Il lavoratore puo' accedere alle e-mail dell'azienda quando contengono suoi dati personali?

''L'azienda deve consentire al dipendente che ne faccia richiesta, l'accesso a tutte le informazioni personali e le valutazioni professionali che lo riguardano, anche a quelle contenute nella posta elettronica dell'azienda. E per quanto non sia obbligata a esibire o copiare ogni documento, l'azienda deve comunque estrarre dagli atti tutte le informazioni relative al solo interessato e comunicargliele in modo facilmente comprensibile.''

Questi principi sono stati stabiliti dal Garante per la privacy accogliendo il ricorso presentato dal dipendente di una azienda.
Il caso e' stato riportato nella newsletter settimanale dell'Autorita' per la protezione dei dati personali.

Il ricorrente, funzionario di una azienda, aveva richiesto di conoscere il contenuto di alcune e-mail indirizzate, da altri dipendenti, al dirigente del dipartimento risorse umane, e nelle quali si esprimevano giudizi professionali che erano poi stati alla base di un procedimento disciplinare nei suoi confronti.

La società, sollecitata dal Garante, ha fornito al dipendente le copie di tre messaggi, in cui erano stati cancellati i riferimenti ai mittenti e alle altre persone citate.
Tuttavia la comunicazione è stata giudicata incompleta ed inesatta dal ricorrente, che ha ribadito le istanze presentate nel ricorso.

Il Garante ha ribadito che la definizione di dato personale, adottata dalla direttiva comunitaria e dalla legge sulla privacy, comprende non solo dati di tipo oggettivo (quali ad esempio nome e data di nascita), ma anche altri dati personali contenuti in valutazioni soggettive (ispezioni, relazioni…) in possesso dell'azienda.

Il dipendente puo' pertanto legittimamente richiedere di accedere al contenuto delle e-mail che contengono tali valutazioni.

Per quanto riguarda la comunicazione dei dati, il Garante precisa che ''la normativa vigente non prevede come necessario il rilascio di copie di atti, ma obbliga il titolare o il responsabile del trattamento a estrapolare dai propri archivi, cartacei o informatizzati, i dati personali conservati e a riferirli al richiedente in modo comprensibile.''

Al richiedente devono pertanto essere comunicate le informazioni contenute nelle e-mail, tuttavia non obbligatoriamente fornendo copia dei messaggi, che nell'intestazione possono rivelare altri dati relativi al mittente.
''Solo se l'estrapolazione risulti particolarmente difficoltosa si può esibire o consegnare copia della documentazione, priva però dei dati riferiti ad altri soggetti.''

Il testo integrale della newsletter sara' disponibile sul sito dell'Autorita' per la protezione dei dati personali.