Scopri cosa hanno in comune gli RSPP di 4 grandi aziende

Un’azienda oltre i 100 lavoratori che vuole gestire realmente la sicurezza si trova a dover fare fronte allo spreco di tempo dovuto a errori, perdita di documentazione, mancati aggiornamenti... L’utilizzo metodico di strumenti come excel o access soddisfa diverse esigenze, ma permangono i disagi dovuti al tempo necessario per riportare i dati nel computer ed eventuali errori di trascrizione.

Se poi i numeri aumentano, le criticità si amplificano in proporzione.

Presentiamo 4 casi reali nei quali l’ introduzione di un software sicurezza ha smascherato altrettanti sprechi (di tempo, di denaro o dovuti a errori): ascoltiamo, dall’esperienza di altrettanti RSPP com’era la situazione prima e dopo l’introduzione del software.

AUDIT INTERNI: TEMPI DI RICERCA DI INFORMAZIONI E DOCUMENTI

RSPP di azienda metalmeccanica, 300 lavoratori

PRIMA - Come azienda certificata e soprattutto per policy di gruppo, siamo soggetti a verifiche interne frequenti. In una di queste ricordo che mi chiesero di dare evidenza delle manutenzioni di una attrezzatura. Siamo una realtà produttiva complessa e nel caso in questione era un carroponte della zona carico-scarico. Infilate le scarpe e il gilet alta visibilità, siamo scesi in reparto: abbiamo dovuto interrompere il manutentore al lavoro, che frettolosamente ci ha messo in mano due raccoglitori con i rapportini cartacei dove vengono registrati meticolosamente tutti gli interventi. Tornati in ufficio abbiamo cercato i rapportini del carroponte, in mezzo a moduli di matricole non più in uso.

Da quando mi era stata fatta la domanda erano passati 40 minuti e non avevamo ancora finito di ricostruire gli interventi degli ultimi 2 anni. Se fosse stata una verifica ispettiva avremmo preso sicuramente una segnalazione.

• Tempo impiegato: 40 minuti
• Documentazione: incompleta

OGGI - Non devo neppure infilarmi le scarpe. Direttamente dall’ufficio, con il computer davanti, apro l’elenco delle attrezzature, filtro quelle attive, clicco su una qualsiasi di queste e apro lo storico delle attività.

• Tempo impiegato: 2 minuti
• Documentazione: allegata all’attrezzatura

IRREGOLARITÀ SU FORMAZIONE E SORVEGLIANZA SANITARIA

RSPP di azienda manifatturiera, 450 lavoratori

PRIMA - Scegliendo a caso un nome tra i nostri lavoratori e controllandone lo stato dal punto di vista formativo e delle visite secondo protocollo sanitario, statisticamente avevamo tra il 15 e il 20% di errori.  Scadenze non rispettate, cambi mansione non considerati, rientri da malattia o infortunio, modifica dei rischi della mansione…i fattori sono davvero tanti, senza considerare il problema di gestire quotidianamente sostituzioni in linea, considerando prescrizioni e limitazioni. Informazioni che non sempre erano facilmente a disposizione del preposto.

• Errori: 15-20%

OGGI - Il bello di un software è che è inflessibile. Il fatto di dover semplicemente mettersi d’accordo sul nome delle mansioni e collegarle all’anagrafica del gestionale paghe, ad esempio, ha risolto il problema di contestazioni in caso di presunte malattie professionali collegabili alle attività svolte. Non solo: avendo on-line idoneità e limitazioni di ogni lavoratore, ci siamo accorti che c’era più di qualche caso in cui il rischio non ammetteva la possibilità che quel dipendente operasse proprio li.

• Errori: < 0,1%

DPI: RIDONDANZE E DISTRIBUZIONE NON CONTROLLATA

RSPP di azienda manifatturiera, 6 stabilimenti in Italia

PRIMA - Era 3 anni che cercavamo di ottimizzare l’acquisto dei DPI per poter fare economia di scala. Con 6 stabilimenti e altrettanti DVR in file indipendenti, lavorazioni simili ma mansioni con nomi e attività differenti, avevamo numerosi DPI con caratteristiche simili ma da fornitori diversi: a meno di leggersi un documento alla volta, era impossibile riuscire a stilare un elenco univoco dei dispositivi necessari, senza sovrabbondanze e con la certezza di rispondere a quanto previsto dal DVR.

Inoltre la distribuzione avveniva tramite erogatori automatici e, nonostante si utilizzassero badge personali, riscontravamo in reparto utilizzi non conformi da parte di lavoratori.

• Codici DPI a magazzino: 173
• Anomalie nei DPI utilizzati dai lavoratori: 25%

OGGI - Conosciamo l’elenco esatto e univoco dei dpi necessari e abbiamo la certezza che i lavoratori utilizzino quelli previsti dal DVR.

Il software per realizzare DVR ha la libreria dei DPI filtrabile per tipologia e fornitore ma soprattutto collegata alle analisi dei rischi. Poiché tutti i documenti di valutazione dei rischi sono realizzati appoggiandosi su anagrafiche uguali (es. nomi mansione, fasi di lavoro, etc..) possiamo isolare i DPI necessari ed evidenziare doppioni di fornitori differenti.

Ciliegina sulla torta: utilizzando un software per la gestione del personale è stato un attimo decidere di far dialogare i due sistemi allineando anagrafica lavoratori, dpi assegnati, numero di badge. In questo modo al distributore automatico, il lavoratore trova solo i dpi adatti alla sua mansione, senza possibilità di errore.

• Risparmio preventivato nell’acquisto 2017: - 30 %
• Consumo al distributore: - 25% *
• Codici DPI a magazzino: -50%

* i lavoratori di questa azienda non subiscono alcun tipo di segnalazione per un consumo eccessivo, anzi sono incentivati a cambiare DPI se non in perfette condizioni.

CHECK-LIST LABORIOSE E INUTILI

Responsabile stabilimento di azienda produttiva, circa 400 dipendenti

PRIMA - Il miglior modo per fare prevenzione è sensibilizzare i lavoratori a un reciproco controllo delle buone pratiche. Ma se si usano moduli cartacei, il problema non è solo l’accumulo di carta ma anche la lentezza nel gestirla. Per aggiornarla, ad esempio noi dovevamo sostituire centinaia di copie in uso presso ogni reparto e informare i colleghi di stamparsi l’ultima versione. Inoltre era necessario il lavoro di un collega part-time per trasferire i dati in computer e poterli analizzare, attività regolarmente subordinata ad altre con il risultato che quasi tutte le informazioni rimanevano in realtà inutilizzate. Morale della favola: la check-list di controllo era la stessa di 6 anni fa, quando invece la nostra azienda era cambiata moltissimo.

E soprattutto, se fosse stato segnalato un problema grave, in quanto tempo me ne sarei accorto e avrei potuto risolverlo?

• Check-list aggiornata a 6 anni prima
• Tempi di analisi: 1,5 gg
• Tempo di trasformazione in attività di calendario: anche fino a 6 mesi

OGGI - La possibilità di usare un software per compilare on-line un modulo, direttamente sul posto, ci ha rivoluzionato il modo di fare prevenzione. Inoltre check-list già pronte per la verifica della cogenza legislativa: sono sicuro di rispondere ai requisiti obbligatori richiesti dalla legge

• Check-list aggiornata all’ultimo mancato infortunio o modifica del dvr
• Tempo di aggiornamento: 1 minuto
• Tempo di sostituzione delle copie presenti: immediato
• Tempo di imputazione dei dati: immediato
• Errori di trascrizione: nessuno
• Tempi di analisi: immediato (utilizzando grafici già a disposizione)
• Tempo di trasformazione in attività di calendario: immediato

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Le medio-grandi aziende si trovano quindi ad un certo punto della loro esistenza a valutare l’acquisto di un software sicurezza. Questo, come tutte le spese aziendali è soggetto a una considerazione costo-beneficio che come abbiamo dimostrato in questi 4 esempi è possibile misurare anche per la sicurezza. Ma non tutti i software sono uguali.

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