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Modelli di organizzazione: compiti e poteri dell’Organismo di Vigilanza

Modelli di organizzazione: compiti e poteri dell’Organismo di Vigilanza
01/12/2014: Il modello organizzativo deve prevedere un idoneo sistema di controllo sull'attuazione del modello e sul mantenimento nel tempo dell’idoneità delle misure adottate. Funzioni, compiti, poteri e caratteristiche dell’Organismo di Vigilanza.
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Firenze, 1 Dic – Per essere esentati dalla responsabilità amministrativa un’azienda che adotta con efficacia idonei modelli di organizzazione e gestione deve anche vigilare sull'osservanza di tali modelli: il modello organizzativo deve prevedere un idoneo sistema di controllo sull'attuazione del medesimo modello e sul mantenimento nel tempo delle condizioni di idoneità delle misure adottate.
 
Riprendiamo, a questo proposito, il primo comma dell’articolo 6 del D.Lgs. 231/2001:
 
Art. 6 -  D.Lgs. 231/2001
Soggetti in posizione apicale e modelli di organizzazione dell'ente
1. Se il reato è stato commesso dalle persone indicate nell'articolo 5, comma 1, lettera a), l'ente non risponde se prova che:
a) l'organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi;
b) il compito di vigilare sul funzionamento e l'osservanza dei modelli di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un organismo dell'ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo;
c) le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione;
d) non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell'organismo di cui alla lettera b).
(…)
 
Se una delle condizioni essenziali per l’esimente della responsabilità amministrativa dell’impresa è “l’affidamento del compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del modello e di curarne l’aggiornamento ad un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo”, ci soffermiamo oggi brevemente sull’ Organismo di Vigilanza (O.d.V.). E lo facciamo con riferimento al documento “La responsabilità amministrativa”, elaborato dal “Gruppo di lavoro regionale SGSSL” (Regione Toscana) e presentato al seminario “ I sistemi di gestione della salute e sicurezza in relazione al D.Lgs 231/01” (Firenze, 19 ottobre 2012).
 

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Il documento sottolinea (allegato IV) che la funzione primaria dell’O.d.V. è quella di una “vigilanza continuativa sulla funzionalità del modello adottato, curandone l’attuazione, la corretta applicazione, l’aggiornamento e gli adattamenti necessari e utili”. In particolare l’oggetto della vigilanza è il modello in concreto adottato in ogni sua esplicazione, comprensivo quindi del Codice Etico (documento che contiene l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità dell’organizzazione), “della valutazione delle criticità dell’organizzazione, ovvero della vulnerabilità rispetto al rischio di commissione di un reato presupposto, dei protocolli comportamentali adottati ai fini di un idonea prevenzione dei rischi di commissione di un reato, del sistema sanzionatorio esistente”. Ed è evidente che una simile funzione presuppone quindi il “monitoraggio continuo delle aree a rischio, dell’effettiva adozione e messa in pratica del modello, della regolare, tenuta dei documenti prescritti, dell’efficienza ed effettivo funzionamento delle misure e cautele previste dal modello”.
 
Inoltre l’ Organismo di Vigilanza, oltre alla vigilanza sul modello, “dovrà provvedere a esercitare l’attività promozione ai fini dell’aggiornamento del modello in ogni sua componente nei confronti dell’organo dirigente, qualora se ne manifesti l’opportunità, in relazione ad una serie di circostanze quali potrebbero essere: 
- una variazione dell’attività connessa ad un evento straordinario per il quale si rende necessario un ripensamento del modello;  
- in sede di intervento correttivo del modello, qualora si evidenzino, a seguito dell’attività di vigilanza, aree scoperte e malfunzionamenti;  
- nel caso si realizzi un reato presupposto”.
Ricordiamo che se il D. Lgs. 231/2001 ha introdotto la responsabilità degli enti per illeciti commessi, solo alcuni delitti, inseriti nella lista dei reati presupposto, possono condurre a sanzionare le società.
 
La frequenza delle riunioni è pianificata dall’O.d.V. stesso, con una valutazione che tenga anche conto delle specifiche esigenze del momento. A tali riunioni potrà essere chiamato a partecipare anche l’organo di gestione dell’impresa, “proprio al fine di reperire utili informazioni e mantenere il coordinamento”. E lo stesso O.d.V. “partecipa alle sedute del C.d.A. (o altro strumento di gestione della società), anche tramite un proprio rappresentante, in tutte quelle occasioni in cui all’ordine del giorno è prevista la trattazione di materie organizzative, di competenza dell’O.d.V.”.
 
Entriamo nel dettaglio dei compiti e poteri dell’ Organismo di Vigilanza, come presentati sul documento.
 
All’OdV, sul piano generale, “è affidato il mandato di controllare:
- l’osservanza delle prescrizioni del modello da parte dei destinatari rispetto ai diversi reati previsti dal Decreto;
- garantire il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello;
- la reale efficacia ed effettiva capacità del modello di prevenire la commissione dei reati rispetto alla struttura dell’ente;
- l’aggiornamento del modello, in caso si riscontrino esigenze di adeguamento dello stesso a seguito di mutamenti nella struttura aziendale o nella normativa di riferimento”.
 
E da un punto di vista operativo “questo significa che all’Organismo sono affidati i compiti di:
- presentare proposte di adeguamento del modello agli organi/funzioni aziendali in grado di dare loro concreta attuazione all’interno dell’Organizzazione;
- verificare l’attuazione e l’effettiva funzionalità delle soluzioni proposte;
- attivare le procedure di controllo (occorre tuttavia ricordare che la responsabilità sul controllo delle attività resterebbe comunque in primo luogo a capo del management operativo, in quanto parte integrante del processo aziendale);
- condurre ricognizioni dell’attività aziendale per aggiornare periodicamente la mappa delle aree di attività a rischio;
- effettuare periodiche verifiche mirate su determinate operazioni o atti specifici che sono svolti da soggetti apicali o nelle aree e attività di rischio individuate;
- segnalare all’organo dirigente, per gli opportuni provvedimenti, di quelle violazioni accertate  del modello organizzativo che possano comportare l’insorgere di una responsabilità in capo all’ente;
- promuovere idonee iniziative per diffondere la conoscenza e la comprensione del modello all’interno dell’Ente e predisporre materiale informativo con istruzioni, chiarimenti e aggiornamenti relativi al funzionamento del modello stesso;
- raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del modello;
- coordinarsi con le altre funzioni aziendali (anche attraverso apposite riunioni) per il migliore monitoraggio della attività e delle aree a rischio;
- svolgere audit per accertare che i punti di controllo generale previsti dal sistema aziendale siano effettivamente operanti e che i punti di controllo preventivo specifici, all’interno delle diverse procedure, siano efficaci;
- coordinarsi con i responsabili delle altre funzioni aziendali per i diversi aspetti attinenti all’attuazione del modello (formazione del personale, provvedimenti disciplinari, ecc.);
- condurre indagini interne per accertare presunte violazioni del modello;
- predisposizione di una relazione informativa, su base almeno semestrale, per l’organo dirigente e, in particolare, per la sua eventuale articolazione organizzativa costituita dal Comitato per il controllo interno, quando esso non sia investito della funzione di OdV, in ordine alle attività di verifica e controllo compiute ed all’esito delle stesse;
- trasmissione della relazione di cui al punto precedente al Collegio sindacale;
- suggerire dei provvedimenti disciplinari, che saranno poi decisi dal Consiglio di Amministrazione o dal Responsabile del Personale a seconda che la violazione sia stata effettuata da un soggetto apicale o da uno subordinato”.
 
Il documento indica poi che l’O.d.V. svolge:
- “verifiche periodiche su alcune operazioni che superino un determinato ammontare;
- verifiche obbligatorie su alcune operazioni e processi societari particolarmente significativi, come la gestione finanziaria e le operazioni di tesoreria;
- verifiche a campione sulla corretta conduzione delle operazioni di tesoreria, anche al fine di accertarne l’eventuale costituzione di fondi neri e la corretta tenuta dei bilanci;
- interventi immediati in caso di intervento dell’autorità pubblica, giudiziaria o amministrativa;
- verifica periodica e cura della corretta interpretazione del Codice Etico e comportamentale, del modello e delle procedure aziendali previste in attuazione del modello stesso;
- adempimento dell’obbligo di informazione, e delle risultanze dell’attività di controllo svolta al fine di verificare l’esistenza di eventuali anomalie;
- verifiche periodiche e a campione della regolarità dei protocolli previsti in attuazione delle procedure adottate dall’azienda, della documentazione di supporto alle operazioni aziendali, anche di carattere contabile, riscontrando e segnalando all’organo dirigente ogni eventuale anomalia;
- controlli e approfondimenti sulle poste di bilancio in caso di rilevazione di anomalie, e controlli ad hoc sulle stesse poste di bilancio (voci di bilancio, ndr);
- effettuate le verifiche del caso, sentendo anche l’autore della violazione segnalata - indipendentemente da un eventuale condanna o processo penale riferendo l’eventuale infrazione all’organo amministrativo e proponendo la misura sanzionatoria all’uopo prevista dal sistema disciplinare adottato nell’impresa”.
 
Per adempiere a tutte queste funzioni  l’ Organismo di Vigilanza deve essere dotato di “tutti i poteri necessari per assicurare una puntuale ed efficiente vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del modello organizzativo adottato dalla società”. E le attività poste in essere dall’O.d.V. “non possono essere sindacate da alcun altro organismo o struttura aziendale, fermo restando però che l’organo dirigente è in ogni caso chiamato a svolgere un’attività di vigilanza sull’adeguatezza del suo intervento, in quanto  all’organo dirigente appunto rimonta la responsabilità ultima del funzionamento (e dell’efficacia) del modello organizzativo”. 
 
Concludiamo ricordando che l’allegato IV del documento “La responsabilità amministrativa” presenta nel dettaglio anche la composizione dell’Organismo, gli strumenti di gestione e i requisiti dell’O.d.V. (autonomia; indipendenza; continuità; professionalità e onorabilità).
 
 
La responsabilità amministrativa”, Gruppo di lavoro Regionale SGSSL (Regione Toscana): Franco Blasi (asl 8), Roberto Iacometti (asl 2), Stefano Innocenti (asl 1), Daniele Novelli (asl 10), Maura Pellegri (asl 1), Giuseppe Petrioli (asl 10), coordinato da Amerigo Bianchi (asl 10) e con supervisione del Dr. Beniamino Deidda, intervento al seminario “I sistemi di gestione della salute e sicurezza in relazione al D.Lgs 231/01” (formato PDF, 650 kB).
 
 
 
 
Tiziano Menduto
 


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