Come ridurre i costi della formazione aziendale

Come ridurre i costi della formazione aziendale

Alcune semplici strategie per ridurre i costi della formazione senza rinunciare alla qualità.

Quando si parla di formazione aziendale, una delle obiezioni più comuni da parte dei vertici aziendali riguarda i costi. Ed è vero: la formazione, almeno quella di qualità, non è economica, ma non offrire un piano di sviluppo ai tuoi dipendenti costa molto di più.

In questo articolo, forniremo alcuni suggerimenti per aiutare le aziende a ridurre i costi della formazione aziendale senza rinunciare alla qualità.

1. Individua i costi nascosti della formazione

Comprendere tutti i costi di formazione dei dipendenti, anche quelli non così ovvi, ti aiuterà a fornire contenuti utili rimanendo nei limiti del tuo budget di formazione. Per farlo, dovrai quindi guardare oltre il prezzo di un corso e considerare tutti i costi associati alla formazione dei tuoi dipendenti, quali ad esempio:

• Spese di viaggio per coloro che partecipano a corsi in presenza
• Eventuali costi per noleggio di aule o attrezzature
• Stipendi dei lavoratori in formazione
• Perdita di produttività dei lavoratori durante la fruizione dei corsi
• Canone delle piattaforme online per la formazione erogata in videoconferenza o in modalità asincrona

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2. Valuta i costi della non-formazione

La formazione continua è la chiave per migliorare la produttività dei tuoi dipendenti e l’efficienza dell’azienda.

Un collaboratore non adeguatamente formato commette più errori, perde tempo per correggere quanto fatto ed è meno soddisfatto del proprio lavoro. La mancanza di formazione può anche influire sul turnover dei dipendenti, che può rappresentare un costo enorme per la tua azienda.

Infine, avere dipendenti impreparati e demotivati influisce negativamente anche sull’esperienza di clienti e fornitori, con conseguenze sul tuo business.

3. Prediligi la formazione online

La formazione online consente di azzerare i costi relativi alle aule fisiche e agli spostamenti dei dipendenti, oltre a permettere di formare un maggior numero di utenti contemporaneamente.

Inoltre, l’eLearning (formazione online asincrona) rende la formazione flessibile: i dipendenti possono accedere ai corsi sempre e ovunque, seguendo il proprio ritmo di apprendimento e le proprie disponibilità di tempo.

Ma non solo. Con l’eLearning puoi creare percorsi formativi personalizzati per singoli studenti, aumentando l’efficacia della formazione e massimizzando gli investimenti fatti.

4. Scegli un LMS adatto alle tue esigenze

Una piattaforma LMS adatta alle esigenze formative e organizzative della tua azienda può aiutarti a ridurre alcuni dei corsi di formazione senza comprometterne la qualità.

Per fare in modo che sia realmente così, devi assicurarti di scegliere il sistema più giusto per la tua azienda e per le esigenze di sviluppo dei tuoi dipendenti.

Su questo tema, leggi anche “Guida completa alla scelta di una piattaforma eLearning”.

5. Scegli librerie di contenuti già esistenti

Molte piattaforme eLearning offrono il vantaggio di mettere a disposizione una libreria di corsi pre-installati subito pronti da erogare, progettati da professionisti del settore. In questo caso, non dovrai sostenere i costi necessari alla progettazione e creazione dei corsi e potrai iniziare subito ad aggiornare le competenze dei tuoi dipendenti.

6. Riduci i costi di gestione e amministrazione dei corsi con l’automazione

I software di formazione consentono di automatizzare le attività ripetitive come la generazione degli attestati di frequenza, la gestione dei registri e dei verbali formativi o la gestione delle iscrizioni ai corsi, riducendo il tempo e i costi necessari allo svolgimento di queste attività.

Inoltre, alcune piattaforme permettono di impostare notifiche e-mail automatiche utili, ad esempio, per inviare:

• agli amministratori di piattaforma: i report sull’attività formativa svolta e/o da svolgere, i questionari di gradimento compilati dagli utenti, etc.
• ai docenti: le lettere di incarico, i promemoria di avvio corso, i calendari delle lezioni e degli esami, etc.
• agli utenti: gli inviti ai corsi, le informazioni logistiche sulle modalità di fruizione del corso, i calendari delle lezioni, i solleciti per la fruizione dei corsi, gli attestati formativi, etc.

I sistemi più evoluti consentono poi di integrare sistemi di intelligenza artificiale per ottimizzare al massimo determinati processi. Alcuni sistemi sono dotati di un chatbot automatico che consente di assistere i corsisti 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Grazie all’applicazione dell’Intelligenza Artificiale, il chatbot risponde automaticamente alle domande più frequenti degli utenti, migliorando l’esperienza d’uso dei corsisti e riducendo sensibilmente le attività degli operatori incaricati dell’assistenza ai corsisti.

Nel complesso, automatizzare le attività di pianificazione, assegnazione e misurazione della formazione consente agli addetti alla Formazione e alle Risorse Umane di liberare parte del proprio tempo lavoro e dedicarlo ad attività più produttive e strategiche.

7. Utilizza i dati per migliorare il ROI della formazione

I software per la formazione consentono di generare report per analizzare i dati di fruizione e di gradimento dei corsi. D’altronde, se non puoi misurare l’efficacia di un corso, non potrai migliorarla.

Invece di sprecare tempo e budget in una formazione che non ottiene risultati, analizzare i dati ti permette di agire rapidamente per aggiornare la tua formazione direttamente sulla piattaforma.

Ricorda quindi di monitorare costantemente le statistiche dei corsi e di analizzare dati quali i tassi di completamento, i punteggi dei quiz, i risultati dei questionari di apprendimento, etc.

Per maggiori informazioni su questo argomento, leggi anche “Come usare i dati per ottimizzare le strategie di formazione”.

Sonia Melilli

Fonte: eLearningNews

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