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Come scegliere il miglior software per la sicurezza

Come scegliere il miglior software per la sicurezza

Autore: Ufficio Stampa

Categoria: PUBBLIREDAZIONALE

14/10/2021

Sei aspetti da valutare con attenzione per scegliere la soluzione più adatta alla propria azienda.

I vantaggi nell'utilizzo di un software per la gestione della salute e sicurezza sono molteplici ma la prima domanda da farsi è:

 

Mi serve un software?

Non sempre è necessario! Molto dipende dalle dimensioni aziendali ma anche dai rischi. E soprattutto dagli obiettivi! La scelta di solito nasce dalla necessità di gestire una quantità notevole di date e scadenze. In particolare la programmazione della formazione salute e sicurezza inizia a diventare onerosa già dai 30 lavoratori in su.

 

Se poi sei un’azienda che vuole certificarsi, un buon software diventa uno dei principali supporti per rendere efficace e anche manifesta davanti agli organi di controllo la gestione coordinata di tutti gli aspetti. 

 

Talvolta, anziché cercare un software salute e sicurezza sul mercato, alcune aziende sviluppano internamente uno o più strumenti personalizzati. Tale scelta ha l'indubbio pregio di essere cucita sulle esigenze e abitudini aziendali; per contro costituisce un investimento spesso importante sia economico sia di tempo.

 

Indipendentemente dal fatto che sia un software esterno o che nasca da una "progettazione in casa", anziché il miglior software per la sicurezza sul lavoro riteniamo sia più opportuno parlare del software più adatto alle proprie necessità.

 

6 PUNTI IMPORTANTI PER UNA CORRETTA VALUTAZIONE:

  1. Cloud, on-premise, as-a-service?
  2. Licenze e ruoli personalizzabili
  3. È modulare?
  4. Spazio di archiviazione
  5. Personalizzazione e portabilità
  6. ...patti chiari, amicizia lunga!

 

1) Cloud, on-premise, as a service?

Da diversi anni quasi tutti i software, compresi i software per la salute e la sicurezza, sono a disposizione attraverso canali cloud. Nondimeno alcune aziende preferiscono soluzioni installate presso i propri server. Guardiamo le opzioni a disposizione:

 

ON-PREMISE: il software è installato direttamente sul computer e gestito attraverso server locali e generalmente si paga l’acquisto di più licenze, una per ogni installazione/postazione. Si guadagna in gestione della privacy e accessibilità dei dati (che risiedono localmente); l'aggiornamento è sicuramente più complesso, in particolare per quanto riguarda eventuali librerie normative e legislative salute e sicurezza. Accertarsi di avere un ufficio IT che abbia tempo e risorse per interfacciarsi con il fornitore per eventuali aggiornamenti. Prevedere backup esterni e ridondanti per evitare perdita di dati.

 

CLOUD: non richiede l’installazione su PC locali e la gestione avviene attraverso server remoti, con semplice connessione internet. si acquista in velocità di servizio (nuove funzioni, aggiornamenti, rilasci in tempo reale...); si devono verificare approfonditamente gli aspetti contrattuali sulla gestione privacy dei propri dati (dove risiedono i server, se fanno capo a legislazione europea, americana o altro, le garanzie date dal fornitore...). Programmare eventuali backup interni o estrazione dati periodica.

 

SAAS (SOFTWARE AS A SERVICE): è come il Cloud e quindi utilizzabile semplicemente con una connessione internet, senza bisogno di scaricare o installare nulla. La differenza rispetto ad un sistema in cloud è che il software viene venduto come un servizio  all’utente: nel canone che l’utente paga sono compresi anche gli aggiornamenti automatici della piattaforma e altri servizi.

 

2) Licenze e personalizzazione ruoli

Il software si paga in base al numero di accessi? Se si paga per licenze, verificare se esistono profili diversi per funzioni e prezzo per poter calibrare bene sulle proprie necessità. Se il numero di utenti dovesse aumentare durante l'anno, verificare se il pagamento viene fatto periodicamente (es. ogni quadrimestre), a conguaglio (fine anno) o se viene "abbonato", aggiornando l'offerta a partire dal nuovo periodo di sottoscrizione.

 

ATTENZIONE: spesso quando si parla di software a licenza, si tende a pensare di utilizzare uno stesso account per più persone in momenti diversi. E' una prassi che sconsigliamo in questo campo in quanto, poiché eventuali azioni possono avere ripercussioni anche giuridiche, (cancellazione, modifiche, condivisione documenti e dati, scadenze etc...) è importante che la licenza sia univoca.

 

IMPORTANTE: verificate la qualità e profondità di personalizzazione dei diversi ruoli per poter abilitare gli utenti ad agire in determinate parti del processo salute e sicurezza. Poter stabilire cosa ciascun utente può fare in lettura o scrittura (modifica/inserimento) è una funzionalità fondamentale per poter lavorare con serenità nel complesso processo HSE.

 

3) È modulare?

Il software si paga in base ai moduli utilizzati? Molti software per HSE impostano il proprio listino sulla base delle funzioni acquistate, rispetto alle funzioni a disposizione. il processo salute e sicurezza riguarda molteplici aspetti tutti strettamente collegati e difficili da scindere tra di loro. Utilizzare un software per gestire solo alcune funzioni sicurezza, rischia di rendere non omogenea la visione e la gestione generale (parte dei dati li ho in un modo, parte in un altro / alcune informazioni le gestisco in un modo, altre in un altro..)

 

Nondimeno, è vero che alcuni grandi temi possono essere già gestiti in azienda attraverso strumenti paralleli (es. visite mediche attraverso file del Medico del lavoro, gestione della formazione attraverso un database di risorse umane..).

 

UN CONSIGLIO: prima dell'acquisto, verificate quanto vi costerebbe acquistare anche i moduli che inizialmente vi sembrano non di vostro interesse (la fame vien mangiando e se il software piace si tende ad aumentare le attività gestite con esso). In prospettiva potrebbe modificare la vostra valutazione sulla convenienza delle altre soluzioni.

 

4) Spazio di archiviazione

Cosa e come posso archiviare i dati sul software sicurezza lavoro? Al di là dell'archivio digitale di documenti standard (caricamento di documenti in diversi formati, word, xls, formato immagine et...) è importante capire anche come vengono esportati i dati gestiti nella piattaforma quotidianamente.

 

Facendo un esempio pratico, nel campo della formazione, alcuni output "nativi" cioè generati dal software in base ai dati aggiornati e puntuali del momento:

  • estrazione del piano formativo annuale
  • piano di formazione per singolo lavoratore
  • elenco dei fabbisogni formativi
  • libretto formativo del lavoratore
  • ...

 

IMPORTANTE! In particolare, verificate i termini del contratto che stabiliscono come sia possibile scaricare/accedere ai dati nel caso di risoluzione del contratto.

 

5) Portabilità, compatibilità, personalizzazione

  • Posso utilizzare il software solo da desktop o anche da tablet?
  • E' disponibile anche come App dedicata a cui accedere da smartphone?

Molte attività dell'RSPP o dell'HSE Manager richiedono attenzione, pazienza e quindi si prestano ad essere svolte in ufficio, alla propria scrivania. Ma un gestionale per la sicurezza sul lavoro disponibile esclusivamente tramite desktop potrebbe non essere abbastanza.

 

Altre attività richiedono infatti la presenza in reparto o la possibilità di consultare, modificare, inserire dati in tempo reale, magari anche da parte di altri utenti (es. segnalazione di un infortunio o di una non conformità da parte del preposto capo area; audit periodico di verifica di un osservatore; consultazione dei rischi di una macchina da parte di un operaio..)

 

IMPORTANTE: verificate inoltre la disponibilità della casa madre nel personalizzare alcuni output (es. stampe o estrazione dati) e nel far dialogare il software per la sicurezza con altri software o strumenti presenti.

 

6) ...Patti chiari, amicizia lunga!

Per ultimo...ma non per questo meno importante: cercate un partner, prima che un software!

 

Cercate un team che vi aiuti nell’ambizioso progetto di digitalizzazione e snellimento del processo salute, ambiente e sicurezza. Conoscete personalmente gli attori con i quali poi vi troverete a lavorare (es. help-desk e assistenza, responsabile dello sviluppo, consulente per l'implementazione etc..): sarà più facile e soddisfacente lavorare con questi presupposti.

 

IMPORTANTE: verificate la solidità della casa fornitrice, specialmente nel momento in cui acquistate una soluzione cloud o as-a-service. Informatevi sulla storicità dell'azienda (è presente da poco o è da anni sul mercato? ) e sulle prospettive (investono nel prodotto? lo rinnovano? ). Non sarebbe una bella scoperta, dopo un anno di utilizzo, scoprire che quel software non è più disponibile o è diventato obsoleto.

 

Dicono di noi..

Abbiamo voluto portare la nostra esperienza: è oltre 20 anni che seguiamo le aziende nei loro obiettivi di miglioramento HSE.

"Esperienza molto positiva. Servizio di assistenza unico per capacità e cortesia"
(Nicolò M. - Terminal containers portuali)

 

"Da apprezzare anche l'assistenza che i tecnici di Risolvo® dedicano al cliente, a maggior ragione se si tratta di un cliente alle prime armi." (Giovanni C. - Grande distribuzione alimentare)

 

It is more "Safety Dedicate" and not only a database. Our consultant is absolutely qualified and competent (Stefano G. - Logistica)

 

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