I sistemi di gestione integrati e la gestione della comunicazione

I sistemi di gestione integrati e la gestione della comunicazione

Le linee di indirizzo SGI – AE per un sistema di gestione integrato nelle aziende del settore energia e petrolio si soffermano anche sulla gestione della comunicazione e sui rapporti con l’esterno. I flussi informativi e la partecipazione dei lavoratori.

Roma, 19 Giu – Come ricordato in passato, quando ancora si parlava del British Standard OHSAS 18001, un sistema di gestione per la salute e sicurezza prevede anche una corretta gestione della comunicazione interna ed esterna, in merito agli aspetti di salute e sicurezza.

Infatti il processo di comunicazione è essenziale per far partecipare il personale all’implementazione e mantenimento del sistema di gestione, permettendo il raggiungimento degli obiettivi fissati.

Per approfondire questi aspetti con riferimento a quanto richiesto dalla norma UNI ISO 45001:2018, e per fornire spunti sulla gestione della comunicazione per le aziende che implementano un sistema di gestione integrato (SGI), torniamo a parlare del documento Inail “ Linee di indirizzo SGI – AE. Sistema di gestione integrato salute sicurezza ambiente aziende energia”.

Ricordiamo, a questo proposito, che le linee di indirizzo SGI-AE, che hanno carattere volontario, benché siano rivolte specificatamente alle aziende del settore Energia-Petrolio, riflettono le innovazioni introdotte dalla nuova norma e possono essere di utilità per vari comparti del mondo del lavoro.

Nell’articolo affrontiamo i seguenti argomenti:

• Le indicazioni per una idonea gestione della comunicazione
• Il flusso informativo e la comunicazione da e verso l’esterno
• La risposta alle richieste di informazioni e la partecipazione dei lavoratori

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Le indicazioni per una idonea gestione della comunicazione

Riguardo alla comunicazione il documento Inail indica che l’Organizzazione “deve stabilire, attuare e mantenere uno o più processi per garantire una comunicazione interna ed esterna pertinente al SGI, efficace e coerente, definendo criteri, modalità organizzative e responsabilità, tenuto conto degli aspetti della diversità”. E l’informazione interna sul sistema di gestione integrato “deve tenere conto dei differenti livelli e delle diverse funzioni dell’organizzazione e deve assicurare, altresì, che i processi di comunicazione consentano ai lavoratori di contribuire al miglioramento continuo”.

Si segnala che per l’attuazione del processo di comunicazione interna ed esterna “può essere utile redigere il “Piano annuale di comunicazione per il sistema di gestione per la HSE”.

Dunque per una corretta comunicazione è importante:

• “predisporre uno schema di gestione delle comunicazioni interne ed esterne relativamente alle tematiche di Salute, Sicurezza, Ambiente;
• definire la modalità per la consultazione e la partecipazione dei lavoratori, anche attraverso i loro Rlsa” (Rappresentante lavoratori per la sicurezza e l’ambiente, come previsto dal Ccnl di comparto), “dalla contrattazione aziendale e, laddove esistono, dalle certificazioni; 
• fornire i criteri per la programmazione della comunicazione e del flusso delle informazioni in Azienda in modo da rendere partecipi tutti i lavoratori e le strutture in cui sono inseriti in relazione al SGI;
• garantire a chiunque faccia richiesta di informazioni (enti locali, associazioni ambientaliste, cittadini, dipendenti diretti e indiretti, clienti e fornitori, ecc.) una risposta esauriente, comprensibile che non lasci spazio ad interpretazioni soggettive”.

Si ricorda che questo processo non riguarda, in quanto già oggetto di altri specifici processi descritti nel documento Inail, l’informazione/formazione, la gestione della segnaletica o le informazioni del medico competente sulla sorveglianza sanitaria.

Il flusso informativo e la comunicazione da e verso l’esterno

In definitiva l’Azienda, in relazione all’attuazione del sistema di gestione integrato e al processo relativo alla “comunicazione e rapporto con l’esterno”, “attua modalità e strumenti di comunicazione al fine di condividere le informazioni e le modalità di riduzione del rischio e di gestione integrata della Salute, Sicurezza e Ambiente (HSE)” e “adotta modalità di comunicazione idonee per far pervenire a tutti i soggetti interessati le informazioni necessarie per consentire a ciascuno di esercitare appieno ed in sintonia con gli altri il proprio ruolo”.

In particolare il flusso informativo organizzato “consente il trasferimento di informazioni mirate e sintetiche, in grado di rendere ognuno partecipe, per la parte di proprio interesse e/o competenza ai fini della sicurezza, sull’evoluzione delle proprie attività; ciò avviene tramite:

• comunicazioni verticali (dall’alta dirigenza verso la base e viceversa):
• comunicazioni orizzontali (da responsabile di processo a responsabile di processo, da lavoratore a lavoratore)”.

Inoltre l’Azienda attribuisce “particolare importanza alla comunicazione da e verso l’esterno, nella consapevolezza che essa vive ed opera in un contesto sociale e, pertanto, tiene attivi una serie di canali comunicativi atti a raccogliere tutte le informazioni provenienti dall’esterno relative ad aspetti di sicurezza ed a diffondere le informazioni interne ritenute utili per il miglioramento della sicurezza e dell’immagine aziendale”.

In questo senso l’Azienda:

• “diffonde informazioni sulla organizzazione della sicurezza e su chi siano i soggetti che hanno incarichi specifici nell’ambito del SGI;
• raccoglie osservazioni, commenti e proposte, effettuate anche dai lavoratori, sulle misure preventive e protettive adottate, sull’organizzazione del SGI, sulle procedure e sui metodi di lavoro adottati;
• diffonde, attraverso la predisposizione di un “Piano annuale di Comunicazione per il SGI”, l’informazione relativa: 
  • a politica della Sicurezza;
  • ad obiettivi, programmi e progetti di miglioramento e relativo stato di avanzamento, dati e trends;
  • a valutazione delle simulazioni di emergenza;
  • ad informazioni circa infortuni/incidenti;
  • a rapporti di non conformità significativi;
  • ad azioni di miglioramento;
  • a risultati di ‘audit’”.

La risposta alle richieste di informazioni e la partecipazione dei lavoratori

Il documento si sofferma poi sui metodi di comunicazione e ricorda che “gli esiti delle riunioni e gli incontri personali devono essere verbalizzati riportando esplicitamente data, orario, luogo, l’identificazione dei partecipanti, gli argomenti trattati, le decisioni assunte”.

Si segnala poi che “per definire uno schema di gestione riguardante le modalità di accoglimento e risposta alle richieste di informazioni provenienti sia dall’interno che dall’esterno è necessario:

• predisporre un sistema di ricezione delle richieste secondo le varie tipologie (in forma scritta, telefonica o diretta):
• definire i ruoli che hanno la responsabilità di fornire le risposte, prevedendo i tempi e le modalità di risposta a seconda della situazione:
• definire le modalità di diffusione di comunicati informativi all’interno e all’esterno che l’azienda intende divulgare, indipendentemente da richieste specifiche (dichiarazioni periodiche, eventi particolari quali conferenze o presentazioni pubbliche, convegni, ecc.):
• definire un sistema di archiviazione delle richieste interne ed esterne e delle relative risposte dei comunicati all’interno ed all’esterno”.

Inoltre l’Azienda “favorisce la partecipazione di tutti i lavoratori a tutti i livelli dell’organizzazione e promuove la cooperazione in materia di sicurezza. Per fare ciò l’Azienda assicura la necessaria formazione ed il tempo necessario per ricoprire il proprio ruolo agli Rlsa”.

Si indica che i lavoratori “partecipano anche e non esclusivamente attraverso le riunioni periodiche in merito:

• alla valutazione dei rischi;
• a misure preventive/protettive (inclusi i DPI);
• a piani di emergenza ed evacuazione;
• all’organizzazione della formazione;
• a informazioni su:
  • sostanze e preparati pericolosi;
  • macchine;
  • impianti;
  • organizzazione e ambienti di lavoro;
• alla raccolta e alla trattazione, per l’eventuale adozione nell’ambito dei piani e programmi di miglioramento, anche nell’ambito delle riunioni periodiche, di osservazioni, commenti e proposte sulle misure preventive e protettive adottate, sull’organizzazione del SGI, sulle procedure e sui metodi di lavoro adottati;
• alla definizione/pianificazione delle azioni correttive/preventive conseguenti al manifestarsi di non conformità”.

Concludiamo segnalando che, oltre a fornire altre informazioni sui ruoli e le responsabilità, il documento Inail, riguardo al processo in esame, riporta anche le linee essenziali di un piano di comunicazione e gli indicatori di prestazione.

RTM

Scarica il documento da cui è tratto l'articolo:

Consulenza Tecnica Accertamento Rischi e Prevenzione Inail, Dipartimento DIT Inail, “ Linee di indirizzo SGI – AE. Sistema di gestione integrato salute sicurezza ambiente aziende energia”, a cura di Paolo Fioretti e Giambattista Zarrelli (Contarp Inail), Fabio Pera (DIT, Inail), Daniele Evaristo (Confindustria Energia), Donatella Giacopetti (Unem), Gianfranco Peiretti (IPLOM), Marco Lupi (Uiltec UIL), Stefano Ruvolo e Antonio Ingallinesi (Femca CISL), Domenico Celiento, Fabrizio Fantò e Stefano Pessina (Eni), Collana Salute e sicurezza, edizione 2021 (formato PDF, 4.03 MB).

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