Gestione appalti, convertire le criticità in opportunità di miglioramento

Uno degli argomenti di continua attualità nel mondo della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro è la gestione degli appalti. Gestire i lavori in appalto, infatti, soprattutto per quanto riguarda le grandi aziende, è un lavoro tanto importante quanto delicato. Ne abbiamo avuto conferma anche durante la Fiera Ambiente Lavoro 2022 in quanto diverse realtà aziendali hanno manifestato il loro interesse rispetto questo tema e, di conseguenza, rispetto la possibilità di avere un aiuto concreto per semplificare il più possibile alcuni passaggi complessi e laboriosi della gestione degli appalti.

Coordinare e dirigere i lavori, infatti, impiego molto tempo e molte forze, in modo particolare nel momento in cui gli appaltatori che hanno la necessità di entrare all’interno dei perimetri di lavoro delle aziende sono più di uno. La coordinazione e la direzione di un appalto necessita una grande attenzione rispetto una moltitudine di aspetti che, necessariamente, devono essere avviati ed indirizzati tutti in modo preciso ed organizzato, dal contatto del fornitore, allo scambio documentale, fino alla realizzazione in sicurezza delle operazioni.

Proprio lo scambio documentale è un punto focale nella gestione degli appalti in quanto una continua verifica dei documenti tecnico-professionali, nonché degli accessi alle aree interessate, sta alla base di una direzione coordinata dell’appalto stesso. In un appalto di media complessità sono necessari, a volte, più di una decina di documenti aziendali (ad esempio il DURC, la Visura Camerale, il DVR, la lettera di nomina del Medico Competente ed altri ancora) ai quali vanno poi ad aggiungersi anche i documenti dei singoli lavoratori che avranno il compito di eseguire i lavori.

Stiamo parlando di una mole documentale non indifferente, la cui gestione non è più demandabile ad un semplice scambio di mail ed è per questo motivo che è necessaria una pianificazione quanto più organizzata possibile per quanto concerne raccolta e validazione di tale quantitativo di documenti di accesso ai cantieri.

Da questa raccolta documentale ne scaturisce poi un’ulteriore importante attività che riguarda la validazione della conformità dei documenti stessi e la conseguente generazione di una sorta di “scadenziario”. Si provi a pensare di dover gestire un appalto che richiede una ventina o più di documenti da controllare e che l’appaltatore invii solamente parte di tutti questi documenti. Senza una gestione delle scadenze con la quale avere un alert relativo alla documentazione menante o incompleta l’appalto risulterebbe bloccato.

Ci scontriamo ogni giorno con questo tipo di problematiche e per semplificare il lavoro ai nostri clienti per quanto concerne l’organizzazione in modo meticoloso ed efficace degli appalti consigliamo l’uso del software Risolvo il quale ha recentemente implementato un nuovo modulo “Gestione Appalti” con il quale si possono programmare le attività di consegna documentale coinvolgendo direttamente le ditte esterne.

Con il Software Risolvo diamo la possibilità alle aziende di creare una lista di documenti da richiedere agli appaltatori fornendo anche delle notifiche e dei promemoria totalmente automatici sia alla ditta committente sia alle ditte terze, evitando così al RSPP o ai suoi collaboratori di dover sollecitare in continuazione la documentazione mancante. A corredo di questo la funzione “Gestione Appalti” del software permette di controllare gli accessi al cantiere con un solo click direttamente dal pannello di controllo visualizzando se l’azienda che si è presentata per eseguire i lavori risulta essere tra gli appaltatori delegato allo svolgimento delle attività e se questi risultano in regola con la documentazione.

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