Gestione dei DPI, dalla scelta alla tracciabilità: seminario tecnico HSE

Nelle organizzazioni con centinaia o migliaia di lavoratori, la gestione dei Dispositivi di Protezione Individuale non si esaurisce nella consegna. Il Servizio di Prevenzione e Protezione
deve poter stabilire in ogni momento quali lavoratori sono effettivamente protetti, da quali DPI e fino a quando, e disporre delle evidenze documentali necessarie a dimostrarlo.

In un'organizzazione complessa la gestione dei DPI richiede un metodo strutturato: mansioni e aree di lavoro sono numerose ed eterogenee, l'organizzazione evolve di continuo e una parte dei dispositivi di protezione è soggetta a scadenze o a verifiche periodiche.

Di seguito si analizzano le fasi del processo, dalla scelta dei DPI al loro utilizzo sul campo, con le pratiche che consentono di mantenerne la coerenza nel tempo.

Seminario tecnico gratuito, venerdì 23 ottobre 2026, Carpigiani Group (BO) – posti limitati per 50 persone

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La scelta: oltre la conformità tecnica

La scelta di un DPI parte dalle prestazioni richieste dal rischio residuo, cioè da quella parte di rischio che le misure di prevenzione e protezione collettiva e quelle organizzative non riescono a eliminare (art. 75, D.Lgs. 81/08). Sono queste prestazioni a orientare la scelta: il fattore di protezione di un dispositivo di protezione delle vie respiratorie, per esempio, o il livello di prestazione di un guanto rispetto allo specifico agente chimico.

Oltre alla conformità al Regolamento (UE) 2016/425, il D.Lgs. 81/08 richiede che i DPI tengano conto delle esigenze ergonomiche o di salute del lavoratore e possano essere adattati all'utilizzatore (art. 76, comma 2, lett. c e d), e che quelli in uso simultaneo siano compatibili fra loro senza perdere efficacia (comma 3). Ergonomia e compatibilità sono quindi criteri di scelta a pieno titolo, e incidono direttamente sull'effettivo utilizzo.

Alla scelta concorrono più soggetti:

• I lavoratori e il loro RLS, consultato ai sensi dell'art. 50: chi usa i DPI ne conosce le condizioni reali di impiego, e il suo coinvolgimento, anche con prove sul campo, è tra le leve più efficaci per favorire l'utilizzo corretto
• Il medico competente, sentito dal datore di lavoro insieme all'RSPP nel fornire i DPI (art. 18, comma 1, lett. d)
• Fornitori e ufficio acquisti: i primi possono mettere a disposizione campionature e prove in campo, il secondo è chiamato a valutare durata e consumi effettivi oltre al costo unitario.

Va infine garantita la gestione della documentazione: le istruzioni e informazioni del fabbricante e la dichiarazione di conformità UE, che può essere fornita anche come indirizzo internet, devono restare associate al dispositivo di protezione, anche in caso di sostituzione del modello.

“Quando intervistiamo i lavoratori nelle aziende, quasi uno su due dichiara problemi pregressi agli arti inferiori. Per questo una calzatura di sicurezza uguale per tutti difficilmente può essere ergonomica.

Meglio proporre una rosa ristretta di modelli, tutti con lo stesso livello di protezione, e aprire a ogni lavoratore la prova di calzata prima della scelta, coinvolgendo il medico competente nei casi che richiedono soluzioni personalizzate.”

Michelangelo Salerno – Consulente Senior H&S in Risolvo Software

L'assegnazione: dalla valutazione dei rischi alla dotazione individuale

Il Documento di Valutazione dei Rischi individua i rischi per i quali è necessario il ricorso ai DPI. Nelle organizzazioni complesse il DVR è soggetto a revisioni frequenti, per modifiche di processo, di layout o di organizzazione del lavoro: è essenziale che ogni aggiornamento del DVR si traduca in una verifica sistematica delle dotazioni assegnate.

Analoga attenzione richiede l'allineamento tra mansione formale e mansione effettivamente svolta, che possono divergere soprattutto nelle attività meno codificate, come nei servizi. Ogni variazione di mansione o di area di lavoro dovrebbe comportare la revisione della dotazione individuale, in modo da assicurare i DPI necessari e ritirare quelli non più pertinenti.

Per alcuni DPI va considerata anche l'idoneità del lavoratore: per i dispositivi di protezione delle vie respiratorie la UNI 11719 fornisce indicazioni in tal senso, mentre per la protezione dell'udito il riferimento è la sorveglianza sanitaria dei lavoratori esposti a rumore. Un raccordo strutturato con il medico competente completa il quadro.

La consegna e la sua tracciabilità

La tracciabilità della consegna è la principale evidenza dell'adempimento. La norma non impone un registro di consegna con contenuti predefiniti, ma documentare destinatario, modello, taglia, data e firma di ricezione è prassi consolidata e ha valore probatorio in caso di ispezione o di infortunio.

Particolare attenzione richiedono i lavoratori non dipendenti. Per i lavoratori somministrati gli obblighi di prevenzione e protezione sono in capo all'utilizzatore (D.Lgs. 81/2015, art. 35, comma 4), mentre informazione e formazione sull'uso delle attrezzature spettano al somministratore, salvo che il contratto le attribuisca all'utilizzatore.

Analoghe esigenze riguardano l'addestramento, obbligatorio per i DPI di terza categoria e per i dispositivi di protezione dell'udito (art. 77, comma 5, D.Lgs. 81/08). Per risultare efficace deve comprendere una parte pratica su indossamento, regolazione, manutenzione e sostituzione del singolo dispositivo, e lasciare un'evidenza documentale riferita allo specifico DPI.

I distributori automatici rendono il prelievo più rapido e ne assicurano la registrazione. Resta da definire a quali condizioni un prelievo possa considerarsi consegna documentata, fermo restando che formazione, informazione e controllo sull'utilizzo rimangono in capo al datore di lavoro.

Il mantenimento dell'efficacia nel tempo

Una parte dei DPI ha una durata limitata o è soggetta a verifiche periodiche, e i due aspetti vanno tenuti distinti.

Da un lato c'è la scadenza: la data marcata sui filtri ancora integri, che in uso vanno comunque sostituiti a saturazione, o la vita utile indicata dal fabbricante a partire dalla data di fabbricazione, come per gli elmetti. Dall'altro c'è la verifica periodica, prevista per esempio per i dispositivi di protezione contro le cadute dall'alto, di norma almeno ogni 12 mesi secondo la EN 365 e le istruzioni del fabbricante. Sostituzione e verifica in servizio sono quindi scadenze distinte e vanno gestite separatamente.

Un controllo sistematico di scadenze e verifiche consente di conoscere in ogni momento lo stato di copertura dei lavoratori interessati e di intervenire prima che un dispositivo non più idoneo resti in uso.

Lo stesso criterio si applica al magazzino: una gestione organica delle giacenze distingue i dispositivi ancora consegnabili da quelli non più utilizzabili, privilegia in uscita quelli con scadenza più vicina e calcola il fabbisogno sulla sola quota utilizzabile.

Un metodo per la gestione efficace dei DPI

I passaggi visti finora funzionano se le informazioni su rischi, mansioni, dotazioni, consegne e scadenze restano collegate, anche quando sono archiviate in luoghi diversi e si aggiornano in tempi diversi. Un metodo efficace fa sì che la modifica di un elemento si rifletta sugli altri.

È l'approccio del nuovo modulo DPI di Risolvo, che si aggiunge agli altri moduli della piattaforma per la gestione di salute e sicurezza in azienda:

• Dotazione dalle mansioni: la dotazione di ogni lavoratore si ricava in tempo reale dalle sue mansioni; aggiunte ed esoneri sono motivati e tracciati, e dopo un cambio di mansione i DPI non più previsti restano in evidenza
• Copertura e scadenze: ogni lavoratore risulta coperto, parzialmente coperto o scoperto, perché un DPI scaduto non copre; sostituzione e verifica periodica sono scadenze distinte, e un esito non conforme ritira il pezzo e riapre la consegna
• Consegna e tracciabilità: consegne e verifiche si registrano da tablet o telefono, con QR, firma del lavoratore e verbale in PDF; lo storico conserva i dati del dispositivo di protezione al momento della consegna
• Magazzino: la giacenza conta solo i pezzi ancora consegnabili, per taglia, ed esce prima ciò che scade prima.

In questo modo le informazioni restano collegate lungo tutto il processo, e il Servizio di Prevenzione e Protezione dispone in ogni momento di un quadro aggiornato e documentabile, mentre le scelte restano in capo a chi gestisce la sicurezza.

Un seminario tecnico sulla gestione DPI, in un’azienda di eccellenza

Questi temi saranno approfonditi venerdì 23 ottobre 2026 ad Anzola dell'Emilia (BO), dalle 09:00 alle 14:00 presso la sede di Carpigiani Group, in un seminario tecnico gratuito dedicato alla gestione dei DPI nelle organizzazioni complesse.

Il programma prevede il confronto fra l'RSPP di un'azienda manifatturiera, esperti HSE, un ente formatore e un produttore di distributori automatici, a partire da casi reali. La partecipazione in presenza consente di acquisire crediti di aggiornamento per RSPP e ASPP.

L'incontro offre inoltre un'occasione di confronto con altri professionisti HSE di realtà diverse.

Dalle 11:00 alle 12:00 è prevista la presentazione in anteprima del nuovo modulo DPI della piattaforma HSE Risolvo, che si potrà seguire anche in streaming.

Programma, relatori, modalità di partecipazione e dettagli sui crediti sono disponibili sulla pagina dell'evento. I posti in presenza sono limitati a 50, per garantire la qualità della formazione.

Iscriviti al seminario tecnico del 23 ottobre in presenza

Se stai leggendo dopo il 23 ottobre, da questo stesso link puoi scoprire come Risolvo supporta la gestione dei DPI guardando la registrazione della presentazione.