
Segnalazione dei near miss: come strutturare il flusso di comunicazione?

Roma, 28 Gen â Abbiamo piĂš volte ricordato come sia importante, per migliorare la prevenzione nei luoghi di lavoro, conoscere e analizzare tutti gli eventi che, verificatosi in occasione di lavoro, potrebbero causare o causano lesioni o malattie. Nel caso che in cui si verifichino lesioni o malattie questi eventi sono denominati âinfortuniâ, nel caso in cui non causino lesioni o malattie ma potenzialmente potrebbero farlo possono essere descritti come âmancati infortuniâ o â near missâ. E sebbene âpossano esserci una o piĂš non conformitĂ correlate ad un incidente, lo stesso può verificarsi anche in assenza di non conformitĂ â.
A parlare in questi termini dei near miss, con particolare riferimento alla norma UNI ISO 45001:2018, è il documento â Gestione degli incidenti. Procedura per la segnalazione dei near missâ realizzato in relazione al Protocollo dâintesa stipulato tra Inail e Utilitalia e curato dalla Consulenza Statistico Attuariale, dalla Contarp e dal Dipartimento Medicina, Epidemiologia, Igiene del Lavoro ed Ambientale dellâInail, con la collaborazione di Utilitalia e della Fondazione Rubes Trivas.
Nel documento viene proposta una procedura di gestione degli incidenti (nel documento con il termine âincidenteâ si fa riferimento in realtĂ al sottoinsieme dei â near missâ) che ârappresenta un momento essenziale nella implementazione di un sistema di gestione della salute e della sicurezza nellâambiente di lavoro al fine di ottenere informazioni essenziali alla progettazione di misure di prevenzione e di protezione da adottare per la risoluzione delle non conformitĂ rilevateâ.
La procedura fornisce gli elementi per:
- âidentificare, raccogliere ed analizzare gli incidenti verificatisi in occasione di lavoro e relativi al personale, agli appaltatori ed ai subappaltatori allâinterno dei luoghi di lavoro su cui lâazienda ha responsabilitĂ giuridica tramite modulistica appropriata;
- valutare le situazioni di non conformitĂ o di criticitĂ organizzative, tecniche, procedurali o comportamentali che precedono gli incidenti;
- individuare ed applicare le adeguate misure correttive e preventive;
- garantire unâopportuna comunicazione biunivoca e assicurare unâimmediata risposta alla segnalazione (feedback) in fase iniziale, di lavorazione sullo stato di avanzamento e trattazione della segnalazione, dellâesito finaleâ.
E in questo contesto si considerano âsolo gli incidenti, nellâaccezione della norma Uni Iso 45001:2018, che non hanno provocato danni a cose o lesioni ai lavoratori ( near miss)â e la procedura - basata sulle esperienze delle aziende associate ad Utilitalia ma applicabile ad una qualsiasi altra attivitĂ o settore - âha lo scopo di definire nel dettaglio il flusso di comunicazione della segnalazione di incidente fino alla sua risoluzione, in unâottica di partecipazione e coinvolgimentoâ.
Nellâarticolo ci soffermiamo sui seguenti argomenti:
- La gestione del processo di segnalazione, registrazione e comunicazione
- Near miss: le modalitĂ di trasmissione della segnalazione
- Near miss: flusso delle comunicazioni e gestione della segnalazione
La gestione del processo di segnalazione, registrazione e comunicazione
Il documento descrive, dunque, le modalitĂ operative âper garantire unâefficace gestione del processo di segnalazione, registrazione e comunicazione degli incidenti, finalizzato a risalire alle cause che li hanno provocati, in modo che queste non si ripetano o non si verifichino altroveâ.
Si indica che lâefficacia del processo âè assicurata dalla partecipazione di tutte le componenti dellâorganizzazione, nonchĂŠ dalla tempestivitĂ delle azioni intraprese per la rilevazione delle cause di incidente e per la correzione delle criticitĂ , emerse a seguito dellâaccadimento. In tal senso, questo processo può inquadrarsi sia come strumento per la prevenzione degli infortuni, intendendo con tale termine un evento verificatosi in occasione di lavoro che ha causato lesioni ai lavoratori, sia, nellâambito di un sistema di gestione della sicurezza conforme alla norma Uni Iso 45001:2018â, considerando lâincidente come âunâopportunitĂ per migliorare le prestazioni dello stesso sistemaâ.
In particolare âle modalitĂ operative per la gestione del processo di segnalazione, registrazione e comunicazione di incidenti, parte integrante della proceduraâ presentata, sono state costruite dagli autori âin modo conforme al punto norma 5.1 âLeadership e partecipazione dei lavoratoriâ della Uni Iso 45001:2018 che prevede che lâorganizzazione debba dimostrare âleadership e commitment attraverso lâassunzione di responsabilitĂ e accountability per la prevenzione di infortuni e malattie professionaliâ e, in particolare, ârimuovendo eventuali ostacoli alla comunicazione e proteggendo âi lavoratori da reprimende quando dovessero riferire su incidenti, pericoli, rischi e opportunitĂ ââ.
Il processo può essere rappresentato âsecondo un flusso di comunicazione generale che tiene conto di tutte le variabili e le specificitĂ aziendali, in cui, per ogni fase, sono indicati e descritti le attivitĂ , i contenuti e i relativi documenti da produrre/trasmettere/ricevere, i ruoli e i diversi livelli a cui la segnalazione di incidente può giungere affinchĂŠ possa essere risolta. Queste modalitĂ operative possono essere adottate in qualunque organizzazioneâ. E si evidenzia che il flusso di comunicazione âsarĂ notevolmente facilitato e migliorato da un livello di informatizzazione adeguato al contesto che non preveda lâimpiego della carta come strumento dâelezione per la trasmissione, la ricezione e la registrazione di documenti. Gli strumenti informatici potranno inoltre consentire e favorire una maggiore partecipazione di sedi periferiche prive di presenza gerarchicaâ.
Near miss: le modalitĂ di trasmissione della segnalazione
Veniamo alle modalitĂ operative e di comunicazione.
Si ricorda che la trasmissione della segnalazione, ossia il trasferimento delle comunicazioni, compresi i feedback al LESI (lavoratore che effettua la segnalazione di incidente), può avvenire su:
- carta, tramite incaricato a cui il LESI consegna il modulo. Lâincaricato ha il compito di smistarlo al GRTVI (gruppo di ricezione, trasmissione, valutazione degli incidenti). âLâincaricato deve timbrare con âricevutoâ ed inserire la data di segnalazione nel modulo, scannerizzarlo ed inviarlo a RLS, RSPP, preposto (livello di GRTVI) via email. I successivi feedback seguono la procedura adottata per il sistema âbuca delle lettereâ;
- carta in buca delle lettere, âper cui il LESI inserisce il modulo nella buca delle lettere e lâincaricato raccoglie quotidianamente le segnalazioni, le timbra con âricevutoâ e data, le scannerizza, e tempestivamente le invia per email a RLS, RSPP, preposto (livello di GRTVI). Invia il modulo timbrato al LESI come feedbackâ;
- via App, âil LESI invia la segnalazione su modulo via app. Lâapplicazione deve essere âcollegataâ allâincaricato e a RSPP, RLS, preposto (GRTVI), altrimenti lâincaricato deve smistare la segnalazione a RSPP, RLS, preposto (livello di GRTVI). La App invia al LESI il feedback;
- via e-mail, âil LESI invia la segnalazione su modulo allâindirizzo di posta elettronica dedicato alla segnalazione di incidenti âcollegataâ allâincaricato e a RSPP, RLS, preposto (livello di GRTVI). La e-mail invia al LESI il feedbackâ.
Near miss: flusso delle comunicazioni e gestione della segnalazione
Dunque il flusso di comunicazione âprocede dal soggetto che effettua la segnalazione, ai successivi livelli che hanno il compito di ricevere, di elaborare e di risolvere lâincidente, nonchĂŠ di trasmettere gli opportuni feedback richiesti dalla proceduraâ.
Riprendiamo dal documento un âdiagramma di flusso generale delle comunicazioni e delle attivitĂ di gestione della segnalazione di incidenti ( near miss)â:
Queste le indicazioni del documento relative allo sviluppo del flusso di comunicazione:
- âil lavoratore e/o eventuali testimoni (LESI) effettua la segnalazione di incidente (modulo di segnalazione incidenti) allâincaricato che comunica contemporaneamente a SPP, preposto/dirigente e al RLS (GRTVI);
- lâincaricato comunica al LESI lâavvenuta ricezione (modulo di feedback o riscontro per i lavoratori - feedback I);
- lâincaricato, in caso di segnalazione da parte di LESI di ditte appaltatrici, comunica alla stessa ditta la segnalazione;
- il GRTVI valuta congiuntamente se la segnalazione sia un incidente o meno;
- se la segnalazione non viene considerata un incidente dal GRVTI, lâincaricato o lo stesso GRTVI comunica al LESI (modulo feedback I bis) che la segnalazione non è stata presa in carico, specificando la motivazione;
- se la segnalazione viene considerata un incidente, GRVTI decide se lâincidente è risolvibile o meno in reparto;
- se lâincidente è risolvibile in reparto, GRVTI individua e provvede alla soluzione, sentiti i dirigenti dellâarea di competenza. Una volta risolto, invia la comunicazione di risoluzione incidente, spiegandone le modalitĂ esecutive e logistiche, al dirigente/responsabile del reparto/settore/direzione (modulo di risoluzione di incidente-modulo di chiusura) e al LESI la comunicazione di risoluzione incidente (feedback II);
- se la segnalazione è un incidente risolvibile in reparto dalla ditta appaltatrice, questa individua e provvede alla soluzione, sentiti i dirigenti/preposti dellâarea di competenza; una volta risolto, il LESI riceve la comunicazione di risoluzione incidente dal GRTVI se appartiene allâazienda, o dalla ditta appaltatrice, se suo dipendente (feedback II). La ditta appaltatrice invia una comunicazione al dirigente/responsabile del reparto/settore/direzione (modulo di risoluzione di incidente-modulo di chiusura), in cui sono spiegate le modalitĂ esecutive e logistiche della soluzione. Il GRTVI effettua la vigilanza sulla risoluzione dellâincidente a carico della ditta appaltatriceâ;
- se lâincidente non è risolvibile in reparto, il GRVTI provvede o richiede la messa in sicurezza del luogo, specificandone le modalitĂ , ed informa il GRI (gruppo risoluzione incidenti) con il modulo per la risoluzione di incidenti a carico del DL âcomunicando la modalitĂ dellâincidente (eventuale modulo di sopralluogo), la descrizione della problematica, della messa in sicurezza e delle eventuali proposte di risoluzione
- il GRI, composto da Ufficio Acquisti (UA) e/o Ufficio Tecnico (UT) e/o Ufficio gestione Personale (RU) e/o dirigenti del reparto (DirR) e, ove necessario, dal DL e dal SPP, valuta la segnalazione di incidente;
- se lâincidente è risolvibile internamente allâazienda, il GRI ne definisce la modalitĂ di risoluzione, invia il feedback al LESI e informa il GRVTI definendo: presa in carico, messa in sicurezza del luogo di lavoro e stato di avanzamento dei lavori. Una volta risolto lâincidente, il GRI invia la comunicazione di risoluzione incidente al GRVTI, spiegandone le modalitĂ esecutive e logistiche (modulo di risoluzione di incidente-modulo di chiusura) e al LESI la comunicazione di risoluzione incidente (feedback IV)
- se lâincidente è risolvibile in azienda dalla ditta appaltatrice, questa individua e provvede alla soluzione, sentito il GRI; una volta risolto, il LESI riceve la comunicazione di risoluzione incidente dal GRI se appartiene allâazienda, o dalla ditta appaltatrice, se suo dipendente (feedback IV). La ditta appaltatrice invia una comunicazione al dirigente/responsabile del reparto/settore/direzione (modulo di risoluzione di incidente-modulo di chiusura), in cui sono spiegate le modalitĂ esecutive e logistiche della soluzione. Il GRI effettua la vigilanza sulla risoluzione dellâincidente a carico della ditta appaltatriceâ.
Concludiamo segnalando che il documento, che si sofferma anche sui cantieri edili, sulle verifiche, sulla modulistica (sono presenti diversi modelli) e sulla formazione riporta anche altri diagrammi di flusso relativi alle diverse situazioni organizzative lavorative.
Tiziano Menduto
Scarica il documento da cui è tratto l'articolo:
Inail, Consulenza Statistico Attuariale â CSA, Consulenza Tecnica Accertamento Rischi e Prevenzione â Contarp, Dipartimento Medicina, Epidemiologia, Igiene del Lavoro ed Ambientale â DiMEILA, â Gestione degli incidenti. Procedura per la segnalazione dei near missâ, documento curato, con la collaborazione di Utilitalia e della Fondazione Rubes Trivas, dal Comitato di coordinamento costituito da Silvia Mochi, Stefano Moriani, Lorenzo Lama, Gianpaolo Montermini, Giuseppe Mulazzi, Monica Bigliardi, Diego De Merich, Fabrizio Girello e Uber Rossi, edizione 2021 (formato PDF, 2.82 MB).
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