Accordo Stato-Regioni 2025: requisiti della formazione in videoconferenza

Per molti anni la formazione sulla sicurezza in videoconferenza è stata considerata, nella pratica quotidiana, una semplice trasposizione dell’aula tradizionale sullo schermo di un computer. Bastava scegliere una piattaforma per le riunioni online, inviare un link ai partecipanti e svolgere la lezione.

Oggi questo approccio non è più sufficiente. Con l’entrata in vigore dell’Accordo Stato-Regioni 2025, il legislatore ha definitivamente consolidato e regolamentato l’uso della videoconferenza in modalità sincrona per la formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Il cambiamento è profondo e riguarda il modo stesso di concepire la formazione online: non basta più dimostrare di aver organizzato un corso, ma occorre poter dimostrare come è stato erogato, chi vi ha realmente partecipato, quali controlli sono stati effettuati e quali evidenze documentali sono state prodotte.

Per i Responsabili HSE e HR, l’onere della prova in caso di controlli ricade quindi sulla piattaforma utilizzata. Utilizzare strumenti di web-meeting generici e scollegati da un sistema gestionale espone al rischio della potenziale invalidità della formazione erogata.

I requisiti: quando un corso in videoconferenza è “a norma”

Uno degli aspetti più significativi introdotti dall’Accordo riguarda proprio il concetto di evidenza.

La conformità non dipende esclusivamente dalla qualità della docenza o dai contenuti affrontati durante la lezione. Diventa altrettanto importante poter dimostrare, anche a distanza di anni, che tutte le prescrizioni previste dalla normativa sono state rispettate.

La normativa richiede che l’ambiente digitale garantisca le medesime condizioni di controllo di un’aula fisica. È pertanto indispensabile che il sistema tecnologico sia in grado di certificare:

• L’identificazione del discente: la certezza di chi si collega e partecipa alla sessione.
• L’effettiva presenza: il tracciamento esatto e inalterabile dei tempi di connessione e disconnessione di ogni singolo partecipante, inclusi gli allontanamenti.
• Lo svolgimento di test in modalità sincrona: le verifiche intermedie e finali devono avvenire esclusivamente in modo sincrono con l’acquisizione degli elaborati da parte del docente e/o del tutor alla fine della sessione di verifica.
• L’utilizzo di dispositivi idonei: i corsi in videoconferenza devono essere fruiti dal discente esclusivamente tramite pc o tablet. Non è quindi consentito l’utilizzo degli smartphone.

Anche la documentazione assume un ruolo centrale

L’Accordo rafforza inoltre gli obblighi relativi al Fascicolo del corso, che deve essere conservato dal soggetto formatore per almeno dieci anni. Al suo interno devono essere raccolti i principali documenti che descrivono l’intero percorso formativo, come i dati dei partecipanti, il registro presenze, il progetto formativo, il programma del corso, l’elenco dei docenti e il verbale della verifica finale.

La soluzione tecnologica: integrare videoconferenza e LMS

La risposta alle esigenze introdotte dall’Accordo Stato-Regioni 2025 risiede nell’utilizzo di ambienti nativamente progettati per la conformità normativa.

DynDevice LMS, la piattaforma e-learning sviluppata da Mega Italia Media, risolve il problema alla radice, integrando il sistema di videoconferenza direttamente all’interno del Learning Management System.

Attraverso questa integrazione, i dipartimenti HR e HSE sono in grado di automatizzare i controlli e semplificare la gestione documentale. La piattaforma è infatti in grado di associare a ogni sessione tutta la documentazione prodotta: registri presenze, log di connessione, risultati dei test e file scambiati in chat. Questo crea un fascicolo digitale pronto per la consultazione decennale prevista dalla legge (Punto 3.3.4 dell’Accordo Stato-Regioni 2025).

Il sistema assicura il pieno rispetto della normativa permettendo di:

• bloccare automaticamente gli accessi da smartphone, come richiesto dall’Accordo;
• segnalare al docente quando un partecipante abbandona la finestra della lezione o utilizza applicazioni non funzionali alla didattica;
• gestire i profili di accesso, differenziando i ruoli previsti durante l'erogazione del corso come docente, tutor, corsista e ispettore.

Il risultato è una conforme della formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

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