Trasferta costosa è eguale a trasferta sicura?

Trasferta costosa è eguale a trasferta sicura?

Un’azienda è responsabile della sicurezza dei propri dipendenti in trasferta: alcuni aspetti afferenti alla scelta dei mezzi di trasporto, degli alloggi e di altri elementi, che possono contribuire ad aumentare la sicurezza dei viaggiatori in trasferta.

Richiamo l’attenzione dei lettori sul fatto che esiste un’associazione, la GTBA, che riunisce i travel manager di grandi aziende, che hanno il preciso incarico di organizzare al meglio le trasferte dei dipendenti.

Negli ultimi tempi questo scenario è cambiato in maniera significativa per tutta una serie di motivi, che riepiloghiamo brevemente.

Tutti sanno che, soprattutto a causa dell’aumento dei costi dell’energia, oggi i costi dei trasporti sono cresciuti in maniera significativa; parimenti, sono cresciuti i costi degli alloggi.

La presenza di infezioni da covid, che sono più o meno gravi in diversi paesi, si veda ad esempio la Cina, impone delle significative limitazioni al viaggio, che possono essere talvolta prese in considerazione prima di iniziare il viaggio, ma potrebbero verificarsi all’improvviso, a viaggio già avviato.

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La instabilità politica di alcuni paesi è un altro aspetto oltremodo importante, che ha influenza sulla sicurezza del viaggiatore e l’affidabilità del viaggio.

Infine, come diverse compagnie aeree hanno già dimostrato, la insufficienza di personale addetto al trasporto ha portato ad una limitazione del numero dei voli e, di conseguenza, ad un aumento dei costi. Sono oggi molte le compagnie aeree che, per recuperare una parte dei costi, rendono disponibili più facilmente posti in classe business, che in classe economica.

Nel documento allegato sono riportati gli incrementi di costo dei biglietti aerei e dell’alloggio in albergo, che mettono in evidenza come la programmazione di una trasferta rappresenti oggi un impegno non indifferente, che non tutte le aziende sono in grado di fronteggiare in modo corretto.

Ad esempio, la scelta di un albergo ad un prezzo contenuto e piuttosto distante dal centro potrebbe poi comportare spese significative di trasporto locale, per consentire al viaggiatore di raggiungere il luogo dove la sua opera viene richiesta.

Ecco perché oggi la pianificazione di una trasferta rappresenta un aspetto significativo, che richiede una specifica professionalità.

Ad esempio, sta diventando ormai comune attribuire un doppio significato all’acronimo WFH, che normalmente significa work from home, ma che negli ultimi tempi ha cambiato significato traducendosi in work from hotel.

A questo proposito, sull’esperienza di chi scrive, è importante accertarsi che gli alberghi selezionati dispongano di collegamenti Wi-Fi ad alta velocità, per evitare che il lavoro dalla camera di albergo sia poco fruttuoso, per le frequenti interruzioni o anomalie del collegamento via radio con il cliente.

Ecco perché oggi bisogna affrontare il mondo delle trasferte con una mentalità decisamente più elastica, cercando ad esempio di combinare più incontri nell’ambito di un medesimo viaggio.

Ma altri aspetti stanno diventando sempre più impegnativi, come ad esempio la pianificazione coordinata del viaggio e dell’alloggio.

I numerosissimi problemi che hanno lamentato i passeggeri di molte compagnie aeree, in molti aeroporti, hanno fatto sì che delle trasferte, apparentemente ben pianificate, siano state rivoluzionate, per la impossibilità, da parte del viaggiatore, di raggiungere l’albergo prenotato nella fascia di tempo consentita.

Ecco perché la attrattiva delle tariffe di albergo fisse, senza possibilità di rimborso, in caso di cambio di programma, deve essere messa a confronto con la possibilità che un cambio di programma possa portare alla totale perdita dell’importo pattuito.

Un consiglio importante, per molti responsabili del servizio prevenzione protezione di aziende medie e grandi, è questo: verificate la dimensione dell’impegno aziendale, in termini di trasferte e budget relativo, per vedere se si potrebbe giustificare l’assistenza da parte di un travel manager, che è dotato di specifica esperienza e può quindi ottimizzare i costi della trasferta, migliorare l’affidabilità del viaggio ed infine accrescere in modo significativo la sicurezza del viaggiatore!

Per approfondimenti, si rimanda il lettore al documento: Global Business Travel Forecast 2023         

Adalberto Biasiotti

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