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Un applicativo per creare l’informativa sulla privacy

Una deplorevole tecnica, adottata da molti titolari, fa’ riferimento alla messa a disposizione dell’interessato di informazioni, circa il trattamento dei suoi dati, assolutamente incomprensibili; l’autorità garante britannica aiuta i titolari in buona fede ad elaborare un’informazione sintetica e facilmente intelligibile.

Un pannello di informativa, oppure una pagina su un sito Web, deve obbligatoriamente informare l’interessato circa l’uso che dei suoi dati verrà fatto da parte del titolare del trattamento.

Spesso la differenza fra la buona fede di un titolare ad un altro appare con chiarezza, leggendo il pannello di informazione. Un pannello oltremodo lungo e complesso, scritto da azzeccagarbugli, scoraggia l’interessato, che può essere portato a dare la propria approvazione, senza aver ben capito che uso verrà fatto delle sue informazioni.

Ecco perché ritengo particolarmente utile, ed apprezzabile da tutti i lettori, un applicativo, messo a disposizione dal garante britannico per la protezione dei dati personali, che permette di compilare due tipi di informazione, rispettivamente indirizzate agli interessati al trattamento, cioè soggetti terzi, e propri dipendenti e collaboratori. Questo strumento di compilazione automatica è particolarmente utile per le piccole e medie aziende, che non sempre dispongono delle risorse necessarie per sviluppare correttamente le informazioni, da offrire sia a clienti e fornitori, sia a dipendenti e collaboratori.

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Approfondimento della normativa ISO 11064 e altre norme per la progettazione delle sale di controllo, a cura di di Adalberto Biasiotti.

Poiché l’elaborazione della informazione richiede la conoscenza di alcuni dati, il garante britannico raccomando di acquisire, prima di avviare il procedimento di compilazione automatica, i seguenti elementi.

Il titolare deve avere una conoscenza almeno elementare circa il funzionamento del regolamento europeo sulla protezione dei dati e come questo regolamento debba essere applicato nell’ambito della sua attività operativa.
Il titolare deve sapere perché raccoglie le informazioni e che uso intende farle
Il titolare deve sapere che tipo di informazioni personali viene raccolto, appare evidente che la raccolta di informazioni sanitarie e giudiziarie rappresenta un aspetto assai più critico, rispetto alla raccolta di informazioni anagrafiche,
Il titolare deve sapere perché gli è consentito utilizzare le informazioni personali di un interessato o clienti in genere,
il titolare deve sapere da dove le informazioni in questione vengono estratte; ad esempio, da dati che il navigatore introduce nel sito Web,
Il titolare deve sapere per quanto tempo conserverà le informazioni dell’interessato,
Il titolare deve sapere a quali altre organizzazioni egli potrebbe inviare questi dati, ed il motivo,
Il titolare deve anche sapere se le altre organizzazioni, cui egli invia questi dati, si trovano fuori dell’unione europea.

Una volta raccolte queste informazioni di base, si può avviare l’applicativo, che porrà tutt’una serie di quesiti; sulla base delle risposte, verrà elaborata una bozza della informazione.

Il garante britannico raccomanda anche di prestare attenzione al fatto che questo applicativo non è utilizzabile in situazioni particolari, come ad esempio quando si raccolgono in gran quantità dati particolari, oppure si utilizzano applicativi di decisione automatica.

Infine, se il titolare svolge un’attività per la quale è obbligatoria la designazione di un responsabile della protezione dei dati, questo applicativo non deve essere utilizzato, in quanto deve essere il responsabile della protezione dei dati a provvede ad assistere il titolare nell’elaborare questo documento.

Chi scrive ha usato questo applicativo e ha trovato risultati oltremodo soddisfacenti. Il fatto che il testo sia in lingua inglese non è un problema, perché viene facilmente tradotto dai normali traduttori automatici.

Buon lavoro a tutti.

Adalberto Biasiotti