Come scegliere il giusto software per la formazione aziendale?

Cos’è un software di gestione della formazione

Un software per la gestione della formazione è un software che consente di curare ogni aspetto del processo di preparazione, pianificazione e gestione operativa della formazione.

I software più completi consentono inoltre di gestire le attività di erogazione della formazione ( LMS – Learning Management System)  e di creazione dei corsi ( LCMS - Learning Content Management System). 

Software di gestione della formazione: a cosa serve

Un software per la formazione consente di digitalizzare e semplificare la gestione e l’erogazione dei percorsi formativi aziendali. In particolare, permette di:

• Gestire in modo centralizzato e completo tutta la formazione online, in aula e blended
• Avere un archivio unico e facilmente consultabile di tutta la documentazione formativa
• Gestire piani di formazione finanziata producendo tutta la documentazione prevista
• Generare report dettagliati sulla formazione erogata e da erogare
• Monitorare le attività degli utenti
• Erogare i corsi
• Creare corsi eLearning, in videoconferenza e pillole formative su qualsiasi argomento

Software per la formazione: a chi serve

Un sistema di gestione della formazione può essere utilizzato da:

• Aziende di qualsiasi settore e dimensione (per la formazione dei propri collaboratori, dei clienti e dei partner aziendali)
• Enti di formazione (per la gestione, l’erogazione e la vendita di corsi ai propri clienti)
• Scuole e Università (per la gestione e l’erogazione della didattica)
• Formatori (per la creazione e la vendita di corsi a privati e/o aziende)

Come scegliere il software per la formazione adatto alla tua azienda

Ogni azienda ha esigenze uniche e vincoli di budget diversi. Eccoti, quindi, alcune considerazioni da fare per scegliere il software per la formazione più adatto alla tua azienda.

1. Di quali funzionalità hai bisogno?

Per scegliere il software giusto, devi innanzitutto analizzare quelli che sono e che potranno essere i tuoi bisogni. Sulla base di questa analisi, potrai quindi individuare quali sono le caratteristiche essenziali di cui la piattaforma deve essere dotata. Eccoti alcuni esempi:

• E-commerce: se dovrai occuparti non solo della gestione della formazione, ma anche della vendita dei corsi, è opportuno che il software da te scelto sia dotato anche di un e-commerce dei corsi; 
• Gestione HR: se invece userai la piattaforma per la formazione interna, un modulo di gestione delle Risorse Umane potrebbe aiutarti a ottimizzare i tuoi piani di formazione e a individuare le aree di sviluppo pianificando interventi formativi mirati e monitorando costantemente la crescita individuale delle tue risorse interne;
• Editor incorporato: se ti occupi della produzione di corsi online, dovresti optare per un software dotato di un editor corsi che ti consenta di creare percorsi formativi anche complessi;
• Catalogo corsi pronti da erogare: se, invece, non vuoi occuparti della progettazione didattica dei corsi, potresti optare per un software che includa già un catalogo di corsi pronti da erogare progettati da professionisti dell’eLearning. 

2. Il fornitore è affidabile?

Una volta individuate le caratteristiche base di cui dovrà essere dotato il software, dovrai iniziare ad analizzare cosa offre il mercato. In questa fase, sarà molto importante selezionare fornitori affidabili che possano garantirti alti livelli di servizio.

Dai un’occhiata al loro portfolio di clienti, cerca le recensioni presenti online e fatti un’idea del livello di esperienza dell’azienda. Assicurati che sia in grado di offrirti un servizio di assistenza e supporto tempestivo e che utilizzi infrastrutture informatiche adeguatamente strutturate che possano garantirti la continuità del servizio e idonei sistemi di back-up e ripristino.

3. I tuoi dati saranno al sicuro?

Un software di gestione della formazione contiene un’enorme mole di dati e informazioni sensibili aziendali. Verifica che il fornitore sia in grado di garantirti elevati livelli di sicurezza e che metta in atto un sistema di gestione e trattamento dei dati conforme alla normativa in materia di privacy (GDPR).

4. Puoi integrare il software con altri sistemi in uso in azienda?

Un ulteriore elemento da considerare riguarda la possibilità di integrare il software con altri sistemi utilizzati in azienda. Questo ti consentirà di gestire tutte le informazioni in modo centralizzato, sincronizzando i dati e semplificando i processi aziendali.

5. Richiedi una demo del software

Infine, per essere sicuro di fare la scelta giusta, ti consigliamo di prenotare una demo in cui ottenere una spiegazione personalizzata dell’intero sistema. Questo ti consentirà di verificare se il software risponde ai bisogni della tua azienda, di scoprire nel dettaglio le funzionalità tecniche e di valutarne la facilità d’uso.