Omissione dei libri paga e matricola: ulteriori chiarimenti Inail

La Direzione Centrale Rischi dell’Inail ha pubblicato nella sezione istruzioni operative, una nota di chiarimenti in merito alle sanzioni nel caso di omessa istituzione ed esibizione dei libri paga e matricola previste dalla Legge Finanziaria 2007 che si aggiunge alla nota dell’11 aprile 2007 con la quale sono state dettate istruzioni riguardo alla previsione contenuta nella Legge Finanziaria del 2007 che ha riformulato il quadro sanzionatorio nelle ipotesi di omessa istituzione ed omessa esibizione dei libri regolamentari.

Riportiamo alcuni dei brani più significativi rimandando alla lettura integrale della circolare per maggiori approfondimenti.

In merito alla corretta interpretazione della nuova disciplina è intervenuto il Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale dapprima con la Lettera Circolare del 29 marzo 2007 e, successivamente, con la Lettera Circolare del 22 maggio, con le quali ha fornito indicazioni anche sulla modalità di tenuta dei libri regolamentari di matricola e di paga.

In particolare, è stato ribadito il principio della unicità dei libri obbligatori, introdotto dal Testo unico approvato con DPR n. 1124/1965, confermando quanto già previsto in merito al libro matricola con la nota del 16 dicembre 2004: “Modalità di tenuta dei libri paga e matricola”. Detto principio, è applicabile non soltanto quando l’attività di un’azienda si svolga su più unità produttive, ma anche quando consista in attività di breve durata caratterizzate da mobilità o svolte in sedi con pochi lavoratori e prive di adeguata attrezzatura amministrativa (ad es.: settori dell’edilizia e dell’impiantistica).

Quindi, in tali casi - al fine di conciliare esigenze di semplificazione con quelle di controllo da parte del personale ispettivo e, pertanto, osservare le disposizioni normative secondo cui “il libro di paga e quello di matricola debbono essere presentati nel luogo in cui si esegue il lavoro, ad ogni richiesta, agli incaricati dell’Istituto assicuratore: a tal fine i libri non possono essere rimossi, neanche temporaneamente, dal luogo di lavoro” - è consentito tenere sul luogo di lavoro delle semplici fotocopie del libro di matricola e di paga dichiarate conformi all’originale secondo le modalità già indicate nelle istruzioni dell’11 aprile 2007.

In merito alla possibilità di dichiarare la conformità agli originali concessa al datore di lavoro, il citato Dicastero ha precisato nella recente Lettera Circolare del 22 maggio 2007 che detta prerogativa è concessa anche nel caso in cui il datore di lavoro medesimo conservi egli stesso gli originali dei libri regolamentari, pur affidandosi al professionista abilitato per tutti o per alcuni adempimenti legati alla gestione del rapporto di lavoro e anche nel caso in cui non abbia comunicato preventivamente alla Direzione Provinciale del Lavoro le generalità del professionista al quale è stato affidato l’incarico di tenere i libri obbligatori, nonché il recapito dello studio dove sono reperibili i libri medesimi.

OMESSA ISTITUZIONE/ OMESSA ESIBIZIONE DEI LIBRI OBBLIGATORI

Ad integrazione di quanto detto al riguardo nella precedente nota di istruzioni diramata dalla Direzione Centrale Rischi dell’Inail dell’11 aprile 2007, L’Inail precisa quanto segue.

L’illecito di omessa istituzione dei libri obbligatori si configura solo in relazione all’originale dei libri di matricola e paga e si ha nell’ipotesi in cui il datore di lavoro:
   -     sia del tutto sprovvisto dei libri obbligatori
   -     abbia in uso libri obbligatori non vidimati
   -      abbia in uso copie (fotostatiche o per estratto) non dichiarate conformi all’originale; questa ipotesi configura l’illecito di omessa istituzione dei libri solo nel caso in cui, da ulteriori           accertamenti, si appuri la mancanza in altro luogo di lavoro o presso lo studio del professionista dei documenti regolarmente vidimati
   -     abbia in uso copie (fotostatiche o per estratto) dichiarate conformi all’originale, ma sia successivamente accertata l’inesistenza dei libri regolamentari originali.

In merito all’illecito di omessa istituzione dei libri obbligatori, la circolare ministeriale chiarisce che si tratta di un illecito istantaneo con effetti permanenti, in quanto l’obbligo di istituire i libri regolamentari insorge immediatamente prima della messa in uso degli stessi, che coincide con la data di inizio delle prestazioni lavorative da parte dei lavoratori soggetti all’obbligo assicurativo. Quindi, rispetto a detto illecito trova applicazione la sanzione amministrativa in vigore al momento della commissione dello stesso (sanzione da € 4.000 a € 12.000 se l’obbligo della messa in uso dei libri obbligatori decorre dall’1.1.2007).

Per quanto riguarda, invece, l’illecito di omessa esibizione ovvero rimozione dei libri obbligatori, così come descritto nella citata nota dell’11 aprile u.s., la circolare ministeriale chiarisce che rientrano in questa tipologia di illecito le ipotesi in cui:
   -     il datore di lavoro abbia in uso copie (fotostatiche o per estratto) non dichiarate conformi all’originale, ma sia accertata l’esistenza in altro luogo di lavoro o presso lo studio del           professionista dei documenti regolarmente vidimati
   -     siano rinvenuti, nel corso dell’accertamento ispettivo, libri non vidimati, ma sia comunque accertata l’esistenza in altro luogo di lavoro o presso lo studio del professionista dei           documenti regolarmente vidimati .

Infine, la nota Inail chiarisce che, l’eventuale accertamento circa l’assenza della documentazione obbligatoria nonché di ogni altra documentazione utile ai fini della verifica della regolarità dei rapporti di lavoro (le comunicazioni obbligatorie quali la comunicazione preventiva di assunzione, la denuncia nominativa degli assicurati - DNA, ovvero la lettera di assunzione con l’indicazione degli estremi di registrazione sul libro matricola e sul libro paga), deve tenere conto dei tempi tecnici strettamente necessari perché tale documentazione possa essere portata in visione al personale ispettivo sul luogo di lavoro, tempi che non possono protrarsi oltre il tempo di permanenza del personale di vigilanza in azienda.

Link alla nota della Direzione Centrale Rischi dell’Inail per gli abbonati alla Banca Dati di PuntoSicuro.