Una preziosa informativa sul trattamento di dati personali

Il nuovo regolamento generale europeo sulla protezione dati personali ha imposto nuovi obblighi in termini di offerta di informazioni agli interessati, i cui dati possono essere raccolti e trattati. Ad esempio, il comitato europeo ha recentemente pubblicato un modello di informazione da utilizzare, quando l’interessato deve entrare in una zona video ripresa.

Durante un recente convegno a Bregenz, in Austria, in prossimità del punto di accoglienza di visitatori era installato un cartello, formato A3, che offriva una informativa ai visitatori, che ho ritenuto opportuno condividere con i miei lettori. Ho chiesto informazioni specifiche agli organizzatori della manifestazione, che mi hanno confermato che il testo era stato approvato dal Garante austriaco per la protezione dei dati personali.

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Si tratta di un aspetto assai importante, in quanto nel nuovo regolamento le esigenze di coordinamento dell’attività dei vari Garanti europei sono specificamente illustrate. In particolare, il regolamento afferma che, ove un’autorità Garante esprima un parere, tale parere si intende automaticamente valido per l’intera Europa. Ove un Garante di un altro paese europeo non condivida questo parere, può ricorrere al comitato europeo per la protezione dei dati personali, che agisce come organo dirimente, esprimendo un parere finale sull’argomento.

Siccome ad oggi non risulta che alcun Garante europeo abbia avanzato obiezioni a questo approccio, forse anche per mancanza di informazioni, raccomando ai lettori di adottare, ogniqualvolta possibile, questo schema di informazione.

Il problema che deve affrontare chi organizza un convegno oppure un congresso od anche una manifestazione generica, è legato al fatto che spesso vengono scattate numerose fotografie, durante gli eventi connessi alla manifestazione, sia per promozione su reti sociali, sia per promozione su mezzi di comunicazione di massa. In casi limitati, è possibile raccogliere una specifica autorizzazione da uno specifico interessato, ma è evidente che, in casi più generali, la raccolta di un consenso dai singoli interessati coinvolti non è proponibile. L’autorità Garante austriaca ha allora adottato un procedimento assai simile a quello che viene utilizzato, quando si deve offrire un’informazione sull’esistenza di impianti di videosorveglianza. Il cartello viene posto prima di entrare nella zona ripresa dalle telecamere e il fatto che l’interessato entri nella zona ripresa costituisce implicito consenso alla ripresa.

Restano ovviamente intatti tutti i diritti di cui gode l’interessato, come ad esempio il diritto di accesso, cancellazione, proibizione di trattamenti automatizzati e via di seguito.

L’informazione è bene che sia stampata su carta intestata, che permetta di identificare facilmente il titolare ed ecco la traduzione che offro ai lettori:

Informazioni afferenti a fotografie e registrazioni video

Il congresso della cultura di Bregenz scatta fotografie e riprende filmati durante questo evento.

Le fotografie ed i video potranno essere pubblicati per uso commerciale su supporti stampati e supporti elettronici-ad esempio, sul sito Web del titolare, su Facebook e altri social media.

Se non desiderate essere ripresi in fotografie o video, per favore informate la reception.

Come accennato in precedenza, il cartello è ben leggibile ed è posto in immediata prossimità del punto di registrazione dei visitatori alla mostra.

Raccomando a tutti i lettori, che si trovino in una situazione similare, di seguire un approccio simile a quello illustrato, che mi sembra abbinare correttamente le esigenze di tempestiva informazione e di possibilità di negazione del consenso alla ripresa.

Adalberto Biasiotti

Questo articolo è pubblicato sotto una Licenza Creative Commons.