
• Il controllo di processo (ad esempio, pressione, temperatura, portate, concentrazioni).
• L’equipaggiamento ed attrezzature (ad esempio, collaudo e ispezione di scale ed elevatori, estintori e manichette, sistemi in pressione, pompe, montacarichi, ascensori ed impalcature, controlli spessimetrici di serbatoi e reattori)”.

Si ricorda poi che, qualora le attività di monitoraggio e misurazione vengano effettuate tramite apparecchi e strumenti, “questi devono essere controllati, tarati e sottoposti a manutenzione regolare e pianificata”.

Si sottolinea poi che tutte le attività di monitoraggio “vanno registrate e tali registrazioni devono essere conservate”.

Sistema di gestione e valutazione delle prestazioni: indicatori e prescrizioni

A monte e a valle delle attività di monitoraggio e delle misurazioni, “è necessario costruire una serie di indicatori di prestazioni” che, “definiti attraverso elementi numerici, oggettivi e soprattutto confrontabili nel tempo, devono servire per guidare il miglioramento delle prestazioni del sistema di gestione”.

Il documento riporta una lista non esaustiva di indicatori “cui fare riferimento:

• eventi infortunistici;
• indice di frequenza;
• indice di gravità;
• quasi incidenti e incidenti di processo (in funzione delle ore lavorate);
• risultanze di audit;
• non conformità, azioni correttive (in funzione delle ore lavorate);
• numerosità dei suggerimenti recepiti dai lavoratori (in funzione delle ore lavorate);
• ore di formazione su salute e sicurezza (in funzione delle ore lavorate);
• interventi di manutenzione;
• livello di partecipazione dei lavoratori;
• frequenza di eventi critici”.

Si segnala poi che il rispetto delle prescrizioni di legge è un requisito inderogabile per il mantenimento di un sistema di gestione della salute e sicurezza. Ed è pertanto “necessario effettuare una verifica periodica del rispetto delle prescrizioni individuate” secondo la procedura presente nel documento (punto 6.3. Individuazione dei requisiti legali e volontari).

Questa verifica “viene svolta dalle funzioni preposte e con periodicità stabilita dal sistema indipendentemente dall’effettuazione periodica di audit interni. L’organizzazione deve stabilire la frequenza e i metodi per la valutazione della conformità e conservare informazioni documentate dei suoi risultati ed eventuali azioni intraprese”.

Sistema di gestione e valutazione delle prestazioni: indicatori e prescrizioni

A monte e a valle delle attività di monitoraggio e delle misurazioni, “è necessario costruire una serie di indicatori di prestazioni” che, “definiti attraverso elementi numerici, oggettivi e soprattutto confrontabili nel tempo, devono servire per guidare il miglioramento delle prestazioni del sistema di gestione”.

Il documento riporta una lista non esaustiva di indicatori “cui fare riferimento:

• eventi infortunistici;
• indice di frequenza;
• indice di gravità;
• quasi incidenti e incidenti di processo (in funzione delle ore lavorate);
• risultanze di audit;
• non conformità, azioni correttive (in funzione delle ore lavorate);
• numerosità dei suggerimenti recepiti dai lavoratori (in funzione delle ore lavorate);
• ore di formazione su salute e sicurezza (in funzione delle ore lavorate);
• interventi di manutenzione;
• livello di partecipazione dei lavoratori;
• frequenza di eventi critici”.

Si segnala poi che il rispetto delle prescrizioni di legge è un requisito inderogabile per il mantenimento di un sistema di gestione della salute e sicurezza. Ed è pertanto “necessario effettuare una verifica periodica del rispetto delle prescrizioni individuate” secondo la procedura presente nel documento (punto 6.3. Individuazione dei requisiti legali e volontari).

Questa verifica “viene svolta dalle funzioni preposte e con periodicità stabilita dal sistema indipendentemente dall’effettuazione periodica di audit interni. L’organizzazione deve stabilire la frequenza e i metodi per la valutazione della conformità e conservare informazioni documentate dei suoi risultati ed eventuali azioni intraprese”.

Sistema di gestione e valutazione delle prestazioni: audit interni

Si indica che gli audit interni (o verifiche ispettive interne) “sono uno dei mezzi chiave per stabilire la conformità dell’operato ed il rispetto delle specifiche organizzative, tecniche e procedurali, compresa la conformità ai requisiti normativi e regolamentari, alle politiche interne adottate, alla pianificazione definita per migliorare il sistema di gestione”.

In particolare, deve essere preparato un piano “al fine di assicurare che l’intero sistema venga controllato periodicamente e la frequenza” e lo scopo delle verifiche saranno in funzione di: conformità alla normativa vigente, standard (ad esempio UNI ISO 45001), rilevanza dell’attività basata sulla valutazione dei rischi e delle opportunità, andamento degli indicatori, risultati delle precedenti verifiche ispettive interne.

Di fatto l’audit si sostanzia essenzialmente nella definizione di alcuni elementi.

Riprendiamo dal documento gli elementi fondamentali:

• “Definizione degli aspetti fondamentali da verificare.
• Modalità organizzative.
• Figure individuate come responsabili della conduzione dell’audit e modalità di coinvolgimento di altre figure aziendali necessarie per il suo buon esito (RLSSA, RSPP etc.).
• Modalità di conduzione dell’audit.
• Definizione e comunicazione dei risultati.
• Chiusura e redazione del rapporto audit”.

Si indica poi che lo scopo dell’audit “deve essere reso noto all’organizzazione, o parte dell’organizzazione, sottoposta ad audit ed in particolare deve essere dichiarato se ad essere sottoposto a verifica sia l’intero sistema o solo parte di esso”.

Si segnala poi che, sebbene si possa “capire molto circa l’efficacia e funzionalità del sistema tramite lo studio della documentazione e l’effettuazione di interviste a personale selezionato, è importante effettuare la verifica anche ‘in campo’ osservando i comportamenti, valutando l’adeguatezza delle scelte, esaminando apparecchiature, macchine, controllando i sistemi, etc”. E in aggiunta si può utilizzare la tecnica della “verifica comportamentale” per “accertare che il personale si comporti in modo adeguato alle istruzioni impartite”.

Infine, i risultati e le osservazioni della verifica ispettiva interna “devono essere registrati e comunicati al fine di essere sottoposti a valutazione critica, intraprendere azioni correttive, ove necessario, ed essere discussi in sede di riesame”.

Concludiamo rimandando alla lettura integrale del documento che, in relazione alla valutazione delle prestazioni, entra nel dettaglio anche del riesame di direzione. Infatti, il sistema di gestione “deve essere periodicamente riesaminato dalla direzione per assicurare che:

• sia idoneo per le attività della organizzazione;
• sia adeguato e attuato in modo appropriato;
• sia efficace e stia conseguendo i risultati attesi dalla organizzazione”.

RTM

Scarica il documento da cui è tratto l'articolo:

Inail, Federchimica, “ Linee di indirizzo per l’applicazione di un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro per l’industria chimica”, Comitato di coordinamento: Giuseppe Bucci, Alessandra Menicocci, Giovanna Tranfo, Enrico Brena, Ilaria Malerba, Giovanni Postorino; autori: Maria Ilaria Barra, Lucina Mercadante e Antonio Terracina (Inail, Contarp), Enrico Brena e Antonio Corvino (Federchimica) con la collaborazione di Filctem – Cgil, Femca – Cisl, Uiltec – Uil, edizione 2023 (formato PDF, 1,17 MB).

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