Gestione fornitori in Azienda: regole Covid-19 e soluzioni digitali

La garanzia della salute e della sicurezza sul lavoro, in linea con quanto previsto dal D. Lgs. 81/08, riguarda non solo processi e dipendenti aziendali ma anche tutte le interferenze che nascono quando in Azienda accedono appaltatori e lavoratori autonomi.

Per tali ragioni, per le Aziende diventa necessario gestire i rischi da interferenza, derivanti dalle attività svolte nello stesso contesto aziendale, verificare i loro requisiti tecnici, valutarne l’idoneità e regolare il loro accesso in Azienda.

Oggi, in piena fase di ripresa delle attività a seguito dell’emergenza causata dal Covid-19, la gestione dei fornitori diviene più complessa, tanto da essere ulteriormente regolamentata, prevedendo, in particolare, l’introduzione di una serie di procedure da applicare per garantire standard di sicurezza adeguati, in conformità con il protocollo di contrasto Covid-19 (DPCM 26 aprile 2020 e s.m.i.).

Secondo tali disposizioni, è compito del datore di lavoro elaborare una procedura che consenta di gestire l’accesso dei fornitori in Azienda. Tale procedura regolerà, per esempio, i seguenti aspetti:

• Individuare procedure di ingresso, transito e uscita, mediante modalità, percorsi e tempistiche predefinite, al fine di ridurre le occasioni di contatto con il personale;
• Effettuare controlli all’ingresso (es. registrazione, controllo temperatura, ...) tramite servizio di portineria/reception;
• Regolare le attività di carico/scarico merci, prevedendo che:

• • gli autisti dei mezzi di trasporto restino a bordo dei propri mezzi;
  • il trasportatore tenuto a caricare/scaricare la merce debba attenersi alla rigorosa distanza di un metro;

• Individuare/installare servizi igienici dedicati, ove possibile, vietando l’utilizzo di quelli del personale dipendente e garantendo un’adeguata pulizia giornaliera.

Al fine di rendere efficace l’implementazione di tali misure in Azienda, la normativa impone, inoltre, di verificare e monitorare costantemente il rispetto di tali regole, incluso l’obbligo di utilizzare idonei dispositivi di protezione per lo svolgimento delle diverse attività lavorative (es. mascherine, guanti).

È evidente che, per assicurare l’osservanza delle procedure anti Covid-19, giocano un ruolo fondamentale la comunicazione e la condivisione delle informazioni tra Azienda committente ed i propri appaltatori.

Alla luce di ciò diviene necessario:

• Condividere i contenuti del protocollo aziendale riportanti regole e procedure da adottare in Azienda con i fornitori;
• Comunicare immediatamente la presenza di eventuali casi di positività al tampone Covid-19. In tal caso, si dovranno attivare le procedure previste per la gestione dei casi sintomatici che prevedono che il soggetto dovrà essere immediatamente isolato, allertando l’ufficio del personale e l’autorità sanitaria competente. Andranno, inoltre, identificati e isolati a loro volta, a scopo precauzionale, gli eventuali contatti stretti all’interno dell’Azienda, prevedendo allo stesso modo la chiusura e la sanificazione dei locali in cui il soggetto sintomatico ha soggiornato.

L’attuale contesto di emergenza, inoltre, impone all’Azienda di procedere all’aggiornamento di tutti i DUVRI ancora attivi, emessi nei confronti di imprese che operano all’interno della stessa.

In particolare, la normativa dispone l’obbligo di considerare e valutare i nuovi eventuali rischi interferenziali a cui sono esposti i lavoratori, indicando le procedure da adottare per abbattere il livello di rischio legato alla sovrapposizione delle attività tra il committente e l’appaltatore.

Occorre considerare che, in linea generale, con l’insorgere ed il diffondersi della pandemia da Covid-19, le Aziende sono state chiamate ad affrontare nuove sfide, di crescente complessità.

Ad oggi, una delle principali soluzioni per il superamento delle barriere imposte dalla pandemia è la digitalizzazione dei processi, necessaria per permettere alle Aziende una gestione completa di tutte le attività ed il raggiungimento di standard di sicurezza adeguati.

È in questa direzione che si è evoluto SIMPLEDO, piattaforma Wolters Kluwer all-in-one per la gestione a 360° dei processi HSE e di tutti gli adempimenti previsti dai protocolli anti Covid-19.

In particolare, SIMPLEDO, attraverso il modulo Contractors, garantisce il rispetto di tutte le disposizioni normative relative alla gestione dei fornitori, consentendo di:

• Valutare e qualificare gli appaltatori;
• Controllare gli accessi e le autorizzazioni;
• Gestire puntualmente i rischi da interferenza;
• Redigere in forma dinamica e personalizzata il DUVRI;
• Tracciare ed archiviare tutta la documentazione relativa agli appaltatori (adempimenti e contratti);
• Gestire scadenze e workflow approvativo, con possibilità di attivare alert automatici.

A completamento del modulo, SIMPLEDO, si arricchisce di un portale web collaborativo tra Azienda committente e fornitori in grado di ottimizzare la comunicazione e la condivisione tra le parti, superando le difficoltà imposte dagli obblighi di distanziamento sociale e di riduzione degli accessi terzi in Azienda.

Il Portale Appaltatori, integrato in SIMPLEDO, consente real-time la tracciabilità e la condivisione di documenti, contratti, informazioni, scadenze e procedure attraverso un punto di accesso unico e sicuro, che facilita le interazioni e garantisce al tempo stesso riservatezza, sicurezza e governance E2E dei processi in essere.

Per garantire la ripresa delle attività, oggi SIMPLEDO rappresenta un valido alleato per la gestione dei seguenti processi chiave:

Know how tecnologico ed esperienza ventennale nella gestione dei processi aziendali sono gli strumenti messi in campo da Wolters Kluwer per sostenere le Aziende e supportare gli HSE Manager, in particolare in questa fase di ripartenza dei motori della produttività.

Per ottimizzare la gestione dei tuoi appaltatori e ripartire in completa sicurezza, scegli SIMPLEDO per la tua Azienda. 

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Invia una e-mail al seguente indirizzo: info.simpledo@wolterskluwer.com e/o compila il form con i tuoi dati.

Leonarda Cornacchia

HSE Software Marketing Manager

Wolters Kluwer Italia