Come ottimizzare il lavoro del SPP

In vigore da luglio scorso, la prassi di riferimento UNI/PdR 87:2020 (ricordiamo che non è attualmente Norma) aiuta gli SPP a migliorare le proprie prestazioni professionali, secondo quanto previsto dall’art. 33 del dlgs n. 81/2008.

Guida passo passo la consapevolezza di tutte le parti aziendali, individuando le varie attività essenziali e aiutando a pianificarle, organizzarle, programmarle, gestirle nel proprio contesto organizzativo.

Contestualmente pone l’accento su due concetti essenziali nel lavoro del SPP:

1. I vantaggi di lavorare per processi
2. L’importanza di salvaguardare il tempo

Le premesse

L’ UNI/PdR 87:2020 affronta il tema suddividendolo in 3 step:

1. Individua con chiarezza i 6 processi, le 9 aree di intervento del Servizio di Prevenzione e Protezione, le attività tipiche del Servizio e i relativi compiti
2. Introduce l’approccio per processi e il ciclo di Deming
3. Fornisce indicazioni relative alla stima dell’impegno previsto, in giorni uomo annui, per svolgere le attività programmate sulla base della grandezza dell’azienda in questione e del suo livello di rischio.

Facciamo alcune considerazioni su quanto trasmesso, in particolare sui vantaggi impliciti, sull’importanza del ciclo di Deming e sull’importanza del tempo di valore.

I 5 vantaggi del lavorare per processi

Perché passare a un’organizzazione per processi? Perché contribuisce a garantire una maggiore efficacia ed efficienza nello svolgimento delle attività del SPP, permettendo una gestione sistemica delle stesse e un miglioramento continuo in termini prestazionali e di livelli di sicurezza.

In particolare, lavorare per processi fornisce:

1. vero valore aggiunto: ottimizza tempi, costi, e prestazioni per la sicurezza nei luoghi di lavoro, anziché fermarsi a carta e burocrazia
2. maggiore chiarezza delle variabili: sono chiari a tutti, senza fraintendimenti o equivoci, ambiti di intervento, attività, risorse, tempi, ruoli e dei compiti e quindi
3. maggiore responsabilizzazione e consapevolezza nello svolgimento delle proprie attività
4. maggiore trasparenza tra tutti i protagonisti: migliora il confronto tra SPP, DL e le altre figure del sistema di prevenzione interno (medico competente, RLS, lavoratori, dirigenti, preposti, ecc.)
5. maggiore efficacia in tutte le fasi: dalla pianificazione alle fasi di attuazione, controllo e verifica delle misure di prevenzione e protezione e delle misure generali di tutela.

I 6 processi fondamentali HSE e il ciclo di Deming

La prassi cita chiaramente il Ciclo di Deming come base essenziale su cui impostare il miglioramento continuo aziendale. Addirittura i 6 processi fondamentali individuati dalla prassi e le relative attività sono organizzati concettualmente seguendo le fasi Plan Do Check Act

Tempo previsto e tempo di valore

La terza parte della prassi fornisce indicazioni relative alla stima dell’impegno previsto per svolgere le attività programmate sulla base della grandezza dell’azienda in questione e del suo livello di rischio. Attraverso una matrice che mette in relazione dimensione aziendale, livello di rischio ed eventuali particolarità in cui contestualizzare il calcolo, è fornita una stima dell’impegno minimo previsto, suddiviso in 4 livelli

1. Non inferiore a 10 gg-persona
2. Non inferiore a 50 gg-persona
3. Non inferiore a 100 gg-persona
4. Continuativo

Al di là del tempo ipotizzato, una riflessione fondamentale per un SPP è capire se le ore spese sono impiegate in:

• attività di scarso valore aggiunto come: trascrizione o inserimento dati da cartaceo, ricerca o copia di dati da fonti diverse, recupero di file dispersi, correzione errori…
• attività di alto valore aggiunto, come: analisi del rischio, sopralluoghi e audit di verifica, interpretazione dei dati, definizione e programmazione delle attività, delega, gestione del team…

Troppo spesso infatti l’SPP si trova a esercitare il proprio ruolo in maniera non ottimizzata, sprecando ore preziose in attività che potrebbe evitare, ridurre, automatizzare o delegare.

Risolvo® lo strumento per migliorare i processi HSE

Risolvo® è il software cloud nato per gestire la salute e la sicurezza in azienda. Attraverso le diverse funzioni aiuta il servizio SPP a ottimizzare le proprie attività, applicando naturalmente le indicazioni dell’UNI in base ai 6 processi individuati. In particolare supporta HSE e RSPP attraverso:

• Integrazione sistemica del ciclo di Deming
• Aggiornamento legislativo
• Automatizzazione delle attività ripetitive
• Condivisione delle informazioni in azienda
• Coinvolgimento dei diversi attori in base ai ruoli

Scarica qui l’approfondimento RISOLVO e UNI-PDR 87-2020