15/10/2008: L’apposizione della data certa presso un ufficio postale: uno strumento semplice e giudicato idoneo per rispondere alle prescrizioni del decreto legislativo 81/08. Le indicazioni per le modalità alternative.
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La data certa all’ufficio postale
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L’articolo 28 del decreto legislativo 81/08 prevede, in merito alla valutazione dei rischi che questa abbia data certa:
Art. 28, comma 2. “Il documento di cui all'articolo 17, comma 1, lettera a), redatto a conclusione della valutazione, deve avere data certa [...]”.
In merito alle modalità per garantire la data certa del documento, il decreto legislativo 81/08 non si esprime. Sono quindi utili le indicazioni date dal Garante per la protezione dei dati personali in un provvedimento del 5 dicembre 2000 in cui sono elencate alcuni dei possibili strumenti idonei ad assegnare ad un documento una data certa.
Rimandando ad un precedente articolo di PuntoSicuro per l’illustrazione di queste possibilità, desideriamo evidenziare una semplice opportunità offerta degli uffici di Poste italiane: il ricorso alla cosiddetta "autoprestazione" prevista dall'art. 8 del decreto legislativo 22 luglio 1999, n. 261, con apposizione del timbro direttamente sul documento avente corpo unico, anziché sull'involucro che lo contiene.
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È sufficiente recarsi presso un ufficio postale e richiedere il servizio di “data certa”: “certificazione dell’esistenza di un documento in una determinata data”, servizio disciplinato dalla disposizione di servizio n. 93 del 6 settembre 2007.
Questa la procedura:
- apporre l’indicazione, datata e sottoscritta sulla prima pagina del documento, del numero delle pagine, preceduta dalla dizione “documento unico”;
- apporre la dicitura, sulla prima pagina del documento: “si richiede l’apposizione del timbro postale per la data certa”, seguito da data e firma;
- affrancare con francobolli (applicati sul primo foglio) e richiedere infine all’ufficio postale l’apposizione del timbro che annulli l’affrancatura.
In questo modo si ottiene la certezza dell’esistenza “di quel documento a quella data”.
In pratica è come richiedere una spedizione senza però far effettivamente viaggiare il documento, che infatti viene immediatamente restituito al mittente dall’ufficio postale.
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Rispondi Autore: ing. Massimo Ferraro  - likes: 0 | 15/10/2008 (10:32) |
| Ottima informazione soprattutto per il riferimento alla ordinanza delle Poste che fornisce la tipologia di procedura da parte dell'utente e ... degli addetti di sportello. Quest'ultimi, infatti, non sempre sono a conoscenza di questa "procedura" oppure non ne conoscono il contenuto applicativo.L'esperienza l'ho fatta personalmente quando ho cercato di porre la "data certa" al DVR di alcuni clienti prima del fatidico 29 luglio 2008...una confusione enorme!!! Qualcuno mi ha addirittura detto che dovevo bollare e timbrare TUTTE le 180 pagine del DVR dell'azienda ! Ultima nota : gli uffici postali NON vendono il francobollo (almeno NON i PT Business) per cui dotarsi del numero giusto per l'annullo perchè il Tabacchi spesso sono sprovvisti e poi hanno sempre ( ..e solo) quelli che costano di più. Ribadisco, OTTIMA informazione da parte Vostra per noi Consulenti. Cordialissimi saluti ing. Massimo Ferraro | |
| Rispondi Autore: ing. Massimo Ferraro - likes: 0 | 15/10/2008 (10:49) |
| Ottima informazione soprattutto per il riferimento alla ordinanza delle Poste che fornisce la tipologia di procedura da parte dell'utente e ... degli addetti di sportello. Quest'ultimi, infatti, non sempre sono a conoscenza di questa "procedura" oppure non ne conoscono il contenuto applicativo.L'esperienza l'ho fatta personalmente quando ho cercato di porre la "data certa" al DVR di alcuni clienti prima del fatidico 29 luglio 2008...una confusione enorme!!! Qualcuno mi ha addirittura detto che dovevo bollare e timbrare TUTTE le 180 pagine del DVR dell'azienda ! Ultima nota : gli uffici postali NON vendono il francobollo (almeno NON i PT Business) per cui dotarsi del numero giusto per l'annullo perchè il Tabacchi spesso sono sprovvisti e poi hanno sempre ( ..e solo) quelli che costano di più. Ribadisco, OTTIMA informazione da parte Vostra per noi Consulenti. Cordialissimi saluti ing. Massimo Ferraro | |
| Rispondi Autore: ing. Massimo Ferraro - likes: 0 | 15/10/2008 (11:08) |
| Ottima informazione soprattutto per il riferimento alla ordinanza delle Poste che fornisce la tipologia di procedura da parte dell'utente e ... degli addetti di sportello. Quest'ultimi, infatti, non sempre sono a conoscenza di questa "procedura" oppure non ne conoscono il contenuto applicativo.L'esperienza l'ho fatta personalmente quando ho cercato di porre la "data certa" al DVR di alcuni clienti prima del fatidico 29 luglio 2008...una confusione enorme!!! Qualcuno mi ha addirittura detto che dovevo bollare e timbrare TUTTE le 180 pagine del DVR dell'azienda ! Ultima nota : gli uffici postali NON vendono il francobollo (almeno NON i PT Business) per cui dotarsi del numero giusto per l'annullo perchè i Tabaccai spesso ne sono sprovvisti e poi hanno sempre ( ..e solo) quelli che costano di più. Ribadisco, OTTIMA informazione da parte Vostra per noi Consulenti. Cordialissimi saluti ing. Massimo Ferraro | |
| Rispondi Autore: francesco daloiso - likes: 0 | 29/10/2010 (15:53:55) |
| si richiede aggiornamentodi questa normativa ....... e' stata rettificata. | |
| Rispondi Autore: AMBROSINI SARA - likes: 0 | 20/12/2010 (13:14:45) |
| IO LAVORO PER UNA BANCA E VORREI SAPERE SE ALLE POSTE POSSONO LEGITTIMAMENTE RIFIUTARSI DI APPORTMI IL TIMBRO DELL'ANNULLO PERCHè,"SECONDO LE LORO DISPOSIZIONI", IL CONTRATTO CHE PRESENTO NECESSITA DI TIMBRO DELLA BANCA E FIRMA (DI CHI POI!?!?) TRA TUTTE LE PAGINE!!!!!! | |
| Rispondi Autore: antonino Milone - likes: 0 | 06/03/2011 (10:16:20) |
| Ho chiesto la cancellazione dell'ordine dei medici il 28/12 - 2010. Nei modi dovuti ho spedito la richiesta con raccomandata A.R. In questa data ho mandata copia dei documenti per email, comunque ho ricevuto il bollettino di pagamenti per il 2011 perchè la commissione ha deliberato la cancellazione nel mese di febbraio 2011. Pertanto vorrei sapere se il timbro postale e la e-mail della richiesta cancellazione fa fede alla giusta richiesta cancellazione entro il dic. 2010. l'Ordine dei medici avrebbe dovuto fare la cancellazione in data retroattiva? Grazie da Nino Milone | |
| Rispondi Autore: ciccio rillez - likes: 0 | 30/03/2011 (13:47:32) |
| Alle poste non hanno voluto appormi il timbro di data verta perchè parte del documento aveva già timbro data certa...eppure formalmente si trattava di un nuovo documento con diverso numero di pagine. é possibile sta cosa? | |
| Rispondi Autore: gianfranco iacovone - likes: 0 | 01/04/2011 (12:27:10) |
| stamattina in due diversi uffici postali mi hanno rifiutato l'apposizione del timbro per data certa sostenendo che non era più possibile. Sapete se davvero è cambiato qualcosa in materia? | |
| Rispondi Autore: lorenzo cascina - likes: 0 | 19/07/2011 (22:21:39) |
| risposta a ambrosini sara da parte di un addetto ai lavori: gli impiegati postali si DEVONO rifiutare di apporre il timbro per data certa se su un documento unico formato da piu' pagine spillate tra loro non non e' stato apposto su ogni intersezione il timbro della banca e la firma. la firma di chi? questo lo deve sapere la banca chi all'interno di essa ha potere di firma no? per noi sarebbe piu' semplice timbrare tutto solo che dobbiamo attenerci alle disposizioni che la nostra azienda ci impone, disposizioni che evidentemente hanno un senso! e poi, invece di fare polemiche, e' cosi difficoltoso e dispendioso per voi apporre questi timbri? timbri che servono ad evitare che su un documento di cui noi abbiamo certificato l'esistenza ad una certa data vengano rimosse e sostituite delle pagine!o mi viene da pensare che non volete timbrare tra loro le pagine proprio per questo scopo? se vuole le comunico anche il numero e la data della comunicazione di servizio che regola la prestazione della data certa. la saluto. p.s. se io vengo da lei in banca e le chiedo di fare un qualche cosa che va contro le disposizioni che la sua banca le impone, me lo fa? e dato che la risposta e' ovvia, io poi dovrei andare, come ha fatto lei, a scrivere su dei forum che lei si e' rifiutata di fare una determinata cosa? e lei come la prenderebbe? non credo bene. la saluto. | |
| Rispondi Autore: ignazio cordaro - likes: 0 | 23/08/2011 (10:32:47) |
| stamattina mi sono recato in tre diversi uffici postali nei primi due mi hanno rifiutato l'apposizione del timbro per data certa su una fidejussione bancancaria, nel terzo non ho riscontrato nessun problema, i primi due hanno fatto ad una circolare interna sostenendo che non era più possibile apporre il timbro come data certa sulle fidejussioni. Sapete dirmi se è veramente cambiato qualcosa in materia? è un errore di interpretazione della circolare? grazie | |
| Rispondi Autore: Alfonso Pisacane - likes: 0 | 01/10/2012 (10:07:03) |
| Salve...volevo chiedervi delucidazioni su una problematica avuta per la data certa...Per esigenze della ditta in cui lavoro, abbiamo inviato al nostro indirizzo alcune cartoline regolarmente affrancate...quando sono andotato a prenderle nella nostra cassetta postale non c'era il timbra per la data certa..mi sono recato allo sportello postale ma l'impiegato mi ha detto che non e' piu' possibile mettere il timbro con la la data certa, dicendomi che da quando Le Poste sono state privatizzate questo servizio non e' piu' possibile....mi potete dare delle spiegazioni???? Cordili Saluti | |
| Rispondi Autore: elizabeth morabito - likes: 0 | 11/01/2013 (19:00:46) |
| Ho portato il mio manoscritto all'ufficio postale e ho scritto sulla prima pagina bianca, la dicitura consigliata, ho scritto "documento unico" e le relative pagine ma l'impiegato ne sapeva meno di me, io ho messo la data e la mia firma, lui ci ha messo un rettangolino di carta bianca su cui c'era scritto "data certa" e ha timbrato il foglio, il timbro l'ha posto anche su un foglio del mio testo. Adesso io mi chiedo avrei dovuto firmare tutte le pagine del mio manoscritto? Il rettangolino bianco andava messo su di ogni pagina? Si parla di affrancare ed annullare i francobolli messi, ma l'impiegato mi ha detto che non ci si mettono francobolli! Il timbro postale ne basta uno oppure vanno timbrati tutti i fogli? Devo indicare anche il mio indirizzo o basta la mia firma? Il manoscritto può stare sulla mia libreria in bella vista o andrebbe sigillato e conservato? Sono mesi che mi assillano questi dubbi e non riesco a capire quale sia la giusta procedura. Qualcuno gentilmente me lo dica, grazie da Elizabeth. | |
| Rispondi Autore: FLAMINIO LUPINI - likes: 0 | 12/02/2014 (15:28:45) |
| Su dei contratti di pubblicità ho apposto la data certa seguito dalla mia firma. L'Agenzia Delle Entrate mi ha fatto un verbale in cui dicono che è stata reperita la mia firma sui contratti di pubblicità, come controfirma della data certa apposta dall'Ufficio postale. In poche parole sostengono che ho controfirmato i contratti per cui sostengono che anch'io ho firmato i contratti e non alla firma per la data certa. Innanzitutto la posta convalida la data certa, non appone la data certa. Allora quando mando un mio collaboratore in posta per la data certa, vuol significare che ha partecipato e/o ha firmato il contratto. Mi sembra fuori luogo quello che sostiene l'Agenzia delle Entrate. Gentilmente potete darmi una risposta in merito. | |
| Rispondi Autore: Nicola Barghi - likes: 0 | 16/07/2014 (19:13:51) |
| Questa mattina mi sono recato all'ufficio postale per fare apporre il timbro di "data certa" alle mie partiture musicali. Tutte quante le ho spillate insieme in modo da formare un unico documento e scrivendo sopra la dicitura esatta con firma e data su ogni foglio ma mi hanno risposto che sono cambiate le disposizioni e la "data certa" la fanno solo su documenti piccoli. Un anno fa avevo portato partiture di oltre 20 pagine e non hanno fatto storie (stesso ufficio postale). Posso sapere se e come sono cambiate le regole in Poste Italiane riguardo al "data certa"? Grazie | |
| Rispondi Autore: carmelo catanoso - likes: 0 | 17/07/2014 (23:04:46) |
| Quando racconto all'estero 'sta storia della data certa, ridono per 5 minuti e mi fanno la battuta: Do you put also the wax and the sigillo on the document as the pope? Don't was more simple aquire immediatly the document when the public authorities arrive in the site/plant? In effetti, in caso d'ispezione, basta acquisire, come primo atto, il DVR che, ex lege, deve essere in azienda e non dal consulente, dal commercialista o da qualche altra parte. Se in azienda non c'è, si è di fronte ad una violazione appositamente sanzionata. In caso di reato d'evento, il discorso è lo stesso: acquisizione immediata del DVR. | |
| Rispondi Autore: Giulia genco - likes: 0 | 06/10/2014 (19:57:06) |
| Salve è valido anche per fumetti? Cioè io dosehno i personaggi uno ogni pagina con descrizione e poi la trama e vado da voi, si può? | |
| Rispondi Autore: LUCA - likes: 0 | 25/02/2015 (19:30:16) |
| E' un follia totale. | |
| Rispondi Autore: Harleysta - likes: 0 | 26/02/2015 (09:54:38) |
| ...dal sublime al ridicolo il passo è breve... - eppoi qualcuno dice che sono il bastian contrario, un personaggio appunto. | |
| Rispondi Autore: De Francesco Alberto - likes: 0 | 07/11/2016 (15:54:52) |
| Desidero avere cortesemente un chiarimento su questo quesito. Su una Atto Giudiziario notificatomi da un avvocato risulterebbe che è stato ritirato dal sottoscritto in data 29/03/2011. Timbro poco leggibile e data apposta sulla cartolina non dal mio pugno. Recatomi presso lo stesso Ufficio ho chiesto quando effettivamente è stata ritirato da parte mia l'Atto. Dopo attento controlli mi è stato rilasciato documento dove si attesta che l'Atto è stato ritirato allo sportello in data 02 Aprile 2011. Il documento è stato firmato da persona che al momento sostituiva la responsabile dell'Ufficio la quale contattata dal Giudice ha detto che ha validità il timbro postale e non la dichiarazione. Per me è fondamentale avere chiarito il quesito ed eventualmente a quale articolo di legge posso fare riferimento. Grazie. | |
