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Quale "data certa" per il Documento programmatico sulla sicurezza?
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Visti i molteplici dubbi e quesiti posti in questi ultimi giorni in merito all’applicazione della data certa al Documento Programmatico sulla Sicurezza, si precisa*: - che tale onere veniva applicato esclusivamente al documento previsto all’art. 1 della Legge 325 del 2000, contenente un’esposizione sintetica delle esigenze tecniche ed organizzative che hanno reso necessario avvalersi, per le misure minime, di un termine più ampio rispetto a quello del 29 marzo 2000;
Lo stesso Garante ha comunicato nel Settembre del 2000 all’interno del Bollettino N. 14 la raccomandazione di non confondere il Documento Programmatico della Sicurezza (Regolamentato dal D.P.R. N. 318 del 1999) con il documento di cui all’art. 1 della Legge 325 del 2000.
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I contenuti del art. 1 della Legge 325 del 2000, successivamente sono stati recepiti al comma 2 dell’art. 180 del D.Lgs. N. 196 del 30 giugno 2003 (Testo Unico sulla Privacy), di cui si riporta di seguito, brevemente il testo:
“Il titolare che alla data di entrata in vigore del presente codice dispone di strumenti elettronici che, per obiettive ragioni tecniche, non consentono in tutto o in parte l'immediata applicazione delle misure minime di cui all'articolo 34 e delle corrispondenti modalità tecniche di cui all'allegato B, descrive le medesime ragioni in un documento a data certa da conservare presso la propria struttura.”
Pertanto, visti i fatti e gli estremi normativi si ritiene sottolineare che il Documento Programmatico della Sicurezza non va redatto in data certa, salvo libera volontà del Titolare del Trattamento dei Dati.
Di seguito si riporta, un elenco non esaustivo, già pubblicato dal Garante nel Bollettino N. 14 del Settembre 2000, dei possibili strumenti per adottare la Data Certa, per sottolineare la non obbligatorietà esclusiva del Timbro Postale sul DPS:
a) ricorso alla c.d. "autoprestazione" presso uffici postali prevista dall'art. 8 del D.Lgs. 22 luglio 1999, n. 261, con apposizione del timbro direttamente sul documento avente corpo unico, anziché sull'involucro che lo contiene;
b) in particolare per le amministrazioni pubbliche, adozione di un atto deliberativo di cui sia certa la data in base alla disciplina della formazione, numerazione e pubblicazione dell'atto;
c) apposizione della c.d. marca temporale sui documenti informatici (art. 15, comma 2, legge 15 marzo 1997, n. 59; D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513; artt. 52 ss. D.P.C.M. 8 febbraio 1999);
d) apposizione di autentica, deposito del documento o vidimazione di un verbale, in conformità alla legge notarile; formazione di un atto pubblico;
e) registrazione o produzione del documento a norma di legge presso un ufficio pubblico.
*A cura di Paolo Foti, socio Aifos.
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