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Modello per la valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA)
I titolari di trattamento, che trattano dati di natura particolare, sono obbligati dal regolamento europeo a sviluppare un documento specifico, chiamato data protection Impact assessment. Lo sviluppo di questo documento ha spesso sollevato molti dubbi nei soggetti coinvolti ed ecco perché questo schema, messo a disposizione dallo EDPB risulta prezioso.
Come gli esperti ben sanno, i titolari del trattamento, quale che sia il trattamento che svolgono, sono obbligati a compilare un documento, illustrato nell’articolo 25 del regolamento europeo, dal titolo “protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita”.
Coloro invece che trattano dati personali in contesti innovativi e ad alto rischio, sono anche obbligati a compilare il documento illustrato all’articolo 35 del regolamento, dal titolo “valutazione di impatto sulla protezione dei dati”. Tutti i titolari, che hanno il dovere di compilare un documento in conformità all’articolo 35, si sono spesso trovati in difficoltà, perché le interpretazioni dell’articolo possono essere assai diversificate e l’ampiezza e la profondità delle analisi, da illustrare nel documento, possono lasciare spazi a dubbi e perplessità. Questi dubbi e perplessità possono portare, in caso di ispezione da parte degli ispettori dell’autorità garante nazionale, a possibili contestazioni.
Il problema non è solo esistente in Italia, ma esiste in tutte le nazioni europee ed ecco il motivo per cui lo European data protection board ha deciso di prendere in pugno la situazione e preparare uno schema di compilazione del documento, che, quando recepita, potrà essere valido in tutti paesi europei.
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Il pregio di questo schema è che i titolari, che devono elaborare il modulo, si trovano davanti a dei campi predefiniti, che portano a sviluppare un documento completo e ben strutturato.
Lo schema è progettato in modo ragionevole, è facile di uso e garantisce che tutte le informazioni necessarie vengano catturate e registrate, riducendo al minimo la possibilità di errori e risparmiando un sacco di tempo.
Il documento esplicativo allegato offre un serie di chiarimenti sulle singole voci, che devono essere compilate, ed è prezioso sia per i titolari, sia per le autorità garanti nazionali.
Ovviamente nulla impedisce che in questo documento possano essere inseriti ulteriori elementi, sviluppando un’analisi di rischio e adottando processi di gestione del rischio che ogni titolare è libero di sviluppare in modo autonomo, ma il rispetto di questo schema garantisce che le esigenze minime vengano soddisfatte.
Un utile consiglio, che viene dato nel documento accompagnatorio, è relativo al fatto che è bene che, prima di cominciare a compilare il modulo, il titolare raccolga tutte le informazioni necessarie per riempire le varie voci.
Un ultimo accorgimento, messo a punto da chi ha sviluppato questa traccia, è quello di porre in modo diverso dei quesiti, relativi al trattamento, in parti diverse della traccia. È così possibile fare un confronto fra risposte, che dovrebbero essere simili, mettendo in evidenza possibile anomalia nelle risposte.
Grazie a nome di tutti i titolari del trattamento e buon lavoro, ricordando che anche chi ha già sviluppato la sua valutazione di impatto è bene che la riguardi, alla luce dello schema così disponibile.
Traccia per lo sviluppo e documento ex articolo 35 G d.p.r. e nota esplicativa:
Adalberto Biasiotti
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