Privacy anche nella gestione degli archivi e dei dati storici

E' stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.80 del 5 aprile 2001 il codice deontologico per i soggetti che trattano dati personali, presenti in documenti conservati presso archivi, per scopi storici.

Una regolamentazione da tempo attesa; il decreto 281/99, che fornisce ''Disposizioni in materia di trattamento dei dati personali per finalità storiche, statistiche e di ricerca scientifica'', demandava ai codici deontologici la definizione di regole precise.

Il codice riguardante la ricerca storica ora pubblicato riguarda i trattamenti di dati personali effettuati per scopi storici in relazione ai documenti conservati presso archivi delle pubbliche amministrazioni, enti pubblici ed archivi privati dichiarati di notevole interesse storico.
Il codice si applica, senza necessità di sottoscrizione, all'insieme dei trattamenti di dati personali comunque effettuati dagli utenti per scopi storici.

Ecco alcune delle ''regole'' per gli archivisti''.
Gli archivisti si impegneranno a favorire il recupero, l'acquisizione e la tutela dei documenti, a tutelare l'integrità degli archivi e l'autenticità dei documenti, anche elettronici e multimediali, di cui promuovono la conservazione permanente, in particolare di quelli esposti a rischi di cancellazione, dispersione ed alterazione dei dati.
Il codice inoltre prevede che gli archivisti assicurino il rispetto delle misure di sicurezza previste dalla legge 675 e dal d.P.R. 28 luglio 1999, n. 318, sviluppando misure idonee a prevenire l'eventuale distruzione, dispersione o accesso non autorizzato ai documenti, e adottando, in presenza di specifici rischi, particolari cautele quali la consultazione in copia di alcuni documenti e la conservazione degli originali in cassaforte o armadi blindati.

Gli archivisti si impegneranno inoltre a non fare alcun uso delle informazioni non disponibili agli utenti o non rese pubbliche, ottenute in ragione della propria attività e a mantenere riservate le notizie e le informazioni concernenti i dati personali apprese nell'esercizio delle proprie attività.
Nel caso in cui l'archivista svolga ricerche per fini personali o comunque estranei alla propria attività professionale, è soggetto alle stesse regole e ai medesimi limiti previsti per gli utenti.

Il codice prende in esame anche il trattamento delle interviste.
E' necessario che gli intervistati abbiano espresso il proprio consenso in modo esplicito, eventualmente in forma verbale, anche sulla base di una informativa semplificata che renda nota almeno l'identità e l'attività svolta dall'intervistatore nonché le finalità della raccolta dei dati.
Gli archivi che acquisiscono fonti orali devono all'autore dell'intervista una dichiarazione scritta dell'avvenuta comunicazione degli scopi perseguiti nell'intervista stessa e del relativo consenso manifestato dagli intervistati.

Il codice precisa inoltre le regole per l'accesso agli archivi pubblici.
L'accesso agli archivi pubblici è libero. Tutti gli utenti hanno diritto ad accedere agli archivi con eguali diritti e doveri. Fanno eccezione i documenti di carattere riservato relativi alla politica interna ed estera dello Stato che divengono consultabili cinquanta anni dopo la loro data e quelli contenenti dati sensibili, che divengono liberamente consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale oppure rapporti riservati di tipo familiare.

Chi avesse l'esigenza di consultare questi dati prima dello scadere dei termini dovra' richiedere autorizzazione al Ministero dell'Interno.

Il codice deontologico infine precisa le modalita' di diffusione dei dati acquisiti.

Il testo completo del codice