Prescrizioni legali: indicazioni per una corretta gestione

Le norme per l’implementazione dei sistemi di gestione per l’ambiente (in accordo con la UNI EN ISO 14001:2015) o per la sicurezza e salute dei lavoratori (BS OHSAS 18001:2007) riportano indicazioni specifiche legate alla gestione degli adempimenti normativi e aggiuntivi.

Nello specifico, la recente UNI EN ISO 14001:2015 parla di “Obblighi di conformità” e “Valutazione della conformità”.

Le suddette norme tecniche prevedono che un’organizzazione:

1. si doti di un elenco di prescrizioni legali a cui l’organizzazione stessa deve adempiere in quanto inserita in un determinato contesto geografico che prevede norme specifiche;
2. si doti di un elenco di prescrizioni aggiuntive a cui deve adempiere, a volte su richiesta di uno o più clienti;
3. verifichi periodicamente il rispetto delle prescrizioni identificate.

La predisposizione dell’elenco e la verifica non possono essere attività una tantum ma richiedono uno sforzo costante per:

1. individuare le nuove norme che possono aggiungere, modificare o abrogare le prescrizioni in essere;
2. verificare periodicamente l’applicabilità delle norme a seguito di modifiche dell’attività o della struttura aziendale;
3. verificare periodicamente il rispetto delle prescrizioni e adottare misure per non infrangerle.

L'approccio più comune adottato dalle imprese al fine di adempire ai requisiti sopra indicati, consiste nella creazione di un elenco di norme e/o di uno scadenzario che cristallizza le prescrizioni al momento della sua creazione e demanda la dinamicità dei controlli all’operatività di un tecnico.

Le norme, tuttavia, parlano di prescrizione e non di riferimento legislativo. Per esempio, l’elemento da considerare non è il D.Lgs. 81/2008, ma l’obbligo di designazione dell’RSPP di cui all’art. 17 comma 1 lettera b.

Creare un elenco delle prescrizioni legali (EPL) significa, pertanto, estrarre dalle norme vigenti le specifiche singole prescrizioni a cui l’azienda deve adempiere e verificarne il puntuale adempimento.

L’ampiezza del corpo normativo e la sua dinamicità impongono sforzi enormi alle risorse interne e ai consulenti per estrarne tali prescrizioni, verificarne l’applicabilità e l’applicazione. Sforzi che, per i consulenti, si moltiplicano, dovendo personalizzare gli elenchi di applicabilità delle stesse in base alla specificità di ogni azienda seguita.

AimSafe propone un database completo ed aggiornato di prescrizioni legali (con il testo della norma e indicazioni per il suo adempimento) che, collegato al modulo prescrizioni, permette di gestire gli adempimenti normativi in modo semplice, esaustivo e rapido.

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Ogni attività di verifica potrà essere registrata, in modo che le relative scadenze vadano ad integrare il sistema di segnalazione disponibile anche tramite e-mail.

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