HSE management: la firma elettronica come strumento di prova

Quali sono i documenti che possono rappresentare prove sia nel processo penale che in quello civile

Le prove sono gli elementi sui quali un giudice penale deve basare il proprio convincimento nell'accertare la fondatezza del reato nei confronti dell'imputato.

Sono considerate prove nel processo penale le seguenti:

• testimonianza
• esame delle parti
• confronto
• ricognizione
• esperimento giudiziale
• perizia
• consulenza tecnica
• documenti

Riguardo questi ultimi, nel processo penale possono essere valutati direttamente dal giudice diversi documenti quali scritti, fotografie, riprese video e altri mezzi in grado di rappresentare fatti, cose e persone reali. Sono compresi tra i documenti anche quelli informatici. 

Perché possa essere utilizzato come mezzo di prova, il documento deve avere requisiti di certezza in ordine alla paternità o provenienza; pertanto, è vietata la acquisizione di documenti anonimi, di quelli apocrifi, di quelli che hanno un contenuto inattendibile.

Le prove si possono distinguere in due macrocategorie:

a) Prove orali: esempio la testimonianza, una dichiarazione resa al giudice sotto il vincolo del giuramento relativamente ai fatti di cui si ha diretta conoscenza. La testimonianza non è una prova vincolante ma una prova liberamente valutabile dal giudice.

b) Prove documentali: esempio la scrittura privata, che è un atto redatto o firmato da una o più persone. La scrittura privata ha valore di prova se la persona a cui la scrittura è attribuita non ne disconosce in giudizio la firma.

Esempi di prove documentali in ambito HSE

In ambito salute e sicurezza sul lavoro la documentazione adeguatamente registrata rappresenta un valido strumento di prova in caso di necessità. I verbali di consegna dei dispositivi di protezione individuale, verbali di formazione ed addestramento, richiami al lavoratore, verbali di sopralluogo, ecc. sono prove documentali e, in quanto tali, possono risultare molto utili ad HSE manager, preposto e datore di lavoro.

Tra le prove documentali vi è anche il documento informatico firmato digitalmente. Attenzione però non tutte le firme elettroniche hanno il medesimo valore probatorio.

Esistono infatti tre tipi di firma elettronica, con livelli di sicurezza crescenti: 

• la Firma Elettronica Semplice (FES)
• Firma Elettronica Avanzata (FEA)
• Firma Elettronica Qualificata (FEQ)

Cos’è una firma elettronica semplice (FES)

E' la tipologia di firma più semplice e più utilizzata.

La firma elettronica semplice è un insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici. 

E’ quindi un semplice collegamento tra dati utilizzabile, ad esempio, per autenticarsi. Pensiamo all’associazione nome utente e password per l’accesso a caselle di posta elettronica, al log di accesso ad un software o alla firma digitalmente e graficamente tracciata a mano su un tablet.

Il documento con firma elettronica semplice, pur non avendo la “forza” delle firme elettroniche avanzate e qualificate forma piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità.

Le caratteristiche di una firma elettronica avanzata (FEA)

Una firma elettronica avanzata è l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un  documento informatico che consentono l'identificazione del  firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati

E’ tale se deve rispettare una serie di requisiti codificati come l’identificazione del firmatario del documento, la connessione univoca della firma al firmatario, la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma, la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto, ecc…)

Un esempio è la firma grafometrica su tablet che facciamo in banca.

La Firma Elettronica Qualificata (FEQ), identificata anche come Firma Digitale (FD)

La FEQ è definita come “una firma elettronica avanzata, creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato”.

La Firma Elettronica Qualificata, o firma elettronica “forte”, è una firma avanzata che consente una stretta connessione tra l’oggetto sottoscritto e la firma e quindi i dati contenuti nel certificato del titolare.

La normativa italiana stabilisce che “l’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria”, prevedendo quindi, per la sola Firma Elettronica Qualificata o Digitale, l’inversione dell’onere probatorio a carico del titolare del dispositivo di firma, che deve fornire la prova di non averlo utilizzato.

Firma elettronica per la gestione HSE

La firma elettronica semplice (FES), avanzata (FEA) o qualificata (FEQ) può essere utilizzata per semplificare la gestione di molti processi gestionali inerenti la salute e la sicurezza dei lavoratori.

Le procedure di autenticazione e tracciamento log di Q-81 HSE permettono l’assegnazione di compiti e ruoli da mappare all’interno del sistema di gestione aziendale. Inoltre, diversi moduli Q-81 HSE supportano la firma elettronica avanzata e qualificata, come nel caso della sorveglianza sanitaria ed integrazione CartSan, della consegna dei DPI e nella registrazione di audit e manutenzioni.

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