La sicurezza e l’organizzazione di lavoro negli uffici

Roma, 27 Sett – Come evidenziato anche in “ Imparare dagli errori”, la rubrica che PuntoSicuro dedica al racconto e all’analisi degli infortuni lavorativi, il mondo degli uffici non è esente da fattori di rischio per la salute e la sicurezza per i lavoratori.

Benché si pensi spesso che il lavoro negli uffici non possa essere pericoloso, in realtà sono molti i casi di infortunio, anche se generalmente meno gravi di infortuni che avvengono in altri ambiti lavorativi come fabbriche e cantieri.

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Per tornare a parlare di prevenzione e tutela della salute e sicurezza negli uffici, analizziamo un documento elaborato dall’Ufficio Speciale Prevenzione e Protezione dell’ Università degli Studi di Roma “La Sapienza” e pubblicato sul portale dell’Ateneo.

In “La sicurezza in ufficio” si sottolineano alcuni esempi di incidenti o situazioni rischiose che si verificano negli uffici (ad esempio urtare contro l’anta di un armadio, cadere da una sedia, scivolare da una scala o assumere posture non corrette durante il lavoro) e si riportano utili principi della prevenzione. Si sottolinea inoltre che un ruolo fondamentale per la prevenzione è svolto anche dalla “corretta progettazione dell’ambiente e della postazione di lavoro”, dall’organizzazione e dall’adozione “da parte dei lavoratori di corretti comportamenti durante l’effettuazione della propria attività d’ufficio”. Infatti si ricorda che anche negli uffici “tra infortunio e organizzazione del lavoro c’è un rapporto stretto”: “un’organizzazione carente, competenze decisionali poco chiare, malintesi, ritmi di lavoro pressanti, possono spesso portare a situazioni critiche”.

Nella parte del documento relativo al contenuto del lavoro, all’organizzazione di lavoro e ai comportamenti idonei si riportano riporta alcuni aspetti del lavoro d’ufficio e si indicano le condizioni di pericolo e le possibili soluzioni finalizzate alla prevenzione e al miglioramento della tutela della sicurezza e la salute dei lavoratori. 

Riprendiamo alcune tematiche e le rispettive indicazioni contenute nel documento.

Sovraccarico o sottocarico lavorativo:

- “tener conto delle capacità del singolo (sia fisiche che intellettuali);

-  ampliare gli spazi di creatività per la propria attività e distribuire correttamente i carichi di lavoro;

- garantire che i compiti assegnati possano essere effettivamente eseguiti.  Altrimenti, offrire la possibilità di un ‘training on the job’ o corsi di aggiornamento;

- strutturare i compiti in modo che comportino diverse attività, ad es.  organizzare, preparare, eseguire, controllare, ecc.;

- fare in modo che i compiti di routine siano alternati ad altre attività che richiedono percezione, riflessione e pianificazione;

- fare in modo che l’attività lavorativa non venga continuamente interrotta (Es.  mansioni impreviste, attrezzature non funzionanti, ecc.)”.

Pause e periodo di riposo limitate (Disturbi alla vista, spossatezza, calo del rendimento, disturbi digestivi):

- “concedere pause regolari;

- fare brevi pause di 5 minuti ogni ora in caso di lavori che richiedono uno sforzo di concentrazione prolungato e intenso. Queste pause aumentano anche il rendimento;

- rispettare un periodo di riposo giornaliero di almeno 11 ore consecutive”.

Fattori di disturbo (Stress, malessere fisico e psicologico):

- “ridurre i rumori fastidiosi dovuti alle conversazioni telefoniche dei colleghi, alle discussioni, ecc. adottando misure di riduzione del rumore o installando appositi schermi;

- evitare profumi, candele profumate, incensi, cibi con un odore fastidioso che possono causare disturbo;

- rispettare le norme che tutelano contro il fumo passivo”.

Reception clienti/ sportello/ accoglienza clienti (Stress dovuto all’obbligo di essere sempre gentili. Atti di violenza/aggressività da parte dei clienti):

- “fare una pausa, dare il cambio, alternare la mansione con altre attività;

- discutere di eventuali problemi nel team;

- non lasciare da solo il personale;

- installare un pulsante per le chiamate di emergenza”. 

Reception, attività di portineria, smistamento posta (Infortunio, malattia, malessere, reazione sbagliata, reazione inaspettata):

- “in prossimità del posto di lavoro garantire un collegamento con una postazione sempre occupata (telefono, cellulare, walkie-talkie, allarme per filodiffusione o radio-allarme);

- fornire gli indirizzi a cui rivolgersi in situazioni di emergenza e di allarme”.       

Postura/ attività prolungata in posizione seduta o in piedi/ sollevare e trasportare carichi frequentemente (Disturbi muscolo-scheletrici, ossia problemi all’apparato motorio, mal di schiena, dolori alle spalle e al collo, tensioni muscolari; Disturbi circolatori, emorroidi, gambe gonfie, varici, affaticamento precoce):

- “creare dei posti di lavoro che consentano di alternare la posizione seduta con quella in piedi (ad es. scrivania alta, tavoli regolabili in altezza);

- per chi lavora sempre in piedi mettere a disposizione degli appoggi e dei tappetini morbidi. fare sufficienti pause;

- adattare il posto di lavoro alle esigenze individuali ed eventualmente rivolgersi ad un esperto di ergonomia;

- per i trasporti frequenti e per la movimentazione di carichi pesanti prevedere adeguati mezzi di trasporto. Sollevare e trasportare i carichi vicino al corpo”.

Disposizioni speciali in caso di maternità (Pericoli e conseguenze negative sulla madre e il bambino):

- “evitare situazioni di superlavoro e di stress;

- rispettare il divieto di occupazione nel periodo di astensione obbligatoria previsto per legge;

- verificare le condizioni di lavoro: prevedere un’occupazione diversa in caso di attività svolte prevalentemente in piedi o in condizioni ergonomiche inadeguate;

- dare la possibilità di stendersi;

- evitare il sollevamento di carichi e l’uso di scale portatili;

- concedere il necessario tempo alle madri per l’allattamento e mettere a disposizione uno spazio adeguato per questo”.

Trasferte di lavoro (Maggiore rischio di infortunio a causa di una minore concentrazione):

- “non telefonare, fumare o mangiare quando si è al volante;

- non mettersi in viaggio se non si è in condizioni psichiche idonee;

- prevedere tempo sufficiente per i contatti con i clienti e per il tragitto al successivo impegno di lavoro”.

Concludiamo ricordando che il documento, che vi invitiamo a leggere integralmente, si sofferma anche su altri temi: rischi psicosociali, aspetti direttivi del lavoro, comunicazione, mobbing, molestie, sostanze psicotrope,  telelavoro e uffici open space.

L’indice del documento:

1 Introduzione

2 Contenuto del lavoro, organizzazione e comportamento

3 Ambiente e postazione di lavoro

3.1 Requisiti ergonomici dell’ambiente di lavoro

3.2 Parametri fisici che influenzano l’ambiente di lavoro

3.2.1 L’illuminazione

3.2.2 La qualità dell’aria indoor

3.2.3 Il microclima

3.2.4 Il benessere termico

4 Requisiti della postazione di lavoro

4.1 La postazione di lavoro

4.2 La corretta postura al videoterminale (VDT)

4.3 Uso del computer portatile

5 Il rischio elettrico

5.1 Misure di prevenzione e protezione

5.1.1 Sistemi di protezione degli impianti

5.1.2 Comportamenti appropriati per prevenire il rischio elettrico durante il lavoro

6 Movimentazione manuale dei carichi

7 Altri rischi connessi alle attività in ufficio

7.1 Misure comportamentali di carattere formale

7.2 Misure per l’utilizzo in sicurezza delle attrezzature

7.2.1 Stampanti e fotocopiatrici

7.2.2 Scale portatili

7.2.3 Archivi compatti (Compact)

8 La segnaletica di sicurezza e di emergenza

Università degli Studi di Roma - La Sapienza, “ La sicurezza in ufficio”, documento a cura dell’Ufficio Speciale Prevenzione e Protezione dell’Ateneo, Collana “Cultura della sicurezza”, Quaderno informativo n.  16, Edizione 2014 (formato PDF, 6.78 MB).

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Tiziano Menduto

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