E’ possibile gestire le emergenze con il registro elettronico?

E’ possibile gestire le emergenze con il registro elettronico?

L’emergente questione dell’introduzione dei sistemi elettronici per il registro degli accessi, con particolare riguardo alle scuole, contesto nel quale si sta diffondendo il c.d. registro elettronico. Di Marco Piatti.

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Videocorsi in USB - Emergenza e piano di evacuazione - Versione Scuola Per la formazione dei lavoratori e degli addetti alla squadra di emergenza - Versione Scuola

Come molti addetti di settore sanno, negli ultimi anni si è molto diffusa nelle scuole, un nuovo registro: il registro elettronico degli accessi.

È importante chiarire come l'introduzione nelle scuole di queste nuove tecnologie, in luogo ai registri cartacei, ha portato a non poche difficoltà e perplessità nei confronti della gestione di una eventuale emergenza in un contesto così delicato come quello della scuola.

Il nuovo strumento, è stato infatti introdotto con la primaria logica della dematerializzazione: di fatto si è semplicemente replicato un strumento cartaceo su supporto informatico, tout court, trascurando, probabilmente, di comprendere ed integrarvi, le funzioni accessorie che questo strumento nel formato “fisico”, poteva garantire.

Come sappiamo, stabilire le modalità di gestione delle emergenze, è uno degli obblighi, in capo a datore di lavoro (seppur sia tra quelli delegabili), e preme sottolineare come in un contesto così particolare, l’elaborazione del piano, non possa essere generica, ma dovrebbe entrare nel merito del singolo contesto, elaborando procedure che tengano in considerazione molteplici variabili (affollamento, strutture…).

La scuola rappresenta uno di quegli spazi dove, al grande affollamento, alle difficoltà immaginabili nel fare evacuare la particolare utenza (spesso bambini, od adolescenti che non si renderanno del tutto conto di quanto sta accadendo), ha sempre contrapposto la possibilità di un controllo preciso e puntuale, permettendo il raggiungimento di due obbiettivi, alternativi, ma comunque fondamentali:

• la verifica della completa e corretta evacuazione, ovvero la assoluta certezza che ciascun individuo sia stato messo in salvo,
• la presa di coscienza sulla assenza di un individuo, con la possibilità di ipotizzare dove questo sia rimasto intrappolato (tramite colloquio con i compagni di classe, l’insegnante…), permettendo di fornire precise indicazioni alle squadre di emergenza esterne (VVF, Autoambulanze...) con l’obbiettivi di prestare ulteriore soccorso

Con l’adozione del registro elettronico si è di fatto arrivati alla assenza di dati immediatamente disponibili, relativi ad assenze, ritardi, uscite anticipate, smistamento di classi in caso di assenze di docenti, e di ogni altra informazione, prima diligentemente ed immediatamente annotata sul registro cartaceo.

L'espressione "immediatamente disponibili" di cui al precedente capoverso è da intendersi "come concretamente ed immediatamente fruibili", ovvero dati che in qualsiasi condizione di tempo e di luogo, entro pochi minuti (ragionevolmente prima dell’arrivo delle squadre di emergenza esterne) consentano agli interessati il raggiungimento di uno dei due obbiettivi sopra descritti

L'utilizzo dei tablet, pc, smartphone, su cui è installato il software del registro elettronico, di per se potrebbe essere adottata come procedura di emergenza per il controllo della evacuazione, tuttavia si vogliono evidenziare alcune criticità:

- il collegamento alla rete wifi della scuola, attraverso cui effettuare la connessione ed il download dei dati, è impensabile; infatti durante un emergenza la rete viene a mancare se non per l'emergenza stessa (ad esempio un incendio od un terremoto che danneggia gli impianti interni od esterni all’edificio), quantomeno per l'intervento degli addetti antincendio che devono intercettare la corrente per la messa in sicurezza degli impianti (tramite l’apposito interruttore elettrico generale previsto dal DM 26/8/92-Norme di prevenzione incendi per l’edilizia scolastica, e dalla norma CEI 64-52 cap. 3.4.3)

- non è verosimilmente prevedibile l'utilizzo di pc, tablet o smartphone con connessione indipendente (ovvero con la sim) per tre diversi motivi:

1. l’impossibilità di imporre al personale dipendente l'uso del cellulare privato,
2. è irragionevole immaginare di dotare la scuola di un numero adeguato di dispositivi dotati di connessione indipendente (oltre al costo dell'apparecchio, ciascuno di questi avrebbe il costo dell'abbonamento/ricarica),
3. in entrambe le ipotesi precedenti, è comunque evidente un netto contrasto con le prescrizioni normalmente impartite dagli enti preposti, ovvero quello di non usare le linee telefoniche per non intasare le comunicazioni.

Chiaramente questa ultima osservazione vale solamente nel caso di emergenze territoriali come terremoti, trombe d'aria, eccetera, ammesso e non concesso che la stessa emergenza non abbia già danneggiato le reti di comunicazione).

È infine ragionevole ritenere che tutte le persone coinvolte (docenti principalmente) avranno la freddezza di accedere al dispositivo e, navigando tra le varie pagine del software, raggiungano le informazioni necessarie? si ricorderanno tutti la password durante l'emergenza (nel contesto scolastico sono frequenti brevi sostituzioni del personale con supplenti esterni), la digiteranno correttamente?

- non è nemmeno da trascurare che il compito di controllo della evacuazione, se fatto con un supporto cartaceo (il comune registro di classe di un tempo) può essere assolto da chiunque: si pensi ad un insegnante in malattia, sostituito da un collega estraneo all'istituto, si pensi ad un collaboratore che temporaneamente sorvegli una classe, si immagini se durante l'emergenza un docente stesse male e fosse impossibilitato ad eseguire il controllo, ed a molte altre situazioni analoghe. Con un supporto cartaceo chiunque, personale dell’istituto che abbia un minimo di dimestichezza con le quotidiane procedure di compilazione dei registri, sarebbe in grado di operare rapidamente il controllo previsto dalle procedure di emergenza.

- In qualche contesto si è pensato di introdurre un semplice elenco classe (elenco degli iscritti) che tuttavia non fotografa la situazione quotidiana (assenze, ritardi, eccetera), è quindi un supporto molto limitato nella sua efficacia finale.

- è da considerarsi poi che i dispositivi in questione, soffrono inevitabilmente del problema legato al loro mantenimento in efficienza (batteria carica e con durata sufficiente-anche se oggi il problema è minore che in passato, contratto con l'operatore attivo, etc); 

- è anche interessante analizzare la questione legata alla protezione dei dati, che deve essere garantita tramite una password di accesso, non potendo questa essere rimossa da nessuno di questi dispositivi: per assurdo si faccia l’ipotesi di voler predisporre un tablet, dedicato alla emergenza e disponibile ad esempio in portineria (od in qualsiasi luogo prestabilito e noto all’incaricato alla sua presa in carico in caso di emergenza), a cui nell'intento di agevolare la fruibilità dei dati, fosse rimossa la password.  Si andrebbe inevitabilmente incontro ad una violazione delle leggi sulla privacy (i dati sarebbero accessibili a chiunque possa raggiungere il dispositivo).

Senza dimenticare che l’uso di un unico dispositivo, di fatto, mette nelle mani di un singolo individuo, l’intero esito della procedura (se l’incendio si sviluppasse proprio nel locale dove è custodito il tablet? se l’incaricato non intervenisse prontamente a recuperarlo?)

- è praticamente irrealizzabile l'idea di avere un unico dispositivo attraverso il quale fare un controllo "centralizzato" (ovvero segnalando i non presenti in ciascuna classe e demandando ad una singola persona, dotata di registro elettronico, il controllo se questi siano assenti o dispersi) : sia per il motivo di cui al punto precedente, sia anche per la lentezza nello svolgimento di tale compito. Esperienze precedenti confermano che oltre le 200 persone i tempi per mettere in pratica la procedura supererebbero i 15 minuti (tempo misurato dall'avvio del segnale di emergenza sino al completamento del controllo delle presenze), un tempo che mediamente è superiore al tempo di arrivo delle squadre di emergenza esterne.

È forse superfluo evidenziare come il principale obbiettivo del controllo svolto tramite il registro, sia quello di comunicare alle squadre di emergenza intervenute sul luogo dell’evento, la necessità di entrare nell’edificio, con l’obbiettivo di recuperare eventuali dispersi.

Le osservazioni di cui sopra discendono non vogliono assumere una connotazione catastrofistica, ed al contrario dimostrano il tentativo di porre in essere nuove procedure di emergenza che rimangano al passo coi tempi: via via che si sono effettuate prove in contesti reali, si è cerato di risolvere le criticità evidenziate, giungendo tuttavia, alla finale conclusione che al registro elettronico deve per forza di cose, ancora oggi, essere affiancato un registro cartaceo semplificato, predisposto internamente dall'istituto (ed approvato di comune accordo delle parti interessate: direzione, docenti, personale...) su cui indicare le informazioni minime necessarie (assenze, ritardi, uscite anticipate).

Sia chiaro come si sta parlando di un registro, annuale, costituito da poche pagine (5/10 massimo)

Peraltro in molti contesti il riscontro avuto da coloro che hanno reintrodotto il registro cartaceo semplificato, è stato quello di aver istituito non più un semplice registro, ma una “agenda di classe”, sfruttata da molti per indicare anche altre informazioni utili

Ad esempio si pensi alle limitazioni temporanee di uno studente (i pasti leggeri a mensa in caso di malessere, l’impossibilità a svolgere certe attività…), ad un avviso per i colleghi che si susseguiranno nella classe, eccetera, ... elementi utili e di carattere quotidiano.

Anche se non è pertinente la questione emergenze, è rilevante far notare che nei frequenti casi di malfunzionamento del registro elettronico, evidenziati in moltissimi istituti (non dimentichiamoci che il registro è utilizzato ancora solo sperimentalmente in moltissime scuole), non è formalmente dimostrabile lo stato delle presenze degli studenti, con conseguente accrescimento delle responsabilità per i docenti coinvolti e per la scuola in genere.

Concludiamo evidenziando si rimanga comunque intenzionati a trovare una soluzione alle problematiche di cui sopra, consentendo così la effettiva e completa introduzione del registro elettronico anche nelle procedure di emergenza, ma fino ad allora si sottolinea come la normativa rimetta in capo al datore di lavoro l'obbligo di definire le procedure di gestione delle emergenze, pertanto la scelta operata dallo stesso, magari su consiglio del RSPP non è contestabile da alcun soggetto terzo (ne dipendente, né tanto meno estranei all'istituzione scolastica), e si ritiene di poter dire che qualsiasi datore di lavoro, in un contesto delicato come quello della scuola, dovrebbe adottare procedure semplici e soprattutto che portino ad un risultato finale certo.

Le considerazioni di cui sopra, potrebbero essere estese a qualsiasi situazione dove vi sia il controllo degli accessi tramite sistemi elettronici (ad esempio i badge)

Marco Piatti  

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