Guida alla protezione dei dati personali in asili nido ed attività similari

Guida alla protezione dei dati personali in asili nido ed attività similari

Sempre più spesso, le famiglie affidano i loro piccoli ad asili nido ed organizzazioni similari. Le competenze di questi gestori, in tema di protezione dei dati personali dei bimbi, sono talvolta lacunose. Il garante britannico offre una efficace guida.

Con la incisività, che caratterizza molte delle attività dei nostri confratelli oltre Manica, il Garante britannico (ICO – Information Commissioner Office) ha pubblicato delle ottime linee guida, delle quali i nostri gestori farebbero bene a far tesoro. Non basta infatti esser capaci di protegger la salute dei nostri bimbi, ma bisogna anche esser capaci di proteggere i loro dati personali.

Suggerimenti sulla protezione dei dati dei bimbi, affidati ad asili nido e similari attività.

È fondamentale creare un ambiente di apprendimento sicuro per i bambini nella prima infanzia. Parte di questo ambiente è assicurarsi che le informazioni in tuo possesso su di loro siano utilizzate correttamente, condivise in modo appropriato e mantenute al sicuro. Siamo qui per aiutarti a farlo bene. Questi suggerimenti utili aiuteranno gli asili nido, le scuole materne e gli assistenti all'infanzia ad iniziare a conformarsi alla protezione dei dati.

Suggerimento n.1: scopri cosa sono i “dati personali”.

Se disponi di informazioni che identificano qualcuno, direttamente o indirettamente, esse vengono classificate come " dati personali". Ciò include tutte le informazioni in tuo possesso su personale, fornitori, genitori e tutori, nonché sui bambini affidati alle tue cure. Queste informazioni potrebbero essere conservate in formato elettronico, ad esempio nel sistema informatico o nei filmati CCTV, o in formato cartaceo, come documenti cartacei o fotografie stampate. Devi sapere quali informazioni hai, perché le hai, per quanto tempo devi conservarle e come mantenerle al sicuro.

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​Suggerimento n. 2: sapere come gestire una richiesta di informazioni.

Le persone hanno dei diritti sulle proprie informazioni personali. Ciò include la possibilità di chiedere una copia delle informazioni in tuo possesso su di loro, operazione nota come richiesta di accesso del soggetto. Questo diritto si applica anche alle informazioni afferenti ai bambini. Se un bambino non può richiedere le proprie informazioni, ad esempio perché è troppo giovane, un genitore o un rappresentante può presentare una richiesta per suo conto. Se qualcuno presenta una richiesta per conto di un bambino, devi assicurarti che abbia il diritto di vedere le informazioni, ad esempio controllando se ha la responsabilità genitoriale. Il miglior punto di partenza per rispondere a qualsiasi richiesta, avanzata per conto di un minore, è considerare ciò che è nel suo interesse superiore. Se non sei sicuro di come rispondere, contattaci. Siamo qui per aiutare.

Suggerimento 3: sapere come gestire le riprese CCTV.

È ormai un luogo comune vedere la CCTV utilizzata anche nelle piccole attività. Ciò può riguardare il monitoraggio del personale, la salute e la sicurezza o l'individuazione e la prevenzione di reati. Se disponi di telecamere a circuito chiuso, è probabile che acquisirai informazioni personali, come volti o movimenti delle persone, quindi dovrai rispettare le norme sulla protezione dei dati. Come per altri tipi di informazioni personali, le persone possono effettuare una richiesta di accesso a filmati che li riprendono o, in alcune situazioni, per conto di un bambino. Se questo filmato contiene immagini di altre persone, dovresti oscurarlo per rimuovere o mascherare le terze parti, ove possibile. Dovresti divulgare i filmati di altre persone solo se hai il loro consenso a farlo o se è ragionevole farlo senza il loro consenso. Se il tuo sistema CCTV non ha la funzionalità per oscurare i filmati, potresti prendere in considerazione l'idea di fornire foto con l'identità di terze parti oscurate.

Suggerimento 4: condividi i dati quando necessario.

All’inizio dell’anno, è probabile che tu condivida le informazioni con le autorità di controllo competenti e altri fornitori di assistenza all’infanzia. La protezione dei dati non ti impedisce di farlo, laddove sia pertinente e necessario farlo. Talvolta le informazioni possono riguardare questioni di salvaguardia. In questi casi devi decidere quali informazioni condividere, nell’interesse della protezione dei minori, ad esempio su temi afferenti alla salute ed alla possibilità di contagi, a fronte di malattie infettive.

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Suggerimento 5: mantieni i dati al sicuro per tutto il tempo in cui li conservi.

Sia che si conservino le informazioni personali in formato elettronico o cartaceo, è necessario assicurarsi che le informazioni siano protette. Molte di queste informazioni possono afferire a bambini e potrebbero anche contenere informazioni potenzialmente sensibili, che necessiteranno di un livello di protezione più elevato, come la salvaguardia delle informazioni sanitarie. I tuoi schedari dovrebbero essere chiusi a chiave e i computer protetti da password. Quando invii informazioni sensibili, dovresti applicare misure aggiuntive, come limitare chi può vederle e crittografare le e-mail. Il personale dovrebbe ricevere una formazione regolare sugli obblighi in materia di protezione dei dati e riservatezza, sia all’interno, sia all’esterno del luogo di lavoro. Sii consapevole dei tempi di conservazione dei diversi tipi di informazioni in tuo possesso, perché devi conservare le informazioni solo per il tempo necessario.

Adalberto Biasiotti

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