Come preparare, convocare e condurre una riunione periodica

Come preparare, convocare e condurre una riunione periodica

Un intervento si sofferma sul ruolo degli RLS in relazione alla riunione periodica. Le funzioni della riunione e come renderla effettiva, prepararla, convocarla e condurla. I documenti per la preparazione e il verbale dell’incontro.

Milano, 25 Lug – Nell’attività del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), la riunione periodica, a cui si fa puntuale riferimento nel Decreto legislativo 81/2008 con l’art. 35, è certamente uno degli elementi importanti del processo di comprensione e gestione del rischio occupazionale e del sistema d’impresa nel suo complesso. 

Ad affrontare il tema della riunione periodica in relazione all’attività del RLS è il seminario “Il ruolo degli RLS nella riunione periodica” che si è tenuto recentemente a Milano, il 29 giugno, presso il “ Centro per la Cultura della Prevenzione nei luoghi di lavoro e di vita” nato dalla collaborazione tra Comune di Milano, ASL Milano, INAIL Lombardia, Consulta CIIP, DTL e Vigili del Fuoco di Milano. Seminario che è è stato anche l’occasione per presentare il Progetto “La Casa degli RLS” proposto da un gruppo di RLS milanesi al fine di individuare un luogo dove trovare nuove opportunità per lo sviluppo del proprio ruolo.

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Per avere utili informazioni sul ruolo e suicompiti del RLS in relazione alla riunione periodica ci soffermiamo oggi sull’intervento “Il ruolo dell’RLS e la sua cassetta degli attrezzi: la riunione periodica” a cura di Tiziana Vai (ATS Milano).

Si indica che la riunione periodica a volte può essere un’esperienza scoraggiante (perché non viene convocata, perché manca il datore di lavoro, perché si blocca su problemi pretestuosi, perché non discute tutti i temi, ...), ma deve tuttavia essere considerata non un rituale formale ma un momento strategico.

La riunione periodica è infatti un “momento centrale nella gestione della prevenzione aziendale, perché ha funzioni:

- “consuntive e di programmazione, almeno annuale, sulla gestione dei rischi e sulle misure di miglioramento;

- di monitoraggio sul mantenimento del benessere degli addetti attraverso la relazione sulla sorveglianza sanitaria, infortuni e malattie professionali;

- di presidio dei processi di formazione;

- di analisi di eventi che hanno spostato la programmazione: nuovi rischi, nuove attività da includere; accertamenti sanitari straordinari su richiesta”.

Nell’intervento, che vi invitiamo a visionare integralmente, sono riportati diversi riferimenti all’articolo 35 e all’articolo 29 del D.Lgs. 81/2008.

E gli “elementi essenziali per la sua effettività sono:

- preparazione dell’incontro e la disponibilità dei dati necessari, o non si realizza l’esame dei punti all’odg;

- la presenza di tutti i soggetti aziendali previsti o non si possono assumere impegni;

- la disponibilità a dedicare il tempo necessario: o non si esaurisce il confronto;

- la disponibilità reciproca al confronto e al rispetto dei ruoli”.   

Come preparare la riunione?

In realtà - continua la relatrice - la preparazione dell’incontro “viene da lontano”.

Ad esempio è utile:

- “organizzare nell’arco dell’anno i sopralluoghi per verificare i luoghi di lavoro, a partire da quelli meno conosciuti;

- raccogliere le osservazioni dei colleghi, le esigenze, gli obiettivi prioritari, con incontri informali, assemblee, questionari;

- fare un piano: inquadrare dubbi da approfondire e chiarimenti da richiedere, definire una proposta con obiettivi chiari e prioritari, strumenti e tempi possibili”. 

Riguardo ai documenti per la preparazione, si indica che “qualche tempo prima della periodica è utile richiederli”, sottolineando anche “i tempi necessari per la loro analisi: se ritardano si può chiedere il rinvio della periodica.

Ad esempio i documenti possono riguardare

- Documenti di Valutazione dei Rischi (DVR);

- precedenti verbali;

- esiti anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria, infortuni e malattie professionali, incidenti / infortuni mancati;

- eventuali verbali degli organi di vigilanza;

- proposte per migliorare la gestione dei rischi;

- proposte per la formazione.

Inoltre si può preparare l’incontro riguardando:

- DVR: “obiettivi di gestione o miglioramento previsti: accertare il loro raggiungimento; quali sono da riprogrammare o nuovi da includere; quali sono le priorità secondo i lavoratori;

- Dati di salute: ci sono effetti di fattori nocivi non considerati nel DVR? Associare le criticità ai possibili danni per la salute;

- Dati sulla formazione: chi è stato coinvolto e quali nuove competenze ha acquisito”.   

L’intervento offre anche indicazioni su “come si muovono i ruoli”.

In particolare “Datore di Lavoro, RSPP, Medico Competente e RLS sono soggetti paritetici (i partecipanti) che rappresentano ruoli e competenze diverse ma dovrebbero avere obiettivi comuni”.

Chiaramente gli RLS “rappresentano il pensiero collettivo dei principali portatori di interessi (i lavoratori rispetto la loro salute). L’RLS è consultato, cioè esprime le sue valutazioni e priorità”. E per orientare la sua posizione di rappresentanza “è utile che consulti i colleghi (assemblea, consultazioni informali, comunicati, ecc.)”.

E si sottolinea che “il suo peso è ineludibile non se si contrappone a priori ma se rappresenta gli interessi di salute dei colleghi”.   

Veniamo brevemente alla conduzione della riunione.

Alcune indicazioni:

- “scegliere e condividere la data, non ammettendo limiti temporali: se non si esauriscono i temi ci si aggiorna;

- la convocazione deve avere un ordine del giorno che possa essere integrato con proposte del RLS nelle ‘varie’;   

- gli impegni assunti possono diventare”: aggiornamento del DVR, e piano soluzioni; aggiornamento del Piano di sorveglianza sanitaria e del Piano di formazione;

- “possono essere già calendarizzate successive riunioni su temi da tenere sott’occhio”.   

Si sottolinea che il verbale dell’incontro è il documento che “attesta l’effettività del momento di confronto, anche davanti all’organo di vigilanza”.

L’intervento, che riporta anche un esempio di richiesta di convocazione di riunione periodica, si conclude  ricordando cosa è bene fare dopo la riunione:

- “organizzare la documentazione creando un archivio;

- curare il passaggio di consegne del materiale storico ai successori;

- divulgare ai colleghi gli esiti;

- verificare le scadenze previste;

- richiedere la riunione periodica straordinaria quando ci sono variazioni rilevanti”.

“ Il ruolo dell’RLS e la sua cassetta degli attrezzi: la riunione periodica”, a cura di Tiziana Vai (ATS Milano), intervento al convegno “Il ruolo degli RLS nella riunione periodica” (formato PDF, 1.29 MB).

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Tiziano Menduto

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