Come pubblicare in modo sicuro documenti contenenti dati personali

Come pubblicare in modo sicuro documenti contenenti dati personali

Il garante britannico ha messo a disposizione una preziosa guida, che aiuterà tutti i titolari del trattamento a pubblicare documenti, contenenti dati personali, garantendo il pieno rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali.

“Come pubblicare, in modo sicuro, documenti contenenti dati personali”

È questo il titolo di una documentazione, allegata a questa notizia, pubblicata dal garante britannico, in grado di proteggere il titolare del trattamento da possibili violazioni in materia di dati personali.

Al proposito, è bene ricordare come vi siano degli obblighi di rendere pubblici particolari documenti, ma parimenti esistano degli obblighi che prevedono come tale operazione non abbia a violare i diritti di interessati, i cui dati siano presenti in questi documenti.

Questa linea guida aiuta il titolare del trattamento a garantire di ridurre al minimo i rischi connessi ad un violazione accidentale di dati personali.

È bene ricordare come, proteggendo dati personali, il titolare protegge gli interessati da danni di qualunque natura e garantisce la affidabilità e la sicurezza del trattamento.

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Questa linea guida offre delle indicazioni pratiche, che permettono al titolare di controllare documenti, dove potrebbe essere presenti, anche in forma non esplicita, dati personali. La guida suggerisce modalità per cancellare o modificare, quando appropriato, questi dati.

La guida si applica sia alla pubblicazione di documenti, sia alla comunicazione di documenti a specifici soggetti. Il titolare dovrà raccomandare al responsabile del trattamento di effettuare le appropriate verifiche, prima di:

• pubblicare un documento on-line,
• spedire un documento ad un cliente,
• rispondere a richieste di informazioni, che giungano da soggetti autorizzati ad avanzare la richiesta.

È chiaro che questa guida non è in grado di coprire tutte le possibili situazioni, legate a quest’operazione, ma indubbiamente offre delle linee guida oltremodo preziose, che garantiscono al titolare quanto segue:

• la conformità con i principi di protezione dei dati personali,
• la rivelazione di informazioni personali solo se essa è effettuata in maniera trasparente e legittima,
• il rispetto dei diritti degli interessati.

Di particolare interesse, in questa guida, è l’illustrazione di alcuni esempi di possibili errori, che indubbiamente aiutano i soggetti coinvolti a tenere sotto controllo la situazione.

Disclosing documents to the public securely:hidden personal information and how to avoid an accidental breach - Come pubblicare, in modo sicuro, documenti contenenti dati personali - aggiornamento del 31 luglio 2025 (PDF)

(A causa dell'entrata in vigore del Data (Use and Access) Act il 19 giugno 2025, queste linee guida sono in fase di revisione e potrebbero essere soggette a modifiche)

Adalberto Biasiotti

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