5 fasi succhia-tempo nella formazione, informazione, addestramento

Gestire il processo di formazione, informazione e addestramento richiede precisione e tempo.

Spesso però ci sono fasi di questo processo che risucchiano più tempo del necessario: decine di corsi e relativi aggiornamenti, assenze non programmate, verifiche di efficacia, cambi di mansione, introduzione di nuove attrezzature, segnalazioni o near miss.. moltiplichiamo tutto questo per ogni lavoratore e abbiamo una idea approssimativa della quantità di dati da gestire.

Se non organizzati, standardizzando, automatizzando, archiviando ordinatamente tutto ciò che è possibile, queste fasi costituiscono delle vere e proprie voragini di tempo.

Non solo! Espongono l’azienda anche a imprecisioni o omissioni sanzionabili, seppure involontarie (si calcola che, assieme alla sorveglianza sanitaria, costituiscano dal 15 al 20% degli errori rilevabili in una azienda).

Guardiamole assieme.

1.    Progettare e tenere aggiornato il piano

L’azienda “predispone un piano annuale di informazione, formazione ed addestramento in tema di SSL”. La formazione dei lavoratori deve essere progettata in funzione: 

- “dei rischi generali e specifici individuati con la Valutazione dei Rischi; 

- delle caratteristiche degli ambienti di lavoro; 

- degli obblighi derivanti dalle normative vigenti in materia di SSL; 

- di quanto eventualmente emerso da precedenti attività formative, a seguito verifiche di efficacia della formazione svolta”.

Il piano inoltre “dovrà essere aggiornato in occasione di:

- aggiornamento del DVR;

- nuove valutazioni di rischio;

- mutamenti organizzativi, introduzione di nuove sostanze e/o preparati, introduzione di nuove attrezzature/impianti, trasferimenti e/o cambiamenti di attività e ruoli, variazioni di sedi, introduzione o variazione delle normative”.

• Quale strumento utilizzi per avere sotto controllo il piano della formazione annuale (word, xls, software..)? In quante persone devono utilizzarlo (moltiplicando i rischi di possibili errori)?
• Chi si occupa della programmazione e realizzazione dei corsi (es. segreteria / ufficio risorse umane) è ben coordinato con il SSL (nuove assunzioni, cambi di mansione, assenze non programmate, registrazione dei corsi e comunicazione a RSPP/Preposti)?

2.    Svolgere la verifica dell’efficacia

È sempre in capo all’azienda, l’obbligo non solo di organizzare i corsi, ma anche di verificare quanto questi sono stati efficaci, attraverso test, questionari o colloqui fatti a distanza di tempo. Queste verifiche di efficacia possono dare anche una misura della qualità dei docenti utilizzati.

• La verifica di efficacia va registrata a posteriori, per ciascun lavoratore e ciascun corso. Come la effettui? Come la registri?

3.    Organizzare e registrare l’addestramento

Nella normale quotidianità delle aziende, spesso la formazione e l’addestramento vengono confuse impropriamente. In realtà l’addestramento rappresenta un affiancamento vero e proprio durante le fasi di lavoro per fare in modo che il lavoratore effettui le singole operazioni come previsto. Non prevede attestati, ma è necessario registrarlo per poterlo dimostrare. Inoltre “va erogato da parte di persona esperta direttamente sul luogo di lavoro” (sono quindi esclusi addestramenti multi azienda!).

Il datore di lavoro, infatti, in collaborazione con l’RSPP “predispone sia uno specifico addestramento per i lavoratori neo-assunti che per ogni addetto a seguito di cambiamento di mansioni e/o all’introduzione di nuove macchine, attrezzature e DPI. L’attività di addestramento deve essere opportunamente registrata nel libretto personale in quanto è considerata attività formativa a tutti gli effetti”.

• Sei certo che l’addestramento programmato sia coerente e sufficiente in base alla valutazione dei rischi? Come lo tieni aggiornato secondo le modifiche al DVR, near miss, segnalazioni o altro? Come registri l’addestramento svolto? Hai modelli già pronti (es. modello di incontro, scheda dell’informazione/formazione per mansione …) ?

4.    Informare davvero

Informare i lavoratori significa creare occasioni ad hoc e/o consegnare materiale realizzato appositamente per essere compreso e utilizzato da qualsiasi lavoratore. Fare informazione sugli agenti chimici, ad esempio, non significa semplicemente mettere a disposizione le Schede di Sicurezza del fornitore (obbligo di legge!) ma creare delle sintesi chiare e comprensibili anche dal neoassunto.

L’azienda deve provvedere affinché ciascun lavoratore riceva una adeguata informazione:

• sui rischi per la sicurezza dell’Azienda;
• sulle misure e le attività di protezione e prevenzione adottate;
• sui rischi specifici cui il lavoratore è esposto in relazione all'attività svolta (sostanze chimiche, macchine, impianti...);
• sulle procedure aziendali che riguardano le emergenze ed il primo soccorso;
• sulla composizione del Servizio di Prevenzione e Protezione;
• sul SGSL adottato e i suoi aggiornamenti.

• Hai predisposto schede di sintesi o altro materiale su rischi di mansione o di area, agenti chimici, macchine..? Come li tieni aggiornati? Come vengono consultati dai lavoratori?

5.    Tenere aggiornati i documenti

Che siano documenti probanti (da estrarre con prontezza durante una visita ispettiva!) o documenti organizzativi ( es. il grande file xls con tutti i corsi e i lavoratori dove segni le date di svolgimento!) tenerli aggiornati è un grande dispendio di tempo, considerata la moltitudine di dati!

L’Azienda infatti è chiamata “ad istituire un registro delle attività di informazione e formazione svolte in cui sono riportati i nominativi dei lavoratori partecipanti, la data di svolgimento e la sua durata, il tipo di intervento e l’ente/struttura erogatrice dell’intervento stesso”.

Tra le altre cose è necessario predisporre, e mantenere aggiornato, il libretto di informazione e formazione personale del lavoratore in cui sono riportate tutte le attività alle quali il lavoratore ha partecipato.

• Come e dove archivi i documenti probanti (es. registri, attestati etc..)? Sono facili da consultare in caso di verifiche?
• Quanto tempo impieghi nel tenere aggiornati i libretti formativi di ogni lavoratore, in base ai corsi svolti nell’anno? 

Risparmiare tempo e aumentare la precisione

Se desideri rendere più efficiente il processo di gestione della formazione, informazione e addestramento, e quindi risparmiare tempo e diminuire errori e imprecisioni, consulta i seguenti approfondimenti:

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